Zastosowanie wobec pracownika kary porządkowej musi przebiegać z uwzględnieniem odpowiedniej procedury przewidzianej w Kodeksie pracy. Jej naruszenie uprawnia pracownika do żądania uchylenia kary.
Wybór kary porządkowej
Osobą wyłącznie uprawnioną do stosowania wobec pracowników kar porządkowych jest pracodawca. Pracodawca, mając na względzie strukturę organizacyjną zakładu, może upoważnić do stosowania kar porządkowych inne osoby, np. kierowników wydzielonych terenowych jednostek organizacyjnych zakładu. Kwestia ta powinna być uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych albo wynikać z indywidualnych upoważnień.
Do pracodawcy należy decyzja, czy określone zachowanie pracownika będzie ukarane, jak również, jakiego rodzaju karę wymierzyć pracownikowi. Swobodę pracodawcy ograniczają przepisy Kodeksu pracy, które wymieniają rodzaje dopuszczalnych kar. Są nimi upomnienie, nagana i kara pieniężna.
Karę upomnienia i nagany pracodawca może zastosować za każde naruszenie przez pracownika jego obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Kara pieniężna może być natomiast stosowana wyłącznie w przypadku naruszenia przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia, stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywania alkoholu w czasie pracy.
Pracodawca nie ma obowiązku gradacji kar porządkowych. Jeśli w ocenie pracodawcy przewinienie zasługuje na najwyższą z przewidzianych przepisami Kodeksu kar, może ona zostać wymierzona pracownikowi, mimo że dotychczas nie był karany żadną z kar porządkowych.
Termin na zastosowanie kary
Stosowanie przez pracodawcę kar porządkowych jest ograniczone dwoma terminami. Kara porządkowa nie może być bowiem zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i nie może być nałożona po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Upływ któregokolwiek z terminów odbiera pracodawcy możliwość ukarania pracownika.
Przykład
8 grudnia 2011 r. pracownik palił papierosy w szatni pracowniczej, czym naruszył przepisy przeciwpożarowe oraz obowiązujący w zakładzie zakaz palenia. Zdarzenie to zarejestrowała kamera zamontowana przy wejściu do szatni.
20 marca 2012 r. po drobnej kradzieży rzeczy pozostawionych w szatni pracodawca zlecił przejrzenie nagrań zarejestrowanych przez kamerę w okresie ostatnich 6 miesięcy. Przy tej okazji wyszło na jaw naruszenie, jakiego dopuścił się pracownik. Pracodawca nie może jednak nałożyć na pracownika kary porządkowej, ponieważ od zdarzenia minęło już więcej niż 3 miesiące.
Wysłuchanie pracownika
Przed zastosowaniem kary porządkowej pracodawca musi wysłuchać pracownika w zakresie okoliczności naruszenia jego obowiązków, chyba że pracownik zrezygnuje z przysługującego mu prawa. Wysłuchanie może nastąpić zarówno w formie ustnej, jak i pisemnego wyjaśnienia. Do celów dowodowych fakt wysłuchania pracownika w tym zakresie warto jednak potwierdzić na piśmie.
WAŻNE!
Obowiązku wysłuchania pracownika nie narusza realizacja tego obowiązku w ten sposób, że wysłuchania pracownika dokona inna wyznaczona do tego osoba niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej (wyrok SN z 9 kwietnia 1998 r.).
W przypadku nieobecności pracownika w zakładzie pracy i niemożności wysłuchania go bieg 2-tygodniowego terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia powrotu pracownika do pracy.
Przykład
29 lutego 2012 r. pracownik bez zgody pracodawcy opuścił stanowisko pracy o 2 godz. wcześniej, niż wynikało to z jego harmonogramu czasu pracy. W dniach od 1 do 14 marca pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego i przebywał za granicą. Do pracy wrócił 15 marca 2012 r. W tej sytuacji bieg 2-tygodniowego terminu przedawnienia rozpocznie się po powrocie pracownika, czyli 15 marca.
W przypadku niemożności wysłuchania pracownika zawieszeniu ulega jedynie 2-tygodniowy okres przedawnienia, w żadnym przypadku 3-miesięczny.
Powiadomienie pracownika o zastosowanej karze
Zastosowanie kary polega na przedstawieniu pracownikowi odpowiedniej pisemnej informacji, w której pracodawca jest zobowiązany podać 3 obligatoryjne elementy. Informacja musi zawierać:
- rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,
- datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia,
- informację o prawie zgłoszenia w terminie 7 dni sprzeciwu od nałożonej kary.
Odmowa przyjęcia pisma, o którym pracownik wie, że zawiera informację o ukaraniu, jest równoznaczna z zawiadomieniem o zastosowaniu kary porządkowej w rozumieniu art. 110 i 112 k.p. (wyrok SN z 29 czerwca 2000 r.).
Procedura odwoławcza
Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu od zastosowanej wobec niego kary porządkowej w terminie 7 dni od zawiadomienia go o ukaraniu. Niezachowanie tego terminu pozbawia pracownika możliwości wniesienia sprzeciwu i pracodawca może pozostawić taki spóźniony sprzeciw bez rozpoznania.
Jeżeli pracownik wniesie sprzeciw w odpowiednim terminie, pracodawca ma 14 dni na podjęcie decyzji o uwzględnieniu lub odrzuceniu tego sprzeciwu. Przed podjęciem tej decyzji ma obowiązek rozpatrzyć stanowisko reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, jeżeli taka działa w zakładzie i pracownik do niej należy lub zgodziła się ona reprezentować pracownika, mimo że nie jest on w niej zrzeszony. Stanowisko to będzie miało charakter opiniodawczy. Nie jest ono dla pracodawcy wiążące.
Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. „Milczenie” pracodawcy oznacza więc uwzględnienie sprzeciwu i anulowanie kary.
W przypadku odrzucenia sprzeciwu pracownik ma 14 dni od dnia zawiadomienia go o tym na wystąpienie do sądu pracy z powództwem o uchylenie zastosowanej wobec niego kary porządkowej. Rozstrzygnięcie sądu pracy zgodne z żądaniem pracownika powoduje takie same skutki jak uwzględnienie sprzeciwu przez pracodawcę.
Odpis zawiadomienia o ukaraniu wkłada się do części B akt osobowych pracownika. Taki odpis z akt osobowych pracodawca ma obowiązek usunąć po roku nienagannej pracy pracownika. Po tym okresie zastosowaną karę uznaje się za niebyłą.
Podstawa prawna:
- art. 108–113 Kodeksu pracy.
Orzecznictwo:
- wyrok SN z 9 kwietnia 1998 r. (I PKN 45/98, OSNP 1999/8/273),
- wyrok SN z 29 czerwca 2000 r. (I PKN 716/99, OSNP 2002/1/10).