Jak sporzadzić regulamin pracy zgodny z prawem

Obowiązku utworzenia regulaminu pracy nie mają pracodawcy, którzy:

• zatrudniają mniej niż 20 pracowników,
• posiadają w zakładzie układ zbiorowy pracy, który zawiera regulacje właściwe dla regulaminu pracy (art. 104 § 2 Kodeksu pracy).

Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników utworzyli regulamin pracy.

Regulamin pracy musi zawierać pewne obowiązkowe elementy, które powinny się w nim znaleźć (art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy). Poza nimi regulamin pracy może zawierać również inne postanowienia regulujące organizację pracy w zakładzie. Tworząc regulamin pracy warto mieć na uwadze, że nie powinien to być dokument bardzo obszerny, który zawiera większość przepisów Kodeksu pracy i rozporządzeń wykonawczych. Tak rozbudowany regulamin będzie bowiem mało czytelny dla pracowników, a poza tym przy każdej zmianie przepisów będzie konieczna zmiana jego treści, gdyż w przeciwnym razie może to pociągać za sobą niekorzystne konsekwencje dla pracodawcy.

Pracodawca tworząc w 2008 r. regulamin pracy zawarł w nim obowiązujące wówczas postanowienia Kodeksu pracy dotyczące sposobu ustalania wymiaru czasu pracy i wskazał: „Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin”. Od 1 stycznia 2011 r. zmieniły się przepisy dotyczące sposobu obliczania obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy. Do Kodeksu pracy wprowadzano zapis, że święto przypadające w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy nie obniża wymiaru czasu pracy pracownika. Pracodawca nie dokonał natomiast identycznej zmiany w obowiązującym u niego regulaminie pracy. W konsekwencji pracodawca, u którego dniem wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy jest sobota, musiał przyjąć w styczniu 2011 r. obowiązujący pracownika, zgodnie z regulaminem pracy, wymiar czasu pracy 152 godziny, zamiast 160 godzin wynikających z nowych regulacji Kodeksu pracy. W tym przypadku bowiem postanowienia regulaminu są korzystniejsze od przepisów powszechnie obowiązujących i pracodawca musi je stosować w pierwszej kolejności.

Regulamin pracy ma za zadanie dostosowanie ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy do specyfiki danego zakładu pracy. Powinien zatem uszczegóławiać i dostosowywać przepisy prawa pracy do warunków pracy w danym zakładzie. Regulamin musi zawierać co najmniej wszystkie elementy wnikające z art. 104¹ Kodeksu pracy. Brak któregokolwiek z tych elementów nie powoduje nieważności regulaminu, jest jednak jego wadą, która powinna być przez usunięta pracodawcę.

Organizacja pracy

Regulamin pracy powinien określać organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej (tzw. tabela norm przydziału określająca, jaka odzież i na jaki okres przysługuje pracownikom zatrudnionym na określonych stanowiskach oraz rodzaje środków ochrony indywidualnej).

Najczęściej spotykane nieprawidłowości w tym zakresie dotyczą sporządzania przez pracodawcę tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego niezbędnych do stosowania na poszczególnych stanowiskach pracy w zakładzie. Podstawowym błędem w tym zakresie jest ustalanie przez pracodawcę terminów używalności środków ochrony indywidualnej bądź oznaczanie odzieży i obuwia roboczego terminem „do zużycia”.

Pracodawca ma obowiązek ustalić termin używalności wszystkich elementów wyposażenia z zakresu odzieży i obuwia roboczego, natomiast nie może oznaczać takich terminów dla żadnego ze środków ochrony indywidualnej. Środki ochrony indywidualnej mogą stracić swoje właściwości ochronne już kolejnego dnia po ich wydaniu pracownikowi i pracodawca musi bezwarunkowo zapewnić pracownikowi nowe środki.

Pracodawca ustalił dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach murarzy następujące zasady przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochronny indywidualnej:

Pracodawca wydał murarzowi wszystkie przewidziane elementy odzieży i obuwia roboczego w dniu jego zatrudnienia w firmie, tj. 1 lutego 2012 r. Już 3 lutego br. podczas prac murarskich został uszkodzony jego hełm ochronny. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek niezwłocznie wydać pracownikowi nowy hełm, bez względu na zapis w tabeli norm przydziału o terminie jego używalności. Przedstawione w tabeli ustalenie w regulaminie pracy należnych pracownikowi elementów wyposażenia jest zatem nieprawidłowe zarówno dla hełmu ochronnego, jak i rękawic ochronnych. W rubryce określającej termin używalności powinno być wpisane „do zużycia”.

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe

Pracodawca posiadający regulamin pracy musi w nim ustalić systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe, jakie mają obowiązywać pracowników (art. 104¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Częstym błędem przy ustalaniu w regulaminie powyższych elementów jest brak określenia systemu czasu pracy, jaki został ustalony dla poszczególnej grupy pracowników. Muszą być one w regulaminie pracy nazwane i precyzyjnie przypisane do poszczególnych grup pracowników.

W regulaminie pracy zakładu krawieckiego w rozdziale „Czas pracy” zawarto jedynie zapis: „W zakładzie czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach czas pracy może być wydłużony do 12 godzin na dobę”. Takie zapisy regulaminu są niewystarczające i są jedyne kopią przepisów kodeksowych. Regulamin pracy ma bowiem precyzować organizację czasu pracy u danego pracodawcy. Nie ma obowiązku wskazywania w regulaminie norm czasu pracy, gdyż pracownik jest o nich informowany w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia. Ustalenie systemu czasu pracy powinno być konkretne i przykładowo określać: „Wszystkich pracowników zakładu obowiązuje równoważny system czasu pracy z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin”.

Przy ustalaniu okresu rozliczeniowego błędne jest przepisywanie do regulaminu pracy zwrotów kodeksowych, np. „w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy”. Okres rozliczeniowy musi być wskazany w regulaminie pracy w sposób precyzyjny, z określeniem granic czasowych. Nie wystarczy zatem ustalenie, że w firmie obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy, lecz należy dookreślić, które miesiące będą wchodziły w skład tych okresów.

W regulaminie pracy ustalono okres rozliczeniowy w następujący sposób: „Wszystkich pracowników zakładu obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy obejmujący kolejne miesiące kalendarzowe począwszy od stycznia każdego roku.” Taki zapis jest prawidłowy, gdyż pozwala precyzyjnie wskazać miesiące każdego okresu rozliczeniowego. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby okres rozliczeniowy rozpoczynał się np. w grudniu i trwał do końca lutego itd.

Pora nocna

Pracodawcy niejednokrotnie nie określają w regulaminie pracy pory nocnej obowiązującej pracowników, twierdząc, że w ich zakładzie nie wykonuje się pracy w porze nocnej. Często się również zdarza, że w regulaminie zamiast ustalenia pory nocnej zostaje zawarty zapis, że: „pracownicy nie wykonują pracy w porze nocnej”.

Taka treść regulaminu jest nieprawidłowa. Pora nocna musi być zawsze określona, bez względu na to, czy w danym zakładzie pracy wykonuje się pracę w godzinach nocnych czy nie. Wynika to chociażby z tego, że nawet gdy w normalnym toku pracy pracownicy nie wykonują pracy w porze nocnej, to zawsze może się wydarzyć nieprzewidziana sytuacja, w związku z którą będą oni musieli wykonywać taką pracę.

Pracownicy księgarni wykonują pracę na dwie zmiany w godzinach jej otwarcia, tj. między godz. 10.00 a 20.00 każdego dnia. W związku z trudnymi warunkami atmosferycznymi dostawa książek dotarła do księgarni z opóźnieniem. Pracownicy dokonywali odbioru i sprawdzenia przywiezionego towaru w godzinach nadliczbowych do godz. 22.00. Pracodawca nie określił w regulaminie pracy pory nocnej. W związku z powyższym będzie musiał wypłacić pracownikom wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych już za pracę od godz. 21.00, tj. od początkowych granic pory nocnej wyznaczonych przez ustawodawcę. Gdyby ustalił granice pory nocnej w godz. od 22.00 do 6.00, to dodatek za pracę nadliczbową między godz. 21.00 a 22.00 wyniósłby jedynie 50% stawki osobistego zaszeregowania.

Termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia

Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia muszą być określone w regulaminie w sposób precyzyjny, co w dużej liczbie przypadków nie jest w praktyce przestrzegane.

Regulamin pracy musi wskazywać konkretną datę wypłaty pracownikom wynagrodzenia za pracę, a nie posługiwać się np. zwrotem „do 10. dnia następnego miesiąca”. Termin wypłaty powinien być zatem wskazany w sposób konkretny, tj.: „ostatniego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni”, „10. dnia następnego miesiąca” itp.

WAŻNE!

Regulamin pracy powinien wskazywać konkretną datę wypłaty wynagrodzenia.

Ponadto w regulaminie pracy powinny być określone wszystkie elementy przewidziane przepisami Kodeksu pracy (termin, miejsce, czas i częstotliwość), bez względu na formę wypłaty wynagrodzenia za pracę, jaka funkcjonuje u pracodawcy. Często zdarza się, że gdy w zakładzie wypłata jest dokonywana przelewami na konta bankowe wszystkich pracowników, to pracodawca nie zawiera w treści regulaminu pracy informacji o miejscu i czasie wypłaty. Tymczasem w Kodeksie pracy wciąż za podstawową formę wypłaty jest uznawana forma gotówkowa, do rąk pracownika. Przelewanie wynagrodzenia na konto wymaga pisemnej zgody pracownika, której nie ma on obowiązku wyrażać (art. 86 § 3 Kodeksu pracy). Dlatego regulamin musi zawierać określenie miejsca (np. kasa zakładu, pokój księgowości) oraz czasu (np. w godzinach od 8.00 do 16.00) wypłaty wynagrodzenia, chociażby w okresie tworzenia regulaminu żaden z pracowników nie korzystał z takiej formy wypłaty.

Wykaz prac wzbronionych młodocianym i kobietom

W regulaminie pracy powinny być określone:

• wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• wykaz prac lekkich dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego.

Wszystkie te wykazy muszą być dostosowane do warunków występujących w danym zakładzie pracy i do rodzaju prac, jakie się w nim wykonuje, a nie tylko przytaczać przepisy regulujące te zagadnienia. Często bowiem zdarza się, że pracodawcy kopiują do regulaminu pracy całość rozporządzeń regulujących te zagadnienia.

Jeżeli w firmie nie ma pracowników młodocianych, to dopuszczalne jest, by w regulaminie pracy wprowadzić zapis, że nie ustala się wykazu prac wzbronionych młodocianym oraz rodzajów prac dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, ponieważ pracodawca nie zatrudnia takich osób. Gdy w zakładzie zostanie zatrudniony taki pracownik, wówczas pracodawca musi sporządzić wykazy pracy wzbronionych i dozwolonych pracownikom młodocianym.

Obowiązki bhp

Pracodawca powinien ustalić w regulaminie pracy obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą. W praktyce takie ustalenie najczęściej polega na umieszczeniu w regulaminie pracy postanowień zawartych w Kodeksie pracy w tym zakresie. Tymczasem regulamin pracy powinien ustalać te obowiązki w kontekście konkretnego rodzaju prac, jakie wykonują pracownicy, oraz specyfiki działania zakładu. Ma to bowiem duże znaczenie zarówno w przypadku stosowania kar porządkowych dla pracowników, jak również ewentualnego ustalania przyczyny wypowiedzenia bądź rozwiązania umowy pracę bez wypowiedzenia.

Pracodawcy często zapominają też o określeniu w regulaminie sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą, myląc ten obowiązek z koniecznością potwierdzenia poinformowania pracowników o zapoznaniu ich z oceną ryzyka zawodowego.

W regulaminie pracy zakładu krawieckiego w rozdziale dotyczącym bhp zawarto zapis: „Pracownik potwierdza zapoznanie go z oceną ryzyka zawodowego pisemnym oświadczeniem, które jest umieszczane w jego aktach osobowych. Pracownicy są informowani o ryzyku zawodowym w czasie szkoleń bhp”. Takie zapisy są niewystarczające i nie wypełniają obowiązkowej treści regulaminu. Prawidłowa informacja w tym zakresie powinna przykładowo zawierać następujące postanowienie: „Pracownicy są informowani o ryzyku zawodowym związanym z pracą na poszczególnych stanowiskach pracy w czasie szkoleń wstępnych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy przez udostępnienie im treści oceny ryzyka zawodowego oraz omówienie zagrożeń występujących podczas pracy na ich stanowiskach pracy”. Taki zapis jest w pełni wystarczający i wskazuje na sposób informowania o ryzyku zawodowym.

Sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy

W regulaminie pracy trzeba określić przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Najczęstszy błąd w tym zakresie polega na tym, że pracodawcy ustalają zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy w sposób mniej korzystny dla pracowników od przepisów powszechnie obowiązujących. Zapisy regulaminu pracy, przykładowo, zobowiązują pracownika do poinformowania pracodawcy o przyczynie nieobecności najpóźniej w kolejnym dniu lub dostarczenia zwolnienia lekarskiego w nieprzekraczalnym terminie 3 dni. Tymczasem w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Natomiast zaświadczenie lekarskie ubezpieczony jest zobowiązany dostarczyć nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania pracodawcy, jeżeli jest on płatnikiem zasiłków.

Informacja o karach porządkowych

Zawarte w regulaminie pracy zapisy dotyczące kar porządkowych nie powinny tworzyć nowego katalogu tych kar, ponieważ jest to niedozwolone. Zdarza się, że pracodawcy do kar porządkowych przewidzianych w Kodeksie pracy (kara upomnienia, kara nagany i kary pieniężne) dodają w regulaminie pracy np. karę zwrócenia uwagi lub karę ostrzeżenia. Stosowanie takich kar jest niedozwolone i stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, które jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 4 Kodeksu pracy).

Ponadto regulamin pracy może zawierać inne postanowienia regulujące organizację i porządek pracy w zakładzie, np. wprowadzenie 60-minutowej przerwy w pracy, wydłużenie rocznego limitu godzin nadliczbowych, ustalenie innych godzin czasu pracy w niedziele i święta, wskazanie katalogu przyczyn rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Wejście w życie regulaminu pracy

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Podanie regulaminu do wiadomości pracowników następuje w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to być wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozdanie każdemu z pracowników treści regulaminu lub rozesłanie go np. pocztą elektroniczną do pracowników. W treści regulaminu pracy warto również wskazać, w jakiej formie pracownicy będą zapoznawani z jego treścią. Wielu pracodawców zapomina również o tym, że wszelkie zmiany do regulaminu pracy podlegają tej samej procedurze wchodzenia w życie i zapoznawania z nimi pracowników, jak regulamin pracy.

Pracodawca jest zobowiązany zapoznać każdego z pracowników z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Podstawa prawna:

• art. 9, art. 85 § 1–2, art. 86, art. 104–104³, art. 108 § 1–2, art. 129–130, art. 141, art. 151 § 4, art. 151¹ pkt 1 lit. a, art. 151⁷ § 1, art. 151⁹ § 2, art. 237⁸ § 1, art. 281 pkt 4 Kodeksu pracy,
• § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281 ze zm.),
• § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.),
• art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.).