Przy podpisywaniu umowy o pracę i sporządzaniu innych dokumentów kadrowych dopuszczalne jest wyłącznie składanie własnoręcznego podpisu, a nie parafy. Pracownik nie musi podpisywać każdej strony umowy o pracę. Może jednak złożyć parafy na wszystkich stronach umowy o pracę i czytelny podpis na ostatniej stronie dokumentu.
UZASADNIENIE
Z przepisów prawa pracy wynika, że przy dokonywaniu niektórych czynności obowiązkowe jest zachowanie formy pisemnej. Odnosi się to np. do podpisywania umowy o pracę, składania przez pracownika lub pracodawcę wypowiedzenia umowy o pracę lub zmiany warunków pracy lub płacy na mocy porozumienia zawartego pomiędzy pracownikiem a pracodawcą (art. 30 § 3 Kodeksu pracy).
Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają natomiast żadnych regulacji stanowiących, kiedy forma pisemna została zachowana.
Oceniając zatem, czy pisemna forma została zachowana, należałoby skorzystać z rozwiązań przewidzianych w Kodeksie cywilnym, które stosujemy posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w prawie pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z tymi przepisami (art. 300 Kodeksu pracy).
Na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego). Natomiast do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Na dokumentach kadrowych, które powinny być sporządzone w formie pisemnej, należy zatem składać własnoręczny podpis. Parafa bowiem jest – co do zasady – znakiem graficznym w postaci inicjałów, tj. początkowych liter imienia i nazwiska jego autora, który nie pozwala na zidentyfikowanie osoby ją składającej.
WAŻNE!
Przy sporządzaniu dokumentów w stosunku pracy w formie pisemnej dopuszczalne jest składanie wyłącznie własnoręcznego podpisu, a nie parafy.
Powyższe stanowisko potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego. W postanowieniu z 17 czerwca 2009 r. (sygn. akt IV CSK 78/09) Sąd Najwyższy wyjaśnił, że: „zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne. Zdaniem Sądu, nie można odstąpić od minimum, jakim jest to, by znak pisarski umożliwiał identyfikację osoby, od której pochodzi, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne. Chociaż podpis nie musi być sporządzony czytelnie, to powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla osoby, która go składa i tym samym – wskazywać na tę osobę”.
Żeby uniknąć wątpliwości dotyczących podpisu dokumentów kadrowych – nie jest zalecane (choć dopuszczalne) stosowanie skrótu podpisu, tj. podpisu składanego z pominięciem niektórych liter.
PRZYKŁAD
Pracodawca złożył pracownikowi rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. W swoim piśmie uzasadnił, jakie są przyczyny takiego sposobu rozwiązania umowy. Pismo obejmowało dwie strony tekstu. Pracodawca podpisał dokument rozwiązujący umowę bez wypowiedzenia własnoręcznym podpisem na drugiej stronie pisma. Natomiast na pierwszej stronie pisma złożył parafę w celu potwierdzenia treści zawartego w nim oświadczenia oraz aby zapobiec ewentualnemu podmienieniu tej strony przez osoby do tego nieupoważnione. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.
Dokumenty z zakresu prawa pracy, co do których zastrzeżona jest forma pisemna, aby były ważne i skuteczne, wymagają zachowania tej formy, a zatem konieczne jest złożenie na nich własnoręcznego podpisu. Złożenie wyłącznie parafy, np. na umowie o pracę, spowoduje, że będzie ona nieskuteczna. Do nawiązania stosunku pracy dojdzie, jeżeli pracownik zostanie dopuszczony do pracy. Umowa zostanie zawarta wówczas w sposób dorozumiany i na warunkach określonych w nieważnej umowie. Natomiast w odniesieniu do innych dokumentów kadrowych, co do których nie ma obowiązku zachowywania formy pisemnej, można uznać, że są ważne, jeżeli pracownik je tylko parafował, a nie podpisał (np. wniosek urlopowy).
Podstawa prawna
- art. 29 § 2, art. 30 § 3, art. 42, art. 300 Kodeksu pracy,
- art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego.