Po pierwsze, zdarzenie wywołujące szkodę musi być uznane za wypadek przy pracy. Rodzaje zdarzeń stanowiących wypadek przy pracy, a także zdarzeń traktowanych na równi z wypadkiem przy pracy określa art. 3 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (DzU z 2009 r. nr 167, poz. 1322 ze zm.). Dokonując uogólnienia, należy stwierdzić, że każde ze zdarzeń wskazanych w ustawie pozostaje w związku z wykonywaniem pracy. Nieuzasadnione byłoby więc uznanie, że wypadkowi przy pracy ulega pracownik odsunięty od świadczenia pracy, który samowolnie przebywa na terenie zakładu pracy albo wykonujący czynności niezwiązane z jego obowiązkami służbowymi, nawet gdy czyni to na terenie zakładu pracy i w godzinach pracy. Kwalifikacji danego zdarzenia jako wypadku przy pracy dokonuje zespół powypadkowy powoływany przez pracodawcę. Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku sporządzany jest protokół powypadkowy, w którym określa się charakter danego zajścia.
Po drugie, przed wystąpieniem z roszczeniami wobec pracodawcy pracownik w pierwszej kolejności powinien wystąpić do ZUS o wypłatę świadczeń z ubezpieczenia społecznego z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Istota ubezpieczenia wypadkowego polega bowiem na tym, że w razie zajścia określonych prawem zdarzeń losowych poszkodowany w zamian za wpłaconą składkę otrzymuje należne świadczenie od instytucji, która tę składkę pobrała. Dochodzenie przed sądem naprawienia szkód przez pracodawcę przed rozpoznaniem roszczeń przez ZUS spowoduje oddalenie powództwa z powodu jego przedwczesności.
Po trzecie, wystąpienie na drogę sądową przeciwko pracodawcy uzależnione jest od uzyskania w ramach ubezpieczenia wypadkowego świadczeń niewyczerpujących w całości uzasadnionych roszczeń finansowych pracownika. W orzecznictwie przyjmuje się bowiem, że odpowiedzialność pracodawcy za skutki wypadku przy pracy ma charakter uzupełniający (wyrok SN z 29 lipca 1998 r., II UKN 155/98, OSNP 1999/15/495). Dlatego też pracownik nie może dochodzić roszczeń cywilnoprawnych (art. 415, 435, 444 i 445 k.c.), jeśli świadczenia przyznane mu z ubezpieczenia wypadkowego w całości pokrywają następstwa wypadku.
Dopiero gdy spełnione zostaną powyższe 3 warunki, poszkodowany pracownik może wnieść powództwo przed sądem. W toku postępowania mogą zostać zgłoszone roszczenia o rentę wyrównawczą (art. 444 § 2 k.c.), a także o zadośćuczynienie pieniężne za doznaną krzywdę (art. 445 § 1 k.c.). Pierwszy z przepisów wskazuje, że renta jest przyznawana w przypadku całkowitej lub częściowej utraty przez poszkodowanego zdolności do pracy albo zwiększenia się jego potrzeb lub zmniejszenia widoków powodzenia na przyszłość. Zadośćuczynienie natomiast służy zrekompensowaniu szkód niematerialnych, takich jak cierpienia fizyczne i psychiczne.
W postępowaniu sądowym nie wystarczy powołanie się jedynie na fakt zajścia wypadku przy pracy, wyczerpania drogi postępowania przed ZUS oraz uzyskania świadczeń pokrywających szkodę jedynie w części.
Na pracowniku ciąży ponadto obowiązek wykazania zasadności roszczeń (art. 6 k.c.). W tym zakresie obowiązują ogólne reguły dowodzenia istnienia przesłanek odpowiedzialności deliktowej.
Udowodnione powinny zostać:
• szkoda (uszczerbek na zdrowiu),
• zawinione działania lub zaniechania pracodawcy,
• związek przyczynowo-skutkowy między szkodą a postępowaniem pracodawcy (wyrok SN z 5 lipca 2007 r., I PK 293/04, Pr. Pracy 2005/11/35).
O winie ze strony pracodawcy zazwyczaj przesądza zaniedbywanie obowiązku zapewniania pracownikom warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. Stanowić o tym może wiele różnych czynników, m.in. takich jak:
• stosowanie rozwiązań technicznych niezgodnych z obowiązującymi przepisami,
• błędy organizacyjno-proceduralne,
• niedostateczny nadzór nad procesem pracy.
Należy również dodać, że w niektórych przypadkach odpowiedzialność pracodawcy może opierać się na art. 435 k.c. Przepis ten statuuje rozszerzoną odpowiedzialność cywilnoprawną przedsiębiorstw wprawianych w ruch za pomocą sił przyrody na zasadzie ryzyka (zakłady energetyczne, kopalnie, huty). W tym przypadku poszkodowany musi wykazać przed sądem, że uszczerbek na zdrowiu pozostaje w normalnym związku przyczynowym z ruchem przedsiębiorstwa. Odpowiedzialność pracodawcy może zostać wyłączona, jeśli szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą przedsiębiorstwo nie ponosi odpowiedzialności. Roszczenie pracownika może nie znaleźć podstaw, jeżeli np. wbrew obowiązującym zasadom uruchomił on maszynę, zdejmując z niej elementy ochronne. W takiej sytuacji można dopatrywać się wyłącznej winy pracownika. Odmienne konkluzje należałoby z kolei wywieść, gdyby przełożeni tolerowali wykonywanie pracy bez zabezpieczenia. Tutaj pracownikowi zostałoby przypisane przyczynienie się do wypadku. Sąd dokonałby rozdziału odpowiedzialności między pracownika i pracodawcę.
Sąd orzekający w sprawie, określając wysokość renty lub zadośćuczynienia pieniężnego na rzecz pracownika, powinien wziąć pod uwagę przyznane mu wcześniej odszkodowanie z ubezpieczenia społecznego, a także ubezpieczenia cywilnego (co ma miejsce w przypadku objęcia pracowników ubezpieczeniem na życie przez pracodawcę). Także ewentualne przyczynienie się poszkodowanego pracownika do powstania zaistniałej szkody wpłynie na zmniejszenie należnych mu świadczeń (art. 362 k.c.). Rozmiar renty zależy od wysokości dochodów, jakie mógłby uzyskać poszkodowany, gdyby nie wyrządzono mu szkody. Przy częściowym ograniczeniu zarobkowania pracownika podstawę ustalenia wysokości renty wyrównawczej stanowi wysokość przewidywanego wynagrodzenia pomniejszonego o wynagrodzenie, które jest w stanie uzyskać, wykorzystując ograniczoną zdolność do pracy.
Pracownik powinien zgłosić żądania przed upływem okresu przedawnienia.