Firmowa skrzynka elektroniczna jest własnością pracodawcy, może on więc sprawdzać służbową korespondencję mailową pracowników. Pracodawca nie może jednak czytać prywatnych e-maili pracowników bez ich zgody. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca wprowadził całkowity zakaz korzystania z poczty służbowej w celach prywatnych.
UZASADNIENIE
Wolność i tajemnica komunikowania się jest gwarantowana przez Konstytucję RP (art. 49 konstytucji). Ochrona w tym zakresie dotyczy nie tylko tradycyjnej korespondencji, ale również korespondencji elektronicznej i treści wiadomości wysyłanych przy użyciu telefonów komórkowych.
Ponadto pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi poszanowania jego godności i dóbr osobistych (art. 111 Kodeksu pracy). Za dobra osobiste należy rozumieć w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swobodę sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnicę korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukową, artystyczną, wynalazczą i racjonalizatorską (art. 23 Kodeksu cywilnego). W związku z tym odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych pracownika może powodować odpowiedzialność także cywilną.
Tajemnica korespondencji jest jednak ograniczona w niektórych sytuacjach, np. w pracy. Należy pamiętać, że firmowa skrzynka elektroniczna jest własnością pracodawcy. Pracownik za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej prowadzi korespondencję w imieniu pracodawcy. Pracodawca, chcąc sprawdzić, czy pracownik nie narusza np. tajemnicy służbowej czy tajemnicy handlowej, może podjąć decyzję o nadzorowaniu (monitorowaniu) prowadzonej korespondencji. W sytuacji gdy wiadomość w sposób ewidentny jest oznaczona jako prywatna (np. w tytule wiadomości), nie powinna zostać przeczytana przez pracodawcę.
WAŻNE!
Pracodawca może kontrolować służbową pocztę elektroniczną pracowników.
Pracodawca, który podejmuje decyzję o monitorowaniu pracowników, powinien wcześniej poinformować ich o zakresie i dopuszczalnych rodzajach kontroli. Aby monitoring mógł zostać uznany za dopuszczalny, nie może mieć postaci zakazanej i sprzecznej z prawem. Cel jego wprowadzenia musi być uzasadniony, a stosowane środki – proporcjonalne do wyznaczonego celu. Powinien również możliwie w jak najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników. Poza tym pracownicy muszą pamiętać, że zawierając stosunek pracy z pracodawcą zgadzają się wykonywać pracę pod jego kierownictwem i na jego rzecz (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). W związku z tym pracodawca ma prawo sprawdzać sposób wykonywania pracy przez pracownika.
PRZYKŁAD
Pracodawca w związku ze spadkiem efektywności pracy wprowadził jej monitoring polegający na kontroli używania stanowiska pracy i jego wyposażenia do celów prywatnych. Poinformował o tym pracowników w formie elektronicznej. Takie działanie pracodawcy jest dopuszczalne.
Zdarza się, że powodem kontroli przez pracodawcę poczty elektronicznej jest fakt wysyłania dużej liczby wiadomości przez pracownika. Nawet jeśli nie są one z punktu widzenia pracodawcy szkodliwe dla firmy, to jednak świadczą o tym, że pracownik zamiast wykonywać obowiązki służbowe zajmuje się prywatnymi sprawami.
W celu uniknięcia nieporozumień, pracodawca powinien ustalić zasady korzystania ze służbowej poczty elektronicznej. Informacje na ten temat powinny znaleźć się w umowie o pracę, w regulaminie pracy czy w układzie zbiorowym pracy.
Pracodawca może też wprowadzić regulamin korzystania ze sprzętu służbowego, w tym z korespondencji elektronicznej w pracy. Nie ma również przeszkód, aby pracodawca całkowicie zakazał używania służbowej poczty elektronicznej do celów prywatnych.
Naruszenia w tym zakresie dają pracodawcy prawo nałożenia sankcji na pracownika. Pracodawca może ukarać pracownika, który narusza regulamin lub ustalone w firmie zasady dotyczące korzystania z elektronicznej poczty służbowej, karą porządkową. W sytuacji poważnych naruszeń pracodawca może wręczyć pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę lub nawet rozwiązać ją bez wypowiedzenia.
Podstawa prawna
- art. 111, art. 22 § 1, art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy,
- art. 23 Kodeksu cywilnego,
- art. 49 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej.