Zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Sposób oraz terminy usprawiedliwiania nieobecności w pracy przez pracowników określone w regulaminie pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy prawa pracy. W szczególności dotyczy to kwestii zbyt późnego poinformowania pracodawcy o nieobecności, a także wypłaty wynagrodzenia za okres absencji.

Wśród przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy można wyróżnić 2 grupy:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie,

• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Pierwszą grupę przyczyn pracodawca jest zobowiązany uznać z mocy prawa za usprawiedliwioną. Druga grupa zależy wyłącznie od uznania pracodawcy i przyjętej praktyki w zakładzie pracy, w szczególności zapisów w regulaminie pracy.

Termin na usprawiedliwienie nieobecności w pracy

Pracownik, który nie może być obecny w pracy, powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności. Dotyczy to sytuacji, gdy przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. We wszystkich nagłych sytuacjach, których zaistnienia pracownik nie mógł przewidzieć, a które uniemożliwiają mu stawienie się do pracy, pracownik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić o tym pracodawcę łącznie z określeniem przewidywanego okresu nieobecności. Niezwłoczne zawiadomienie pracodawcy oznacza, że powinno ono nastąpić najpóźniej drugiego dnia nieobecności pracownika w pracy (§ 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).

WAŻNE!

Jeżeli przepisy wewnątrzzakładowe nie ustalają dłuższego terminu, pracownik powinien zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy najpóźniej w drugim dniu tej nieobecności.

Obowiązujące u pracodawcy przepisy zakładowe mogą przewidywać dłuższy termin na zawiadomienie o przyczynie nieobecności. W praktyce termin ten wydłuża się najczęściej do 7 dni. Tak długi termin może jednak uniemożliwić pracodawcy odpowiednie zorganizowanie pracy i przygotowanie ewentualnego zastępstwa. Niezawiadomienie pracodawcy przez pracownika o nieobecności w pracy w przyjęty sposób oraz w niezwłocznym terminie może zostać potraktowane jako działanie na szkodę pracodawcy czy brak wystarczającej dbałości o dobro zakładu pracy. Stanowi zatem podstawę do wyciągnięcia konsekwencji służbowych wobec pracownika, np. ukarania go karą porządkową.

Pracownikowi, który nie zawiadomił pracodawcy w terminie o przyczynie i okresie nieobecności w pracy, jednak usprawiedliwił tę nieobecność, choć z opóźnieniem, nie można postawić zarzutu opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Na takim stanowisku stanął Sąd Najwyższy w wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97, OSNP 1998/20/596), podkreślając, że nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych. Z ostrożnością należy więc podchodzić do rozwiązania umowy o pracę ze wskazaniem powyższej okoliczności jako jedynej przyczyny, zwłaszcza gdy jest to pierwszy przypadek tego typu w pracy pracownika.

Niedotrzymanie terminu przez pracownika na powiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności może być czasami usprawiedliwione np. poważną chorobą i brakiem domowników mogących zawiadomić pracodawcę o powodzie nieobecności pracownika w pracy. Pracodawca powinien zatem przed wyciągnięciem konsekwencji służbowych upewnić się, co było powodem niedotrzymania terminu na powiadomienie o przyczynie nieobecności przez pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik został nagle odwieziony do szpitala, gdzie przebywał od tygodnia. Dopiero w 5. dniu nieobecności pracownika w pracy ktoś z jego rodziny powiadomił dział kadr zakładu pracy o zwolnieniu lekarskim. W takiej sytuacji niezawiadomienie pracodawcy o nieobecności pracownika „niezwłocznie” usprawiedliwiają szczególne okoliczności, tj. obłożna choroba pracownika przy jednoczesnym braku lub nieobecności domowników. Pracodawca nie może więc wyciągnąć wobec tego pracownika konsekwencji służbowych.

Powyższy tryb postępowania ma zastosowanie także wówczas, gdy nieobecność pracownika w pracy z powodu choroby lub sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny przedłuża się. Jeżeli zatem po upływie okresu nieobecności w pracy objętego zwolnieniem lekarskim pracownik otrzymuje dalsze zwolnienie lekarskie, jest zobowiązany powiadomić o tym niezwłocznie pracodawcę, najpóźniej w drugim dniu dalszej nieobecności w pracy.

Forma zawiadomienia o nieobecności

Zawiadomienie o przyczynie nieobecności w przypadku braku odmiennej regulacji w przepisach wewnątrzzakładowych może się odbyć w dowolnej formie, np. osobiście, za pośrednictwem innej osoby, telefonicznie, faksem, mailem czy pocztą (wówczas za datę zawiadomienia o nieobecności uważa się datę stempla pocztowego).

Sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinien zostać zamieszczony w regulaminie pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalania regulaminu, jest zobowiązany poinformować pracownika na piśmie w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę o przyjętym sposobie usprawiedliwiania przez pracownika nieobecności w pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy). W ten sposób pracodawca może zadbać, by zawiadomienie nastąpiło w sposób dla niego najszybszy. W regulaminie pracy należy wskazać przede wszystkim sposób poinformowania o nieobecności oraz osoby do kontaktu w tej sprawie, np. dział kadr.

Dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy

Samo zawiadomienie o nieobecności ma na celu jedynie odpowiednio wczesne poinformowanie pracodawcy i może być dokonane w dowolnej formie. Jednak następnie pracownik powinien przedłożyć pracodawcy dowód usprawiedliwiający nieobecność, chyba że istnieje możliwość przedstawienia go wcześniej.

Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wydane zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,

• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,

• oświadczenie pracownika o konieczności sprawowania osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do 8 lat z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły,

• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się w charakterze strony lub świadka przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia; na takim wezwaniu powinna się znaleźć adnotacja o stawieniu się pracownika na to wezwanie,

• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych w warunkach uniemożliwiających wypoczynek nocny, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin.

Świadczenia za usprawiedliwioną nieobecność w pracy

Nie zawsze pracodawca musi płacić pracownikowi wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności. Można wyróżnić sytuacje, w których pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas zwolnienia, oraz takie, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia wypłacanego przez pracodawcę.

Płatne i niepłatne przez pracodawcę przyczyny usprawiedliwionej nieobecności w pracy

Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik zarabia 3200 zł wynagrodzenia zasadniczego i otrzymuje zmienne premie regulaminowe. 11 maja br. wyszedł na 3 godziny na obowiązkowe szczepienie. W maju br. otrzymał premię w wysokości 1320 zł. Była ona zaniżona z powodu niewykonywania pracy przez 3 godziny na skutek pójścia na szczepienie. Wyliczenie jego wynagrodzenia (ze zmiennego składnika) będzie wyglądało następująco:

1320 zł : 157 godz. (premię dzielimy przez liczbę godzin, w czasie których pracownik ją uzyskał; 160 godz. – 3 godz.) = 8,41 zł,

8,41 zł × 3 godz. (nieprzepracowane z powodu zwolnienia od pracy) = 25,23 zł (uzupełnienie premii, jakiego musi dokonać pracodawca).

Pracownik powinien otrzymać za maj br. 3200 zł pensji zasadniczej, 1320 zł premii i 25,23 zł uzupełnienia premii.

Jeśli pracownik korzysta ze zwolnień od pracy, za które pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia, pracodawca wydaje pracownikowi zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia. Pracownikowi przysługuje bowiem w takim przypadku rekompensata wynagrodzenia od organu, który go wezwał, chyba że przepisy obowiązujące u danego pracodawcy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas takiego zwolnienia od pracy.

Ponadto pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika od pracy:

• w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, wyższej, w placówce naukowej albo jednostce badawczo-rozwojowej lub w razie prowadzenia szkolenia na kursie zawodowym (zwolnienie z tego tytułu nie może przekraczać 6 godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu);

• pracownika będącego członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego pracodawcy, na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach rady.

Za te okresy pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Otrzymuje on bowiem odrębne wynagrodzenie za świadczenie powyższych czynności.

Przepisy nie przewidują również obowiązku wystawienia zaświadczenia o utraconych zarobkach oraz wypłaty wynagrodzenia pracownikowi będącemu członkiem doraźnym Państwowej Komisji Wypadków Kolejowych, zwolnionemu od pracy na czas wyznaczenia go do udziału w postępowaniu. Jest on wynagradzany na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej zgodnie z przepisami o transporcie kolejowym.

Podstawa prawna:

• art. 29 § 3, art. 52 § 1 pkt 1, art. 108, art. 257, art. 298² Kodeksu pracy,

• § 2–3, § 5–16 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.),

• § 5 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Orzecznictwo uzupełniające:

• Stwierdzona orzeczeniem lekarskim czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby usprawiedliwia z mocy prawa nieobecność w pracy, a pracownik jest tylko zobowiązany zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu nieobecności o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania. Przedłożenie pracodawcy odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego jest dowodem zaistnienia zdarzenia podanego w zaświadczeniu. (Wyrok Sądu Najwyższego z 20 października 1998 r., I PKN 397/98, OSNP 1999/23/747)

• Odmowa udzielenia zwolnienia od pracy w celu prowadzenia szkolenia na kursie zawodowym nie jest poleceniem dotyczącym pracy, którego pracownik może nie wykonać z powodu sprzeczności z prawem (art. 100 § 1 Kodeksu pracy i § 13 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy). (Wyrok Sądu Najwyższego z 9 września 2004 r., I PK 396/2003, OSNP 2005/6/82)