Co do zasady obowiązek wydania świadectwa pracy nie jest uzależniony od domagania się go przez pracownika. Pracownik nie musi składać wniosku o wydanie świadectwa pracy, obowiązek ten powstaje bowiem z mocy prawa. W jednym tylko przypadku wydanie świadectwa pracy uzależnione jest od wniosku pracownika. Dzieje się tak w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej (art. 97 § 11 k.p.).
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej w ostatnim dniu pracy. Pracownik może upoważnić inną osobę do odbioru świadectwa pracy. Upoważnienie takie pracownik musi sporządzić na piśmie.
Jeżeli pracodawca chce doręczyć świadectwo pracy pracownikowi po ustaniu stosunku pracy, może tego dokonać:
- przesyłając świadectwo pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem poczty albo
- doręcza go w inny sposób, np. przez gońca, firmę kurierską.
Jeżeli pracodawca wysłał świadectwo pracy pod adres wskazany przez pracownika, a pracownik zmienił miejsce zamieszkania, nie zawiadamiając o tym pracodawcy, to świadectwo pracy uznaje się za doręczone, zaś sam dokument pozostawia się w aktach osobowych pracownika z odpowiednią adnotacją, np. świadectwo pracy nie zostało doręczone pracownikowi ze względu na zmianę jego miejsca zamieszkania. O nowym adresie pracownik nie poinformował pracodawcy.
Pracodawca nie może uzależnić wydania świadectwa od spełnienia jakichkolwiek warunków, a tym bardziej od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, np. rozliczenia delegacji służbowej, zwrotu pożyczki udzielonej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wypełnienia karty obiegowej itp. (art. 97 § 1 k.p.).
Niewydanie świadectwa pracy może skutkować:
- grzywną za wykroczenie oraz
- obowiązkiem wypłaty odszkodowania pracownikowi.
Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, popełnia wykroczenie i podlega karze grzywny (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.). Natomiast na gruncie art. 99 k.p. pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.