Czy w zarządzaniu ważny jest tylko wynik

Tego typu sytuacje spotyka się bardzo często wśród osób zarządzających. Osoby tak postępujące można określić mianem typu wydajnego. Charakteryzuje ich duża skuteczność w osiąganiu celów. Zdarza się jednak, że miewają problemy w postępowaniu z ludźmi.

Kim jest typ wydajny?

Typ wydajny to osoba przedsiębiorcza, która lubi zarządzać. Koncentruje się na tym, by jak najefektywniej osiągnąć cel. Bywa w tym niesłychanie skuteczna. Radzi sobie świetnie w sytuacjach kryzysowych. Uwielbia wyzwania. Nie lubi nic nie robić. Nie jest emocjonalna. Do problemów podchodzi racjonalnie. Myśli i działa bardzo szybko. Podejmuje decyzje zdecydowanie. Nie lubi przegrywać. Dużo pracuje. Potrafi zajmować się kilkoma sprawami jednocześnie. Jest zdecydowana i pewna siebie.

Niestety, osoby te miewają jednak pewne problemy. Częściej przyznają się, że mniej chwalą ludzi, niż krytykują. Wymagają od pracowników postaw, które sami prezentują. Zapominają przy tym, że nie każdy pracuje w takim samym tempie. Nie każdy jest dobry w tym samym, czy pojmuje dany projekt tak samo, jak oni. Wydajni oczekują, że ludzie będą realizowali cele ze względu na przypisane im zadania. Zapominają czasem o potrzebie motywowania pracowników, skupiania się na tym, kim są, co jest dla nich ważne. Częściej mówią swoim podwładnym, co mają robić, niż ich słuchają, mogą więc być odebrani jako osoby, które nie liczą się ze zdaniem innych. Ze względu na silną osobowość postrzegani są czasem jako osoby władcze, narzucające swoje zdanie.

Warto więc, by wydajni dla lepszej realizacji zamierzeń częściej skupiali się na tym, że podczas dialogu są dwie strony. Powinni większą wagę przykładać do zrozumienia drugiej strony, nie tylko do dawania rozwiązań. Sami przecież wiedzą, że w skutecznym dotarciu do klienta ważne jest zrozumienie tego, kim on jest i co jest dla niego ważne. Szybka i skuteczna realizacja celu jest istotna, ale działając, nie można zapominać, że mamy do czynienia z ludźmi. Nie można traktować ich przedmiotowo. Podczas jednego ze szkoleń dyrektor zespołu handlowego przyznał: „Wiem, że ważna jest realizacja zadań, ale przekonałem się już niejednokrotnie, że kiedy widząc problem, z jakim boryka się mój pracownik, wysłucham go i mu pomogę, kiedy poświęcę czas i z nim porozmawiam, wystarczy czasem 15 minut, by wszystko wróciło do normy i by praca mogła być kontynuowana”.

Krótko, zwięźle i wprost

Ze względu na tempo swojej pracy i presję, w jakiej często funkcjonują wydajni, bywa że komunikują się w sposób szorstki. Czasem brak im czasu i cierpliwości, by wystarczająco łagodnie i cierpliwie przekazywać różne, szczególnie trudne, informacje.

Kiedy zwracają ludziom uwagę, że błędnie wykonali zadania, są źle odbierani nie ze względu na samą informację, lecz ze względu na ostry sposób jej przekazania. Ich głównym dążeniem jest rozwiązanie problemu, mniejszą wagę przywiązują do atmosfery, która temu towarzyszy. Dziwią się później, że ktoś czuje się urażony, podczas gdy oni godzinę później zapominają o sprawie.

Posłużę się przykładem. Wydajny dyrektor sprzedaży, chcąc rozwiązać problem zaistniały w zespole sprzedażowym, omawia na spotkaniu firmowym, na czym ów problem polega. By go lepiej zobrazować, podaje przykład złego postępowania koleżanki z zespołu, uczestniczącej w spotkaniu. Obserwuję reakcję osoby, która posłużyła za „przykład negatywnych zachowań”. Wiem, że będą kłopoty. Została złamana zasada: „chwal publicznie, krytykuj w cztery oczy”. Pracownica miała pretensje: „Dlaczego problem omówiono tylko na moim przykładzie, skoro każdy robił źle? Dlaczego nie widzi się tego, co robię dobrze, mojego zaangażowania, tylko same błędy?”. Sprawa kończy się konfliktem.

Typ wydajny mówi to, co myśli. Nie ukrywa słów krytyki. Nie omieszka powiedzieć, że coś mu się nie podoba. Warto jednak, by pamiętał przy tym, że liczy się, w jaki sposób to powie. Niektóre osoby mogą nie przyjąć krytykę właśnie ze względu na to, jak została przekazana. A jeśli nawet już ją przyjmą, będą urażeni i zdemotywowani.

„Skróty myślowe” to specjalność wydajnych. Znają je przecież tak dobrze. Nieraz zdarzało się, że zbyt duży skrót myślowy podczas tłumaczenia zadania, celu, projektu, spowodował, że otrzymali nie to, o co im chodziło. Denerwują się wtedy na pracowników. Powinni zdawać sobie sprawę, że jeśli nie wytłumaczą wystarczająco konkretnie i szczegółowo zadania, narażą się na niezrozumienie. Mylnie czasem oczekują, że inni postrzegają rzeczywistość, dany projekt tak jak oni.

Czas na słuchanie

Wydajni wolą mówić niż słuchać. Chyba że uznają, że ktoś ma im coś bardzo ważnego do powiedzenia – ważnego z punktu widzenia celów, które chcą osiągnąć. „No, przecież to oczywiste” – stwierdzają w tym miejscu wydajni. Zależy dla kogo. Dla wielu osób ważny jest sam fakt, że ktoś gotów jest wysłuchać tego, co mają do powiedzenia. Nie chodzi tylko o realizację celów, lecz także o okazanie komuś szacunku, wysłuchanie jego punktu widzenia, zainteresowania osobą.

Słuchanie ma też ogromne znaczenie w wykorzystaniu potencjału ludzkiego. Skoro cele są tak ważne, nie można nie brać pod uwagę wskazówek, pomysłów ludzi, z którymi pracujemy. Wydajni potrafią mieć genialne wizje dotyczące realizacji projektu. Świetne pomysły i rozwiązania. Jednak niejeden wydajny przyznał, że dzięki temu, że posłuchał uwag swoich pracowników, udało mu się uniknąć błędów i znalazł lepsze rozwiązanie.

Niekiedy wydajnym „szkoda czasu” na słuchanie. Tłumaczą, że mają inne, bardzo pilne, priorytetowe tematy. Wydajni przyznają często, że muszą uczyć się słuchać i poświęcić czas na słuchanie, by uniknąć problemów. Jeden z prezesów zarządzających zespołem dobrych pracowników, po wielu miesiącach rosnącej demotywacji, przyznał ze smutkiem: „No tak, pracownicy mówili o tych problemach, o braku narzędzi, spotkań w sprawie kluczowych klientów, o niewysłuchaniu stron zaangażowanych w zadanie, o braku specjalistycznych szkoleń. Zawsze wydawało mi się, że są inne, ważniejsze rzeczy, że nie mam czasu ich wysłuchać. Oni spisali listę tych kwestii, które wymagały usprawnienia – dla dobra firmy – i zostawili mojej asystentce. Nic z tym nie zrobiłem. Wydawało mi się, że nie mam czasu. Tydzień temu odszedł jeden z moich najlepszych pracowników. Miał dość pracy w takim systemie. Mam zdemotywowany zespół”.

Zrozumiał. W firmie wprowadzono regularne spotkania, na których pracownicy mogli prezentować swoje wnioski, wnosić propozycję usprawnień, mieli platformę, by się wypowiedzieć. „Kilka lat temu mieliśmy takie spotkania, ale mówiłem głównie ja. Nie byłem zainteresowany ich opinią. Chciałem jak najszybciej przekazać to, co miałem do powiedzenia” – dodał prezes.

Kto, jak nie ja?

Jednym z częstszych problemów, na które uskarżają się wydajni przełożeni, jest trudność z delegowaniem zadań. Przyczyną tego bywa nieodparte przekonanie, że „nikt nie zrobi tego tak dobrze, jak oni”. Idąc tym tokiem myślenia, wiele zadań robią sami. Drugą przyczyną może być brak cierpliwości, by wytłumaczyć, jak dane zadanie ma być wykonane, lub by przeszkolić pracowników w celu wykonania zadania. Osobom wydajnym tymczasem zależy na jak najszybszym wykonaniu pracy. Nie biorą pod uwagę, że kiedy pracownik wdroży się w wykonanie zadania, zostaną odciążeni i będą mogli zająć się bardziej strategicznymi rozwiązaniami.

Patologia

Typ wydajny ma też swoją patologiczną odmianę. Wtedy jest apodyktyczny. Uważa, że ma zawsze rację. Nie słucha nikogo. Traktuje pracowników jak „narzędzia”, które mają wykonywać jego polecenia. Często nie szanuje ludzi, nie sądzi, by mogli wnieść coś cennego do firmy. Wymaga posłuszeństwa co do wymaganych ustaleń. Kontroluje na każdym kroku, nie ufa, nie chwali i nie motywuje. Wychodzi z założenia, że sama wypłata powinna wystarczyć. Ten opis można by rozwijać. Taka postawa przełożonego prowadzi do demotywacji pracowników. Podejście wyrażające się w stwierdzeniu – „wiem wszystko najlepiej. Nikt nie będzie mi mówił, co mam robić” – to koniec rozwoju dla tej osoby i jej zespołu. Jeśli „patologicznie wydajny” stwierdzi, że nie chce tak postępować, jeśli zrozumie i będzie chciał się zmienić, konieczne będzie podjęcie niełatwej pracy nad sobą. Zmiana jest jednak możliwa tak długo, jak długo człowiek chce nad nią pracować. Budujące jest z pewnością to, że gdy typ wydajny uświadomi sobie konieczność zmiany, jest w stanie dość szybko wprowadzić ją w życie.

* T. Lowe, Zmotywuj się, Rebis, Poznań 2010.