Ponad 70 proc. pracowników odczuwa presję wykonywania kilku czynności jednocześnie. Wielozadaniowość przyczynia się do wypalenia zawodowego. Jak zarządzać czasem pracy?
- Wielozadaniowość - wymagana od pracowników
- Jakie są korzyści z umiejętności zarządzania czasem?
- Czym jest zarządzanie czasem?
- Czym jest matryca SMART?
- Czym jest prawo Parkinsona?
- Jak nie dać się rozproszyć?
Wielozadaniowość - wymagana od pracowników
Według badań Asany ponad 70 proc. pracowników odczuwa presję wykonywania kilku czynności jednocześnie. Tymczasem naukowcy, dowodzą że wielozadaniowość może wręcz prowadzić do wypalenia zawodowego. Aby go uniknąć, konieczne jest dobre zarządzanie najcenniejszym zasobem – czasem. Aplikacje i narzędzia do planowania zadań mogą pomóc, ale nie wykonają tej pracy za nas. Jakie kompetencje są niezbędne, aby nie utracić kontroli nad upływającym czasem?
Jakie są korzyści z umiejętności zarządzania czasem?
Korzyści, które niesie ze sobą umiejętność zarządzania czasem, to m.in.:
- redukcja stresu;
- większa produktywność;
- satysfakcja z efektów;
- lepsze postrzeganie siebie.
Warto planować dzień kierując się priorytetami wynikającymi z jasno wskazanych celów. Priorytetyzacja się sprawdza, szczególnie w przypadku spiętrzenia zadań lub konieczności zajęcia się pilnym i nieprzewidzianym projektem. Pomaga opanować stres wynikający z natłoku różnorodnych zadań, presji i szybkiego tempa – komentuje Magdalena Małek, główny konsultant w Wyser.
Ważne jest też umiejętne delegowanie zadań i maksymalne skupienie uwagi podczas wykonywanej pracy.
– Wiele osób pracuje, cały czas śledząc skrzynkę pocztową, która jest podstawowym narzędziem komunikacji. Powiedziałabym, że funkcjonujemy w rytmie maili, a przecież nie wszystkie są pilne. Tym bardziej radziłabym zamknąć ją na czas spotkań, gdyż przychodzące wiadomości mogą wybić z rytmu, rozproszyć uwagę i sprawić wrażenie ignorowania rozmówcy. Może się to wydawać trywialne, jednak pracując w szybkim tempie, czując presję i potrzebę bycia na bieżąco, ryzykuje się w ten sposób wiele stracić w relacjach zawodowych, co jest przecież ostatnią rzeczą, na jakiej powinno nam zależeć – komentuje Magdalena Małek, główny konsultant w Wyser.
Czym jest zarządzanie czasem?
Harvard Business Review definiuje zarządzanie czasem jako proces podejmowania decyzji, wymagający rozwinięcia konkretnych umiejętności:
- świadomości (awareness);
- organizacji (arrangement);
- adaptacji (adaptation).
Paweł Prociak, dyrektor zarządzający Wyser wskazuje, że:
Wszystkie te trzy elementy są ważne. Punktem wyjścia jest analiza produktywności, przyzwyczajeń, sposobu wydatkowania energii i czasu poświęcanego na pracę. Pomocne może być traktowanie tego ostatniego w kategoriach ekonomicznych. Porównanie go do budżetu pomaga planować i monitorować czas na bieżąco, a także uwzględnić dłuższą perspektywę.
Wiele osób myli umiejętność dobrej organizacji pracy z tworzeniem - często niekończącej się - listy zadań. Tymczasem kluczowe jest wyznaczenie priorytetów, najistotniejszych zagadnień do realizacji. W ustaleniu hierarchii mogą pomóc metody takie jak Matryca SMART, Eisenhowera czy Prawo Parkinsona.
Czym jest matryca SMART?
To jeden ze sposobów zarządzania czasem. Określa się go na 5 cech dobrze określonego celu, są to odpowiednio:
SMART:
S — Sprecyzowany
M — Mierzalny
A — Atrakcyjny
R — Realistyczny
T — Terminowy.
Czym jest prawo Parkinsona?
Zgodnie z Encyklopedią Zarządzania, prawo Parkinsona opisuje się tak, że często mamy wrażenie, że im więcej czasu posiadamy na wykonanie danej pracy, tym dłużej faktycznie ona zajmuje. W ten sposób zadanie, które jesteśmy w stanie wykonać w godzinę, może zostać rozłożone nawet na cały dzień. Parkinson C. uważa, iż "jeśli przyjmiemy, że zależność między pracą (zwłaszcza pracą biurową), a czasem niezbędnym do jej wykonania jest dość elastyczna, zobaczymy, że ilość pracy faktycznie wykonanej nie ma nic albo ma bardzo niewiele wspólnego z liczbą osób przy niej zatrudnionych. (…)
Jeżeli na wykonanie danego zadania wyznaczymy sobie mniej czasu, istnieje możliwość, że wykonamy je szybciej niż zakładaliśmy, przy okazji wyznaczając nowe granice czasowe.".
Jak nie dać się rozproszyć?
Piętnaście minut - tyle czasu potrzeba, aby wrócić do raz przerwanego zadania. Niezapowiedziane spotkania i nieplanowane rozmowy telefoniczne mogą zaburzyć rytm całego dnia, dlatego warto uwzględnić je zawczasu. Istnieją metody i aplikacje, które mają na celu zapewnić skupienie przez określony czas, np. podział na czas zarezerwowany i dostępny, czy metoda Pomodoro uwzględniająca bloki czasowe.
Dobrze sprawdza się podzielenie tygodnia na bloki aktywności, określenie ich w czasie i zajęcie się konkretnymi zadaniami wtedy, na kiedy jest to zaplanowane. Kiedy się to nie udaje, warto zastanowić się, czy dany temat na pewno powinien pozostać na liście i zrealizować go najszybciej jak to możliwe, czy też zrezygnować z niego – komentuje Magdalena Małek, główny konsultant w Wyser.