Zarządzanie procesem biznesowym w przedsiębiorstwie dotyczy wszelkich aspektów danego procesu, w tym również zasobów, jakie można wykorzystać do jego realizacji, a jego celem jest podniesienie efektywności działania. Naturalną konsekwencją tego jest zainteresowanie systemami workflow i konieczność opisania na ich potrzeby procesów zgodnie z zasadami BPM. Systemy takie mają zastosowanie w administracji, finansach oraz w obsłudze klienta. W niektórych branżach można za ich pomocą wspierać produkcję – np. w wydawnictwach.
Istota procesu biznesowego
Procesem biznesowym nazywamy sekwencję realizowanych czynności, które mają na celu osiągnięcie zdefiniowanego efektu, np. zatrudnienie nowego pracownika w firmie. W ramach realizacji takiego procesu wszystkie dane wejściowe (np. wymagania względem pracownika, opis stanowiska pracy, możliwe do zaoferowania widełki płacowe etc.) są przetwarzane w wynikające bezpośrednio z celu procesu produkty wyjściowe (wpisanie nowego pracownika na listę płac). Istotą każdego procesu biznesowego jest wytworzenie wartości dodanej dzięki wykorzystaniu odpowiednich technologii, narzędzi, wiedzy oraz umiejętności pracowników. Podchodząc do projektowania procesu biznesowego, należy uwzględnić, czy jest to proces wspierający działalność przedsiębiorstwa, czy też stanowiący samą jego istotę. Dla procesów wsparcia zwykle najważniejsze cele to obniżanie kosztów procesu przy zachowaniu jego jakości. Przy projektowaniu każdego procesu biznesowego należy uwzględnić trzy najważniejsze zmienne, jakimi są: sposób realizacji danego celu biznesowego, pracownicy łącznie z całą strukturą organizacyjną oraz pozostałe zasoby.
BPM jest podejściem do zarządzania przedsiębiorstwem poprzez zarządzanie procesami biznesowymi, monitorowanie przebiegu, jak również podnoszenie ich jakości. Korzystając z systemów klasy BPM, można nie tylko automatyzować pewne działania procesowe, udostępniać w organizacji dokumenty w wersji elektronicznej, które mogą być równolegle wykorzystywane w innych procesach, lecz także zarządzać „wąskimi gardłami” procesów biznesowych, przesuwając pracowników do nowych dla nich ról i funkcji.
Aby proces biznesowy był zarządzany, musi być on dokładnie opisany, mieć przypisanych wykonawców oraz dodatkowe zasoby, takie jak dostęp do systemów informatycznych do danych, zaś dodatkowo każdy proces powinien mieć określone kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators, KPI), dające zarządzającym firmą możliwość sprawdzania postępu lub działalności przedsiębiorstwa. Niektóre systemy informatyczne pozwalają, po zdefiniowaniu w nich przebiegu procesu biznesowego oraz dostępnych wykonawców i liczby obsługiwanych zdarzeń, na przeprowadzenie symulacji i określenia miejsc problematycznych, gdzie przebieg procesu może zwalniać z powodu zbyt małej ilości zasobów do wykonania danej czynności.
Zastosowanie BPM
Najczęściej rozwiązania klasy BPM obsługują procesy związane z przepływem dokumentów w przedsiębiorstwach, np. akceptacja faktury zakupowej lub jej ekwiwalentów, a także obsługą dokumentów wewnętrznych, takich jak np. wnioski urlopowe lub delegacje. Z tego względu systemy te mają największe szanse wdrożeniowe w sektorze publicznym, we wszystkich centrach usług wspólnych oraz w dużych organizacjach, niezależnie od sektora. Jednak część przedsiębiorstw, zgodnie ze swoją specyfiką, może na systemach klasy BPM oprzeć swoje procesy produkcyjne.
Należy pamiętać, że największe ryzyka związane z wdrożeniem systemu klasy BPM są zlokalizowane na pierwszym etapie projektu, przy analizie procesu, ponieważ błędy popełnione w tej fazie są najtrudniejsze do zniwelowania, pomimo że sam proces jest łatwy do modyfikacji w takich systemach. Jednak pominięcie na tym etapie pewnych automatycznych mechanizmów jest już znacznie trudniejsze do późniejszej samodzielnej implementacji przez przedsiębiorstwo.
Przykład rozwiązania dla procesu obsługi delegacji pracownika
W firmie istnieją już wdrożone rozwiązania automatyzacji procesu obsługi delegacji pracownika obejmujące proces od rejestracji wyjazdu na delegację, poprzez kontrolę formalną polecenia, akceptację polecenia wyjazdu z możliwością pobrania zaliczki, rejestrację rozliczenia delegacji, akceptację rozliczenia i jego kontrolę formalno-rachunkową i podatkową. W rozwiązaniu takim system klasy BPM odgrywa rolę nadzorcy, który wymaga uzyskania zgody na delegację wydanej przez przełożonego na podstawie opisu, łącznie z planowanymi kosztami. Dopiero na takiej podstawie system automatycznie przygotowuje informacje dla księgowości w celu przygotowania wypłaty zaliczki.
Rozliczenie zaliczki zaś wymaga od pracownika przekazania wszystkich dokumentów kosztowych, które są zamieniane na wersje elektroniczne i które podlegają opisowi, akceptacji przez przełożonego i wysłania ich do zaksięgowania. W rozwiązaniach takich mogą być zaszyte mechanizmy niepozwalające na przekroczenie przez pracownika przyznanego mu limitu na podróże służbowe. Mogą kontrolować uzyskanie wymaganych zgód od przełożonych wskazywanych automatycznie na podstawie struktury organizacyjnej oraz budowę ścieżek akceptacji zgodnych z poziomami struktury organizacyjnej lub uprawnień do akceptacji wydatków na podstawie sumy kosztów danej delegacji. Podobne mechanizmy mogą kontrolować składane przez pracownika rachunki rozliczające pobraną na delegację zaliczkę. Tym samym takie rozwiązanie umożliwia obsługę skomplikowanych rozwiązań organizacyjnych, firm z dużą liczbą pracowników, rozproszonych geograficznie, dla których obsługa księgowa została wydzielona do centrum usług wspólnych.
W podobny sposób systemy klasy BPM mogą wspierać inne procesy z obszaru obsługi pracowników, np. obsługa zaliczek, ryczałtów samochodowych, służbowych kart płatniczych, autoryzacji wydatków wewnętrznych, udzielanych urlopów etc.
|
|
PRZYPIS
* BPMN (Business Process Modelling Notation) to notacja, która powstała z inicjatywy organizacji Business Process Modeling Initiative. Zamiarem jej twórców było stworzenie sposobu zapisu procesów biznesowych na tyle prostego, by mogli z niego korzystać użytkownicy biznesowi, a jednocześnie umożliwiającego zapisanie wszystkich niezbędnych informacji o procesie potrzebnych analitykom i informatykom (przypis redakcji).