Wspólne działanie to potencjał owocujący ciekawymi rozwiązaniami, bowiem w procesach decyzyjnych uruchamiane są różnorodne źródła wiedzy i sposoby myślenia. Powstające w firmie grupy formalne i te mniej formalne sprawiają, że czujemy się zżyci z kolegami, a praca staje się przyjemniejsza. Cele, które chcemy osiągnąć, są bardziej wyraziste, a droga do ich spełnienia łatwiejsza. Sukcesy zauważalne i intensywniej celebrowane. Niemniej jednak funkcjonowanie grup ma swoje ciemne strony. Jednokierunkowość opinii, odrębność grup od reszty współpracowników i powstawanie tzw. firm w firmie, opartych na własnych zasadach i celowości istnienia, sprawia, że działanie całej organizacji może zostać zachwiane.
Grupa formalna czy nie
W każdej społeczności prędzej czy później pojawią się funkcjonujące na jej tle grupy. Również w firmie powstają małe, np. trzyosobowe grupki, które ułatwiają i uprzyjemniają dzień pracy, a są oparte na wspólnych zainteresowaniach, poglądach czy po prostu na sympatii. Czasem przyłączamy się do klubu zainteresowań (np. gazetka firmowa lub określony obszar wiedzy), a jeszcze innym razem grupa, z którą obcujemy, zostaje nam z góry narzucona w wyniku przesunięć w strukturze bądź zmian w polityce firmy. W zależności od sytuacji lub wewnętrznych preferencji stajemy się częścią grupy formalnej lub nieformalnej. Grupa formalna utworzona zostaje zazwyczaj na podstawie odgórnej decyzji, a opiera się nie na sympatii, lecz na profesjonalnym współdziałaniu w celu osiągnięcia określonych założeń. Grupa nieformalna natomiast nie ma sztywnych reguł funkcjonowania i działa na podstawie nieformalnych przekazów, opinii i rad. Będąc częścią grupy, oczekujemy zwykle zrozumienia, możliwości wypowiedzenia się, poczucia bezpieczeństwa i przynależności. Czasem nasze cele nie zostaną osiągnięte, jednak sporo korzyści przemawia za sensownością istnienia grup pracowniczych.
Zalety wspólnot w firmie
Poszukiwanie osób o zbliżonych charakterach, zainteresowaniach lub celach sprawia, że czujemy się integralną częścią wspólnoty, a funkcjonowanie (w pracy i w życiu prywatnym) staje się ciekawsze i prostsze. Nabieramy chęci do działania, zauważamy własne zalety i doceniamy umiejętności. Wsparcie kolegów i pojawiające się sukcesy napędzają do kolejnych działań. Przynależność do grupy wzmacnia poczucie tożsamości i pewności siebie. Oto kilka podstawowych zalet działania w teamie:
- Siła komunikacji – obcując z kolegami, którzy wyrażają swoje opinie, sami uczymy się otwartej komunikacji. Poznajemy ludzi, ich emocje i podejście do problemów. Obserwujemy ruchy, gesty, mimikę, co także ułatwia przekaz komunikatów niewerbalnych.
- Konkurencja – odrobina współzawodnictwa motywuje do intensywnego myślenia i generowania nowych pomysłów, a skutkuje lepszymi efektami.
- Twórcze myślenie – czasem jedno słowo może natchnąć do ciekawej wypowiedzi lub propozycji rozwiązania. Współpracując z kolegami, stanowimy całość, jednak złożoną z odrębnych jednostek, które mają swoje niepowtarzalne pomysły. Kreatywność często kwitnie w grupie, a wszyscy jej wrogowie są uciszani.
- Rozwój – poznawanie wielu aspektów rozumowania i dostęp do informacji to nauka siebie samego i rozwój własnych możliwości.
- Mobilizacja – zdarza się, że brak nam motywacji do działania, bo cóż sami możemy zrobić: „przecież to walka z wiatrakami!”. Działanie w grupie i wzajemne napędzanie się do podejmowania aktywności sprawia, że siłą rzeczy zyskujemy więcej chęci.
- Łatwiejsza decyzyjność – szeroka analiza problemu i ryzyka stanowi o podejmowaniu trafniejszych decyzji. Pod warunkiem jednak, że presja otoczenia i brak obiektywizmu nie zburzą owego procesu decyzyjnego.
Negatywne aspekty działań grupowych
Obok pozytywnych stron funkcjonowania grup warto podkreślić mniej przyjemny aspekt związany z upływem czasu, różnorodnością charakterów i narastającymi problemami, a wpływający na pracowników.
Problemy w obrębie grupy
Początkowe działanie grup przynosi ciekawe korzyści, jednak często, wraz z ujawnianiem się poszczególnych zachowań czy też sposobów pojmowania określonych tematów, zaczynają pojawiać się problemy. Na początku warto zaznaczyć zatracenie samodzielności i obiektywizmu przy podejmowaniu decyzji na rzecz ulegania sugestiom i naciskom kolegów. Osoby, które odczuwają obojętność wobec grupy lub obawiają się jej oceny, przestają dzielić się swoimi spostrzeżeniami.
Zaobserwować można również zjawisko, w którym grupa ma wrażenie dominacji nad innymi oraz nieomylności własnych sądów. W wyniku tego pojawiają się błędne i nietrafne decyzje. Powtarzalność takich procesów oraz brak zauważalnych efektów powodują, że do grupy zakrada się rutyna, niemoc i demotywacja.
Trzeba również podkreślić problemy wynikające z istnienia zbyt autokratycznego lidera kierującego się negatywnymi emocjami (niekiedy nie do końca uświadomiony gniew, frustracje, pretensje), a objawiające się podburzaniem grupy wobec określonej osoby lub osób czy negowaniem decyzji zapadających w firmie.
Wpływ na współpracowników
Funkcjonowanie mocnej grupy w organizacji powoduje, że reszta personelu nie ma siły przebicia i zatraca chęć do współdziałania oraz do wykonywania nawet codziennych obowiązków. I odwrotnie, „grupa trzymająca władzę” motywuje swoim istnieniem do powstawania kolejnych grup, podejmujących niekiedy nieuzasadnione działania, a wręcz walkę o pozycję w organizacji. Potyczki oparte na emocjach absolutnie nie służą rozwojowi jednostki i całej firmy.
Warto również wspomnieć o problemach wynikających z zacierania granic między prywatnością a pracą – koledzy dogłębniej poznają nasze zachowania, sytuację rodzinną, zdrowotną czy finansową, i niestety mogą to niegrzecznie wykorzystać w dyskusji.
Wpływ na kierownictwo
Zbyt silne więzi między pracownikami, brak obiektywizmu i uleganie presji grupy mogą również zaburzyć możliwości decyzyjne kierownictwa i utrudniać zarządzanie personelem. Istotnym elementem jest poczucie utraty kontroli nad grupą pracowniczą, której cele przestają być tożsame z celami firmy, a sposób postrzegania organizacji może różnić się od pożądanego i źle wpływać na morale reszty kolegów. Ponadto komunikaty przekazywane grupie, które mimo zapewnień o dyskrecji, zaczynają krążyć po firmie, oraz obserwacja specyficznych jej zachowań, obniża znacząco stopień zaufania szefa wobec podwładnych. Powoduje to z kolei blokowanie komunikatów ze strony kierownictwa wobec całego personelu, a tym samym wywołuje niepokój.
Należy również zaznaczyć, że w bezpiecznym i znanym środowisku danej grupy pojawia się opór na zmiany i idącą za nimi niepewność. Grupa przestaje dostrzegać zalety, jakie niosą ze sobą zmiany, skutecznie je blokując, a tym samym redukując możliwości rozwoju firmy.
Istnienie znaczących rozłamów w organizacji oraz napiętrzające się problemy związane z brakiem przepływu informacji, słabą wydajnością i obniżoną motywacją, skutkują zaburzeniami w obrębie firmy i fluktuacją kadr.
Jak zachowywać się w grupie:
- Bądź uczciwy wobec siebie.
- Szanuj opinie swoich rozmówców.
- Nie obawiaj się wyrażać własnych sądów (może dodasz komuś odwagi?).
- Wypowiadaj się łagodnie, lecz rzeczowo.
- Nie doprowadzaj do bezsensownych dyskusji, które mają na celu tylko ukazać słuszność Twojego zdania (zostaniesz uznany za konfliktowego i nieumiejącego przyznać się do błędu).
- Zachowaj swoją tożsamość i wartości, ale otwórz się na innych oraz ich poglądy, które mogą okazać się słuszne.