Go Sport Polska, jeden z czołowych dystrybutorów artykułów sportowych w Polsce i właściciel sieci sklepów sportowych Go Sport, to firma o rozproszonej strukturze zatrudnienia. Taka specyfika zatrudnienia wymaga specjalistycznej obsługi w zakresie naliczania płac. Dotychczasowe rozwiązanie nie satysfakcjonowało Go Sport, dlatego też firma zdecydowała się na nawiązanie współpracy z nowym dostawcą usług w zakresie naliczania płac i rozliczania czasu pracy. Zorganizowano przetarg, który wygrała firma ADP Polska, dostawca usług z zakresu naliczania płac i administracji kadrami.
W marcu 2009 r. rozpoczęło się wdrożenie modelu funkcjonalnego dostosowanego do specyfiki i potrzeb Go Sport, a za lipiec 2009 r. ADP naliczyło pierwsze wynagrodzenia. W ramach współpracy ADP obsługuje płace i rozlicza czas pracy wszystkich pracowników i zleceniobiorców Go Sport Polska – ponad 700 osób.
W ramach współpracy w zakresie naliczania płac i rozliczania czasu pracy Go Sport korzysta z takich usług, jak obsługa kadrowa pracowników za pomocą narzędzi w systemie kadrowo-płacowym, ewidencjonowanie danych kadrowych w tym systemie, naliczanie wynagrodzeń, planowanie, rejestrowanie i rozliczanie czasu pracy.
Kluczowe kwestie
Głównym założeniem projektu było stworzenie skutecznego, odpowiadającego Go Sport, rozwiązania do naliczania płac i rozliczania czasu pracy pracowników. Firmy o rozproszonej strukturze i zatrudnieniu wymagają bowiem specyficznych rozwiązań oraz sprawnej i dobrej komunikacji z dostawcą usług.
Podczas projektu wdrożeniowego w Go Sport dużym utrudnieniem był brak możliwości pozyskania archiwalnych danych, potrzebnych do przeprowadzenia migracji. Dlatego też zdecydowano się na ręczne wprowadzanie danych, połączone z symulacyjnym naliczaniem archiwalnych list płac. Pozwalało to bowiem na zapewnienie danych do naliczania składek na ZUS, zaliczek na podatek dochodowy oraz podstaw zasiłkowych – już podczas naliczania wynagrodzeń przez ADP. Ta formuła nie miała jednak wpływu na wydłużenie procesu tworzenia modelu funkcjonalnego. Dzięki wysiłkowi i zaangażowaniu obu zespołów pracujących nad projektem udało się zakończyć projekt w przewidzianym terminie.
Na potrzeby Go Sport stworzone zostało elastyczne i w pełni dostosowane do potrzeb rozwiązanie zapewniające dostęp do dwóch systemów ADP: kadrowo-płacowego, z którego korzysta trzech użytkowników, oraz oprogramowania służącego do realizacji przepływu dokumentów oraz do zarządzania czasem pracy, z którego korzystają cztery, pięć osób w każdym salonie Go Sport. Daje to łącznie liczbę ponad 100 użytkowników (Go Sport posiada obecnie w Polsce 24 sklepy). Upoważniony menedżer sklepu może za pośrednictwem internetu planować i rejestrować czas pracy swoich pracowników. System zapewnia całkowite bezpieczeństwo, stałą dostępność oraz, co jest szczególnie ważne, pełną poufność danych. Komunikacja i wymiana danych z ADP odbywa się za pomocą infrastruktury w Centrum Hostingowym.
Efekty projektu
Po początkowych trudnościach związanych z migracją danych, rozwiązanych za pomocą ręcznego wprowadzania danych na podstawie skanów dokumentacji papierowej oraz symulacyjnego naliczania archiwalnych list płac, system został przetestowany i zyskał akceptację klienta. W trakcie naliczania archiwalnych płac wykryte zostały nieprawidłowości w naliczeniach za poprzednie okresy, co w dalszej konsekwencji mogło grozić firmie sankcjami i karami pieniężnymi. Zatem jednym z celów była poprawa jakości obsługi.
Polepszeniu uległa komunikacja na linii klient–dostawca. Do dyspozycji Go Sport oddelegowany jest zespół pracowników ADP, którzy dbają o jakość i terminowość obsługi. Równie ważnym, wymiernym efektem, jest automatyzacja procesu księgowania wynagrodzeń. Dzięki zastosowaniu transferu listy płac do systemu finansowego dział księgowości oszczędza przynajmniej jeden dzień pracy, bowiem dotychczas dane te wprowadzane były ręcznie. Pozwala to pracownikom działu księgowości na wykonywanie innych istotnych zadań.
– Projekt realizowany dla Go Sport postawił przed nami duże wyzwania. Na jego potrzeby zbudowaliśmy elastyczne i funkcjonalne rozwiązanie, które nie tylko przyniosło oszczędności kosztowe, ale również odciążyło pracowników salonów od spraw kadrowych, pozwalając im się skupić na ich głównym działaniu, czyli rozwoju sprzedaży. Na podkreślenie zasługuje atmosfera współpracy oparta na partnerskich relacjach, która przyczyniła się do sprawnego i terminowego zrealizowania projektu wdrożeniowego – podsumowuje Przemysław Budzbon, dyrektor zarządzający ADP Polska.
Go Sport Polska Sp. z o.o. to sieć dystrybutorów artykułów sportowych w Polsce i właściciel sieci sklepów sportowych Go Sport. Firma działa w Polsce od 10 lat, posiada 24 salony ze sprzętem i odzieżą sportową. Go Sport Polska należy do grupy Go Sport, która posiada obecnie ponad 350 sklepów sportowych w pięciu krajach (Francji, Belgii, Polsce, Arabii Saudyjskiej i w Zjednoczonych Emiratach Arabskich). Od 1990 r. Go Sport należy do Grupy Rallye.
ADP jest światowym liderem w outsourcingu funkcji kadrowo-płacowych. Firma została założona w 1949 r. w New Jersey w Stanach Zjednoczonych. Na rynku polskim obecna jest od 10 lat.
ADP jest obecna na pięciu kontynentach i ma około 150 oddziałów w 31 krajach. Firma zdobyła zaufanie niemal 600 tysięcy klientów. ADP zatrudnia prawie 46 tys. pracowników. Z usług świadczonych przez ADP korzysta co miesiąc ponad 50 mln pracowników, z czego 9 mln w Europie, a ponad 80 tys. w Polsce.
Marta Suchorska-Tomaszewska
kierownik ds. zasobów ludzkich Go Sport
Przed wprowadzeniem systemu firmy ADP, Go Sport Polska Sp. z o.o. stosował już outsourcing płacowy. Jednakże ciągle poszukiwaliśmy precyzji i bardzo wysokiej jakości usług, którą znaleźliśmy w firmie ADP. Oprócz tego wprowadzenie programu w dużej mierze wpłynęło na wzrost produktywności w jednostkach handlowych, które do tej pory były zobligowane do prowadzenia części spraw kadrowych: system ADP pozwolił scentralizować płace i kadry w siedzibie firmy. Ponadto, kiedy nastąpiły ciężkie czasy kryzysu, rozwiązania systemowe ADP stały się naszym głównym sprzymierzeńcem w zarządzaniu w czasach niepewności: system ADP dostarczył nam precyzyjnych narzędzi w postaci miarodajnych wskaźników, raportów i statystyk niezbędnych do zarządzania zasobami ludzkimi w firmie o profilu handlowym – podsumowuje dotychczasową współpracę.