Webinar, videocast, wiki

Najpopularniejsze obecnie narzędzia wykorzystywane przez duże organizacje na całym świecie to: szkolenia tworzone na potrzeby klienta i szkolenia gotowe on-line, wirtualne biblioteki wiedzy, narzędzia typu wiki, videocasty, webinary, rozwiązania bazujące na mechanizmach social learningu. Mogą one być elementami blended-learningu – podejścia opartego na wykorzystaniu różnych form szkoleniowych, wspieranych – bądź nie – nowymi technologiami. Stanowią one zwykle pewien katalog narzędzi, jakie ma do dyspozycji organizacja, wykorzystywanymi zgodnie z konkretnymi potrzebami edukacyjnymi. Powstaje zatem pytanie, czy i w jakim stopniu przedsiębiorstwa działające na polskim rynku czerpią z bogactwa nowych form szkoleniowych? Jeśli nie, to czy jest szansa na ich wdrożenie w przyszłości? Jakie argumenty przemawiają „za”, a jakie „przeciw” wykorzystywaniu tego typu możliwości?

Próbę odpowiedzi na te pytania podjęto w ramach badania jakościowego „Learning Problems – e-solutions...”1 przeprowadzonego przez XY Learnig Team na grupie menedżerów HR dużych organizacji. Wyniki badania pokazały, że przedstawione w wywiadach przykładowe formy i metody rozwoju kompetencji pracowników na odległość raczej nie są powszechnie stosowane w dużych organizacjach działających na polskim rynku.

E-szkolenia

Z gotowych szkoleń e-learningowych korzystają tylko niektóre z badanych przedsiębiorstw. Również tylko kilku menedżerów HR wyraziło swoje zainteresowanie tego typu formą rozwoju pracowników w przyszłości. Zwracano uwagę, że najlepsze zastosowanie dla e-szkoleń gotowych to „twarda wiedza”, na przykład z zakresu BHP bądź aspektów prawnych. Ich specyfika idealnie pasuje także do nauki programów komputerowych, na przykład tych wchodzących w skład pakietu MS Office. W jednej z firm planowane jest ich wykorzystanie w obszarze obsługi klienta. Szkolenia tego typu to również dobra droga do odświeżenia wiedzy, która już została nabyta.

Niektóre obszary działania różnych przedsiębiorstw są na tyle zbieżne, że nie ma potrzeby przygotowywać odrębnych szkoleń. Wskazywano, że e-szkolenia gotowe są szybką odpowiedzią na jakąś potrzebę szkoleniową. Jednocześnie na niekorzyść e-szkoleń gotowych, zdaniem menedżerów HR, przemawia specyfika i różnorodność przedsiębiorstw funkcjonujących na rynku. Każde z nich posiada niepowtarzalne podejście do poszczególnych obszarów podlegających szkoleniu, ze względu na reprezentowaną branżę, ofertę czy kulturę organizacyjną. W takiej sytuacji trudno jest korzystać ze zunifikowanych programów szkoleniowych. Zauważano także, że często szkolenia gotowe dotyczą tematów zbyt oczywistych, z których wiedzę mają już wszyscy pracownicy, zwłaszcza przychodzący do firmy zaraz po studiach.

E-szkolenia dedykowane, czyli przygotowane na zamówienie konkretnej firmy, to najbardziej rozpowszechniona wśród badanych firm forma zdobywania wiedzy z wykorzystaniem nowych technologii. Kursy tego typu są podstawą do nauczania procedur, przekazywania informacji na temat polityki wewnętrznej firmy, produktów czy usług. Niektóre organizacje przygotowują tego typu szkolenia we własnym zakresie i nie korzystają z dostawców zewnętrznych. Ważnym argumentem, przemawiającym za korzystaniem z omawianego rozwiązania, jest możliwość uelastycznienia danego programu, dostosowania go do specyfiki organizacji, w której ma być zrealizowany. Jednocześnie zaznaczano, że szkolenia przygotowane na potrzeby danej firmy są droższe niż gotowe, co może powodować, że nie będą się cieszyły aż tak dużym powodzeniem w przyszłości. Poza tym ich przygotowanie jest zwykle czasochłonne, w związku z czym korzystanie z nich nie zawsze jest opłacalne, zwłaszcza w przypadku szybko dezaktualizującej się wiedzy.

Webinary

Za pośrednictwem webinarów dokształcano w badanych firmach pracowników między innymi z zakresu SAP. Wskazywano, że jest to dobre narzędzie do szkoleń krótkich, gdzie chcemy przekazać wiedzę „w pigułce”. Przedstawiciele firm, w których nie stosowano webinarów, widzieli możliwość ich zastosowania w szkoleniach z kwestii prawnych oraz przy wprowadzaniu nowych procesów w organizacji. Ich użyteczność sprawdziłaby się także przy wdrażaniu nowych pracowników bądź w odniesieniu do kadry zarządzającej, która, jak podkreślano, ma wysoki poziom motywacji do zdobywania wiedzy. Wskazywano, że webinar jest szczególnie przydatny, gdy pracownicy firmy są rozproszeni w różnych lokalizacjach.

Zwolennicy omawianego narzędzia dostrzegali korzyści z jego stosowania przede wszystkim w możliwości odbywania szkolenia w miejscu pracy, bez generowania dodatkowych kosztów związanych z dojazdem i noclegami. Zwłaszcza że wydatki na podróże oraz noclegi w hotelach stanowią znaczną część kosztów, które trzeba ponieść na szkolenie. Jako zaletę wskazywano również dużą oszczędność czasu. Zwolennicy tej metody wskazywali również na jej skuteczność – porównywalną do szkoleń tradycyjnych. Z kolei sceptycy zauważyli, że efektywność webinarów jest niższa w porównaniu do typowych zajęć warsztatowych.

Fora dyskusyjne

Fora dyskusyjne to narzędzia wykorzystywane w badanych przedsiębiorstwach raczej do komunikacji aniżeli do przekazywania wiedzy. Ciekawym rozwiązaniem planowanym w jednej z firm jest wprowadzenie możliwości komunikowania się za pośrednictwem forum ograniczonego czasowo – uruchamianego po zakończeniu szkolenia tradycyjnego. Wówczas możliwa jest wymiana wiedzy, wyjaśnienie wątpliwości, wyrażenie dodatkowych uwag i opinii między pracownikami i trenerami prowadzącymi szkolenie.

Plusem takiego narzędzia, zdaniem przedstawicieli badanych firm, jest możliwość dzielenia się wiedzą, uczenie się na doświadczeniu innych, usprawnianie przepływu informacji. Z kolei słabością tego typu narzędzia jest konieczność stałego monitorowania zamieszczanych postów, co wymaga oddelegowania do tego moderatorów, czyli osób, które zarządzałyby poszczególnymi wątkami. Dodatkowo należałoby sprawdzać, na ile prowadzone rozmowy dotyczą kwestii merytorycznych, a na ile są to rozmowy nieformalne. Co więcej, zwracano uwagę, że istotnym warunkiem stworzenia forum jest dość duża liczba uczestników, którzy byliby zainteresowani danym tematem. W niektórych firmach znacznie efektywniejszym – zwłaszcza czasowo – rozwiązaniem jest kontakt za pośrednictwem telefonu bądź e-maila. Do wykorzystywania forów jako narzędzia transferu wiedzy zniechęca także ich mała wiarygodność. Zwracano uwagę, że trudno zidentyfikować, czy osoba udzielająca się na forum to na pewno ekspert, którego wpisy można traktować jako źródło rzetelnej wiedzy. Korzystaniu z forów, zdaniem respondentów, nie sprzyjałaby także mała otwartość Polaków i strach przed zadawaniem pytań.

Communities of practice

Dzielenie się doświadczeniami w formule on-line – inaczej communities of practice – praktykowane jest w pojedynczych firmach. Przykładem zastosowania są tworzone na potrzeby konkretnych projektów tak zwane e-roomy, każdy dopasowany do innego obszaru tematycznego. W pozostałych przedsiębiorstwach wykorzystuje się w tym celu raczej tradycyjne źródła komunikacji – spotkania bezpośrednie, rozmowy telefoniczne czy kontakt e-mailowy. Według jednego ze zwolenników tej metody istnieje szansa na jej rozpowszechnienie, ponieważ w jego firmie na pewno jest potrzeba wymiany i takiej platformy, gdzie jest pewna kumulacja wiedzy i gdzie różne osoby korzystają z tych zasobów i dołączają swoje efekty pracy. Jest to szczególnie pożyteczne w przypadku szybko dezaktualizujących się obszarów wiedzy. Zauważono, że generalnie bardzo dużo firm coraz częściej do tego nawiązuje i coraz częściej, nie nazywając tego wprost, z tego korzysta. Dużą szansą na upowszechnianie się communities of practice prawdopodobnie będzie obserwowany trend zarządzania wiedzą, dzielenia się informacjami. Choć jednocześnie wskazano, że barierą przy jej wdrażaniu w praktyce może być niechęć części pracowników do przekazywania innym własnego know-how.

Blogi

Pisanie blogów, podobnie jak korzystanie z pozostałych narzędzi e-learningowych, raczej stosowane jest w celach komunikacyjnych. Przykładowo, w jednej z międzynarodowych organizacji prezes korzysta z wideobloga, za pośrednictwem którego odpowiada na wszystkie pytania zadawane przez pracowników. Jednocześnie przedstawiciele badanych przedsiębiorstw z dość dużym dystansem podchodzili do możliwości przekazywania wiedzy za ich pośrednictwem. Wyrażano obawy związane z brakiem inicjatywy pracowników do tworzenia wpisów na blogu. Ponadto okazuje się, że ciężko byłoby uzyskać zgodę zarządu na jego prowadzenie w trakcie godzin pracy.

Pozostałe formy szkoleniowe

Pozostałe rozwiązania: narzędzia typu wiki, webcasty, audiobooki i wirtualne biblioteki wiedzy, postrzegano w kategoriach wsparcia – czegoś, co nie będzie zastępowało typowego szkolenia, ale będzie jego uzupełnieniem. Sygnalizowano, że nowe formy szkoleniowe to element, który pozwala poszerzyć wiedzę i wspierać działania rozwojowe oraz może służyć do motywowania pracowników w samorozwoju.

Badanie przeprowadzone przez XY Learning Team wyraźnie pokazało, że poszczególne formy szkoleniowe nie są wdrożone w większości badanych organizacji. Uzyskane opinie jednoznacznie wskazują, na ile możliwe jest wykorzystanie poszczególnych rozwiązań w procesach rozwojowych pracowników w polskich organizacjach – stworzona została lista argumentów przemawiających za i przeciw wdrożeniu każdego z nich. Analizując opinie menedżerów, można zastanowić się również, które z przytaczanych rozwiązań najlepiej odpowiada na bieżące potrzeby badanej organizacji, ponieważ dla każdej z firm inne rozwiązanie wydaje się być bardziej lub mniej efektywne, w zależności od kultury organizacyjnej, bieżących potrzeb rozwojowych czy wysokości budżetu. Rodzi to refleksję, że bogactwo nowych form szkoleniowych daje niespotykaną dotąd możliwość optymalizacji realizowanych procesów rozwojowych, zgodnie ze specyfiką działania danego przedsiębiorstwa.

 Tabela 1

Opinie na temat poszczególnych form szkoleniowych

Opracowanie własne na podstawie wyników badania

Definicje

E-szkolenie to ustrukturalizowany zbiór ekranów z treścią szkoleniową do indywidualnego wykorzystania jako samodzielny materiał lub jako element szerszego procesu rozwojowego.

Webinar to forma zdalnej komunikacji realizowana w modelu jeden do wielu (jedna osoba przekazuje wiedzę wielu odbiorcom), ale udostępniająca również mechanizmy pozwalające na seminaryjną pracę z grupą. Webinar umożliwia: udzielenie głosu uczestnikowi, podzielenie się własną opinią, zadanie pytania (chat), pracę zespołową (whiteboard) lub zagłosowanie (podniesienie ręki).

Fora dyskusyjne to forma asynchronicznej komunikacji tekstowej realizowanej w internecie. Fora pozwalają na grupowanie wypowiedzi w wątki dyskusji. W funkcji szkoleniowej fora wykorzystywane są często do zadawania pytań, wyjaśniania wątpliwości oraz dzielenia się doświadczeniami. Stosuje się je także jako mechanizmy pozwalające na zespołową pracę nad jakimś zagadnieniem.

Nowe technologie wspierają dzielenie się doświadczeniami w formule on-line. Dzięki różnym formom komunikacji i dystrybucji treści możliwości te istotnie wzrosły, a ich rola w procesach szkoleniowych stała się bardziej widoczna, zyskując na znaczeniu. Do takich form komunikacji i dystrybucji treści synchronicznych zaliczamy np. webinary, wideokonferencje, telekonferencje, a do asynchronicznych np. fora dyskusyjne, e-maile, narzędzia typu wiki czy blogi.

Blogi eksperckie to witryny internetowe, na których eksperci publikują w postaci krótkich artykułów swoje przemyślenia, inspiracje, sugestie, a także dzielą się doświadczeniami. Istotną cechą blogów jest możliwość komentowania wypowiedzi eksperta przez czytelników, a także możliwość zadawania pytań. Wokół blogów zwykle tworzą się społeczności osób zainteresowanych danym tematem.

Wiki to witryny internetowe pozwalające na kolektywne opracowywanie treści na zadany temat. Każdy z użytkowników takiej witryny może zaproponować własny fragment (np. artykuł) do publikacji oraz opracować jego treść. Może również zaproponować zmiany w treściach opracowanych przez innych autorów. Dzięki mechanizmom kolektywnej weryfikacji treści publikowane w ramach narzędzi typu wiki mają szansę stać się kompletne oraz obiektywnie poprawne.

Webcast (podcast) to forma krótkiej, zwykle kilkuminutowej treści elektronicznej publikowanej w internecie do samodzielnego zapoznania się w formie asynchronicznej. W ramach webcastów wyróżnić można videocasty (treści oparte na przekazie wideo – zwykle w postaci wypowiedzi eksperta opowiadającego o jakimś zagadnieniu) oraz audiocasty (treści oparte na przekazie audio – zwykle w postaci nagrania w formacie mp3 możliwego do odsłuchania na komputerze lub odtwarzaczu plików dźwiękowych).

Audiobooki to forma długiej, dźwiękowej treści dystrybuowanej elektronicznie zwykle za pośrednictwem płyt CD-ROM lub udostępnianej w sieci. W przeciwieństwie do audiocastów (które są krótkie i skupiają się na jednym, drobnym zagadnieniu), audiobooki są bliższe charakterowi (strukturze, objętości, językowi) typowej książki lub są jej dokładnym przeniesieniem do formy dźwiękowej.

Wirtualne biblioteki wiedzy to miejsca w sieci pozwalające na sięgnięcie do uporządkowanych i zweryfikowanych przez odpowiednie osoby zasobów treści. Zwykle zawierają efektywne mechanizmy przeszukiwania, pozwalające na szybkie dotarcie do interesujących elementów.

 

PRZYPISY

¹ „Learning Problems – e-solutions. Pierwsze badanie jakościowe opisujące wykorzystanie e-learningu w korporacjach działających na polskim rynku” zostało przeprowadzone przy wykorzystaniu indywidualnych wywiadów pogłębionych z menedżerami HR dużych organizacji działających na polskim rynku. Indywidualny wywiad pogłębiony jest jedną z metod badań jakościowych i polega na przeprowadzeniu rozmowy z respondentem, przy wykorzystaniu listy poszukiwanych informacji. Pozostawia zarówno badaczowi, jak i respondentom pewną swobodę wypowiedzi. W przypadku tego typu badań nie ma odwołań do liczb, korelacji czy statystycznego wnioskowania, ponieważ opiera się na niewielkiej grupie badanych. Metoda ta nie jest powszechnie wykorzystywana w badaniach realizowanych w środowisku biznesowym, ponieważ jej opracowanie wymaga specjalistycznej wiedzy oraz jest czasochłonne. Pozwala jednak uzyskać szerokie spojrzenie na badany problem, poznać prawdziwe przyczyny i motywacje podejmowanych przez organizacje działań, zrozumieć zwykle niekomunikowane potrzeby i opinie menedżerów. Badanie realizowane było na przełomie 2011 i 2012 roku. Łącznie zostało przeprowadzonych 20 wywiadów z menedżerami HR i osobami odpowiedzialnymi za kreowanie polityki rozwojowej dużych przedsiębiorstw, łącznie zatrudniających około 800 tys. pracowników na całym świecie.