E-szkolenia w wielu przypadkach stają się znacznie tańszym i efektywniejszym sposobem na rozwój pracowników niż tradycyjne zajęcia w sali szkoleniowej. Według badania Saratoga HC Benchmarking (PwC) jeszcze w 2008 roku przeciętny koszt szkolenia jednego pracownika w Polsce wynosił aż 1566 zł i był o prawie 50 proc. wyższy niż w krajach Europy Zachodniej. W 2009 roku wydatki szkoleniowe polskich firm spadły o 23 proc., zbliżając się w ten sposób do poziomu europejskiego. Jedną z przyczyn redukcji kosztów było coraz częstsze zastosowanie przez pracodawców narzędzi e-learningu.
E-oszczędność
Najbardziej docenianą przez przedsiębiorstwa i jednocześnie największą korzyścią płynącą z zastosowania szkolenia e-learningowego w firmie jest widoczna redukcja kosztów w stosunku do nakładów finansowych związanych z organizacją szkolenia tradycyjnego. Zastosowanie e-szkolenia pozwala wyeliminować koszty wynikające z ewentualnych podróży pracowników do miejsca szkolenia, ich zakwaterowania, wynajęcia sali szkoleniowej czy opłacenia honorarium trenera. Dodatkowo koszt zakupu szkolenia e-learningowego w przeliczeniu na jednego pracownika jest zdecydowanie niższy niż w przypadku tradycyjnych rozwiązań. Co więcej, poziom wydatków firmy związanych ze szkoleniem w formie elektronicznej nie jest uzależniony od liczby biorących w nim udział pracowników, tak jak dzieje się to w przypadku tradycyjnych programów szkoleniowych. W rezultacie dostępna oferta szkoleniowa może być dużo bardziej rozbudowana. Zastosowanie e-szkoleń daje pracodawcom także możliwość bieżącego monitorowania postępów pracowników. Dzięki testom weryfikującym w łatwy sposób mogą oni sprawdzić poziom wiedzy przyswojonej przez uczestników każdego szkolenia.
E-lastyczność
Istotną zaletą szkoleń e-learningowych jest także ich duża elastyczność i możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb uczestników i pracodawcy. Zawartość szkolenia e-learningowego może być na bieżąco modyfikowana wraz z rozwojem firmy, zmieniającymi się potrzebami, wymaganiami stawianymi przez rynek czy sugestiami uczestników wskazującymi nieatrakcyjne lub nieskuteczne elementy szkolenia. Warto też pamiętać, że oddelegowanie całego działu organizacji na szkolenie tradycyjne nie tylko utrudnia i dezorganizuje pracę, ale często generuje straty. Rozwiązaniem tego problemu jest właśnie e-learning, który umożliwia pracownikom szkolenie się w dogodnych dla nich i firmy porach, bez konieczności angażowania wszystkich pracowników działu jednocześnie.
Warto pamiętać, że e-szkolenie gwarantuje ten sam poziom wiedzy dla wszystkich jego uczestników. W przypadku szkoleń tradycyjnych, prowadzonych często przez różnych trenerów, trudno uniknąć różnic w sposobie ich realizacji i zawartości merytorycznej. Korzystając ze szkolenia e-learningowego, każdy pracownik ma pewność, że otrzymuje tę samą jakość wiedzy, co jego pozostali uczestnicy. Dzięki narzędziom e-learningu pracownicy mogą też w każdej chwili, nawet po ukończeniu szkolenia, wrócić do zawartych w nim treści, uzyskując elastyczny dostęp do wiedzy.
Doraźnie czy systemowo?
Szkolenia e-learningowe mogą być wykorzystywane w firmach doraźnie lub stać się jednym z elementów całościowego modelu rozwoju pracowników. Doraźne zastosowanie e-szkoleń jest skuteczne zwłaszcza w sytuacjach wymagających przeszkolenia w krótkim czasie dużej grupy ludzi znajdujących się w różnych lokalizacjach. Z tego właśnie względu takie rozwiązania najlepiej sprawdzają się w przypadku tzw. twardych obszarów, czyli na przykład szkoleń produktowych w bankach i firmach ubezpieczeniowych czy zagadnień BHP.
Rozwiązania e-learningowe mogą być jednak czymś więcej niż tylko doraźną metodą przekazywania wiedzy pracownikom. Coraz popularniejsze wśród dużych organizacji staje się bowiem włączanie e-szkoleń do kompleksowego systemu rozwoju kadr, w którym szkolenia internetowe, obok tych tradycyjnych, coachingu czy on-the-job-training, są jedną z wielu dostępnych form dostarczania wiedzy i rozwijania kompetencji. Takie zaawansowane rozwiązania e-learningowe pozwalają całościowo zarządzać procesem planowania, oferowania oraz prowadzenia szkoleń i są stworzone dla organizacji mających dojrzałe procesy HRM, korzystających z zaawansowanych rozwiązań informatycznych do zarządzania kapitałem ludzkim.
W tego typu organizacjach szkolenia e-learningowe są doskonałą metodą na rozbudowanie i monitorowanie kompetencji potrzebnych do pracy na poszczególnych stanowiskach. W systemie znajdują się informacje o kompetencjach i umiejętnościach wymaganych na każdym ze stanowisk, dzięki czemu menedżer ma możliwość bieżącego porównywania ich z kompetencjami posiadanymi przez danego pracownika. Rozbieżności pomiędzy posiadanymi przez pracownika a oczekiwanymi na danym stanowisku kompetencjami mogą zostać zniwelowane za pomocą odpowiedniego szkolenia. Dzięki powiązaniu szkolenia z przekazywanymi kompetencjami i kwalifikacjami, system jest w stanie automatycznie określić dla pracownika listę szkoleń, które uzupełnią wymagane na jego stanowisku kwalifikacje do odpowiedniego poziomu. Rozpoznanie takich potrzeb szkoleniowych może odbywać się w dowolnym momencie roku, a w szczególności może być efektem procesu ocen okresowych, w którym menedżerowie i pracownicy, wspomagani przez system, określają potrzeby na poziomie każdego pracownika. Informacja ta jest następnie przetwarzana zbiorczo przez osoby odpowiedzialne za organizację szkoleń. W ten sposób powstaje plan szkoleń, w którym jednym z narzędzi rozwoju pracownika może być właśnie szkolenie e-learningowe udostępnione pracownikowi na przykład z poziomu przeglądarki internetowej. Pracownik za pośrednictwem poczty elektronicznej zostaje poinformowany o konieczności przejścia wyznaczonego szkolenia. Po jego ukończeniu informacja o poziomie kompetencji i kwalifikacjach pracownika zostaje zaktualizowana w systemie, a luka kompetencyjna zniwelowana.
UWAGA
Materiały do szkolenia e-learningowego mogą być zakupione od dostawców zewnętrznych lub przygotowane wewnątrz organizacji, na przykład przez pracowników działu szkoleń. Zaawansowane narzędzia e-learningowe pozwalają w łatwy i intuicyjny sposób tworzyć własne testy, szkolenia, a nawet całe programy szkoleniowe złożone z dziesiątek jednostek lekcyjnych.
Doskonałym przykładem na wykorzystanie e-learningu są też sytuacje, w których firma wprowadza do swojej oferty nowy produkt. Zazwyczaj wymaga to także przeszkolenia dużej liczby osób w krótkim czasie. Za pomocą modułu e-learningowego w systemie HCM osoba odpowiadająca za organizację szkolenia wprowadza je do oferty szkoleniowej. Atrybuty nadane każdemu ze szkoleń informują z kolei, czy i dla jakich grup pracowników jest ono obowiązkowe. W ten sposób pracownik działu HR może udostępnić szkolenie wyłącznie osobom na określonych stanowiskach lub zatrudnionych w konkretnej jednostce organizacyjnej firmy. Za pośrednictwem systemu, na przykład drogą e-mailową, osoby spełniające nadane kryteria zostają następnie automatycznie powiadomione o konieczności ukończenia obowiązkowego dla nich szkolenia oraz o terminie jego realizacji.
Zaawansowane rozwiązania e-learningowe, będące częścią systemu IT do zarządzania kadrami, pozwalają pracownikowi także na bieżący wgląd do aktualnej oferty szkoleniowej. Dzięki temu pracownik może za pomocą odpowiednio skonfigurowanego systemu złożyć wniosek o udział w interesującym go szkoleniu. Po zaakceptowaniu takiego wniosku przez przełożonego lub dział szkoleń pracownik może zrealizować wybrany program e-learningowy i w ten sposób rozwijać swoje kompetencje.
Komputer czy sala szkoleniowa?
E-learning zdobywa coraz większą liczbę zwolenników w Polsce i staje się popularną metodą doskonalenia zawodowego. Decydując się na wdrożenie e-szkoleń, pracodawcy powinni jednak pamiętać, że nie są one narzędziem, które w 100 proc. zastąpi tradycyjną ofertę szkoleniową. Nie ma wątpliwości, że tradycyjne formy szkoleń są pożądane choćby w przypadku doskonalenia umiejętności interpersonalnych, które wymaga bezpośredniej interakcji z innymi uczestnikami i trenerem. Istnieją jednak pewne obszary, w których z powodzeniem można zastosować narzędzia e-learningu, optymalizując tym samym nakłady zainwestowane w rozwój pracowników. Jedną z coraz częściej stosowanych metod szkoleniowych jest połączenie szkolenia e-learningowego z wiedzy teoretycznej z pracą z trenerem, podczas której pracownik zdobywa umiejętności praktyczne, czyli tzw. blended learning. Taki mariaż nowoczesnych technologii z tradycyjnym podejściem wydaje się obecnie najefektywniejszą formą podnoszenia kwalifikacji pracowników.