Ograniczenie kosztów w rekrutacji bywa dosyć często. Chcąc zaoszczędzić, szukamy tańszych rozwiązań i przede wszystkim rekrutujemy sami. Wyposażeni w dobre narzędzia, mający odpowiednie doświadczenie i kompetencje rzeczywiście możemy zrobić dużo i samodzielnie przeprowadzić efektywny proces rekrutacji. Niestety, często bywa tak, że nie mamy ani narzędzi (dobra polityka employer brandingowa i wiążąca się z nią chociażby zakładka kariera na naszej stronie WWW, wystandaryzowane ogłoszenia w przyciągającej wzrok grafice, baza danych, testy kompetencyjne), ani nasz rekruter nie ma jeszcze odpowiedniego doświadczenia, wiedzy i dojrzałości tak potrzebnej w ocenie kandydatów.
Ogłoszenia zamieszczamy nie tam, gdzie zaglądają interesujący nas kandydaci, a ponadto formujemy je w sposób, który nie tylko nie wyróżnia naszej oferty, ale wręcz rodzi w kandydatach pytanie o sens aplikowania. Kiedy już zbierzemy nieliczne aplikacje, weryfikujemy kandydatów, przeprowadzając wywiad zawodowy, czasem stosujemy testy psychometryczne, które mamy od lat i przesyłamy do klienta wewnętrznego. Wybór od początku mamy mały, śpieszy się nam, więc na zasadzie selekcji negatywnej podejmujemy decyzję. Kandydat przychodzi do pracy. Niestety, po upływie kilku miesięcy wyraźnie widać, że to nie jest nasz człowiek, że nie ma wiedzy, umiejętności, a może po prostu nie pasuje do zespołu. Zadania realizuje na poziomie minimum, dezorganizuje pracę grupy. Decydujemy się na okres naprawczy, po czym wręczamy wypowiedzenie.
Cóż zatem z tego, że rekrutacja przebiegła stosunkowo szybko i nie wiązała się z dużymi kosztami? Największym kosztem w tym przypadku jest czas, w którym zadania nie były realizowane w sposób należyty, oraz koszty emocjonalne, które poniósł nie tylko zespół, przełożony, ale i kandydat, który w naszej firmie akurat się nie sprawdził, a może gdzie indziej mógłby dać sobie radę. Realne koszty, które ponieśliśmy przy tej rekrutacji oraz koszt niezrealizowanych celów dają nam całkiem spore obciążenie. Podobnie, jak inne procesy rekrutacyjne ciągnące się długimi miesiącami. Nieobsadzone stanowisko menedżera sprzedaży czy handlowca to realne straty spodziewanych zysków.
Błędy w doborze narzędzie rekrutacyjnych
Niewłaściwie dobrane narzędzia rekrutacyjne, a tak naprawdę niedopracowany proces rekrutacji w realny sposób wpływają na wyniki firmy. Przyjrzyjmy się zatem najczęściej popełnianym błędom w doborze narzędzi rekrutacyjnych na podstawie dwóch bardzo różniących się stanowisk. Pierwszym niech będzie szef sprzedaży, a drugim handlowiec, którego firma chce wybrać spośród absolwentów wyższych uczelni, niekoniecznie doświadczonego. Organizacja jest średniej wielkości firmą rodzinną, i działa w branży FMCG na wielu rynkach europejskich. Planuje mocno rozwinąć się w Polsce w ciągu najbliższych dwóch lat, a co za tym idzie, zatrudnić więcej osób. Dotychczasowy szef sprzedaży odszedł do konkurencji i nie miał sukcesora. Zespół sprzedaży to w kanale nowoczesnym – trzech doświadczonych key account managerów i jeden junior key account; w detalu – pięciu regionalnych szefów sprzedaży i 20 przedstawicieli handlowych.
Jak szukać takiej osoby i jakie narzędzia oceny należałoby zastosować? Na pewno moglibyśmy skorzystać ze źródeł, do których mamy dostęp, jak chociażby system poleceń, ogłoszenia rekrutacyjne czy e-mailingi wysyłane do grup docelowych na portalach społecznościowych. Czy jednak najlepszym pomysłem jest szeroka komunikacja o wakacie na kluczowym stanowisku? Ogłoszenie niejawne nie przyniesie dużego spływu aplikacji, a te opatrzone naszym logo mogą za szybko poinformować konkurencję o problemie w firmie. Co w takim razie należałoby zrobić?
Doradca – ale jaki?
To jest właśnie taki przypadek, kiedy wsparcie doradcy personalnego przyda się szczególnie. Po pierwsze, firma zewnętrzna przez długi czas może utrzymywać w tajemnicy nazwę klienta, po drugie, ma dostęp do kandydatów z interesujących nas firm. Czy jednak angażować kilka firm jednocześnie i zlecać im poszukiwania na tzw. success fee, gdzie cała płatność następuje po zatrudnieniu kandydata. Myśląc w kategorii kosztów – tak właśnie możemy wywnioskować. Płacę za efekt, kilka firm pracuje nad moim zleceniem. Nie mam ryzyka w postaci zaliczki. Czy mam inne ryzyka? Zdecydowanie tak! Projekty rekrutacyjne realizują konsultanci i to oni osobiście, a nie marka firmy docierają do kandydatów i pracują nad projektem.
Wszyscy wiemy, czym jest motywacja. Jak zmotywowany jest konsultant, który uczestniczy w takim wyścigu? Jak rzetelna jest jego praca, kiedy śpieszy się, żeby przedstawić kandydata przed inną firmą? Czy weryfikuje dokładnie informacje, które pozyska, czy przeprowadza pogłębiony wywiad i sprawdza referencje? Dlaczego coraz częściej słyszy się o łamaniu ustawy o ochronie danych osobowych przez firmy i osoby podsyłające CV bez zgody kandydata? Bo chcą zdążyć przed innymi, mając nadzieję, że się uda. Nic nie dzieje się samo, a w tak delikatnej materii, jaką jest ocena człowieka, jego kompetencji i cech, nie można się spieszyć, aby nie utracić tego, co najważniejsze. Firma działająca na wyłączność, pobierająca zaliczkę, jest od początku zobowiązana finansowo do zrealizowania umowy, a sama praca ma możliwość być wykonana z należytą starannością. Przy nienależytym wykonaniu umowy, z przyczyn leżących po jej stronie powinna tę zaliczkę zwrócić. Gdzie jest zatem większe ryzyko?
Doświadczenie czy potencjał
Wróćmy do przykładu. Jak wybrać firmę doradczą? Gdzie szukać, wiedząc, że np. nie płacimy powyżej rynku i nie mamy znanej marki, na którą wszyscy reagują wielkim WOW? Oczywiście, celem nr 1 mogą być kandydaci z tego samego poziomu, którzy z marszu przejmą zadania. Spróbujmy, ale nie ograniczajmy się do tej grupy, bo przy zmianie pracy będą chcieli zyskać finansowo i możemy nie znaleźć wspólnego języka. Ten często popełniany błąd – brak elastyczności w podejściu do wymagań w stosunku do kandydatów – może mocno wydłużyć rektutację, a nierzadko przyczynić się do braku sukcesu. Warto zatem rozważyć również doświadczonych key accountów ze struktur, w których zarządzają małymi zespołami lub wcześniej pracowali na stanowisku regionalnego szefa sprzedaży. Możemy też rozmawiać z regionalnymi szefami, którzy pracują z sieciami na poziomie regionu, choć na pewno będzie tutaj minusem brak znajomości specyfiki pracy z sieciami na poziomie centrali.
Cokolwiek zdecydujemy- czy ma być to osoba z doświadczeniem dokładnie takim, jakiego potrzebujemy, czy też ktoś kto musi zrobić duży krok do przodu, ustalmy, jakie kompetencje będą kluczowe i na nie zwróćmy uwagę przy ocenie kandydatów. Nie wypisujmy tutaj listy życzeń bo nie damy rady tego zweryfikować. Dobry wywiad kompetencyjny nie powinien wykraczać poza pięć najbardziej istotnych kompetencji. Szczególnie w grupie osób będących na wspomnianych wyżej niższych stanowiskach warto również pokusić się o narzędzie psychometryczne, o elementy assessment center albo tylko elementy typu scenka trudnej rozmowy z pracownikiem. W tym jednak przypadku, gdy mamy osobę z doświadczeniem, szalenie istotny jest wywiad zawodowy. Kandydat powinien bronić się sam – swoim doświadczeniem, osiągnięciami, których nie zapominajmy potwierdzić sprawdzając referencje. To w większości powinna zresztą zrobić firma doradcza. Oszczędzając czas, zostawmy sobie analizę otrzymanych materiałów i wywiad, który przecież zawsze musimy przeprowadzić. A więc kluczem do sukcesu, a tym samym właściwego zagospodarowania środków, jest tutaj odpowiedź na pytanie, kogo szukamy (dobry profil to podstawa!!) i gdzie szukamy oraz czy szukamy sami, czy z firmą doradczą.
Zdobądźmy kompetencje
A wspominany wyżej handlowiec? Nie bójmy się inwestować w assessment center. Posiądźmy sami kompetencje potrzebne do jego prawidłowej realizacji lub zlećmy na zewnątrz (może warto zainwestować w szkolenie, które ograniczy koszty usług zewnętrznych w przyszłości). Przy osobach bez doświadczenia lub z minimalnym doświadczeniem badamy potencjał, którego jednak nie sprawdzimy w ciągu jednej rozmowy. Nie musimy organizować pełnych sesji, ale dopasować elementy AC do kompetencji, które tutaj są najbardziej istotne.
Wybierajmy ludzi, którzy będą z nami dłużej i w których będziemy chcieli inwestować. Jeżeli nie rekrutujemy w tym samym czasie dużej grupy osób, możemy to z pewnością zrobić sami. Nie komplikujmy rzeczy relatywnie prostych, a jednocześnie dobierajmy narzędzia pod kątem naszych potrzeb, a nie trzymając się zasady: tak zawsze robiliśmy i było dobrze. Dobierając narzędzia, partnera rekrutacyjnego, a nawet profilując wymagania, bardzo często staramy się zminimalizować koszty, nie pamiętając czasem o tym, jak wielkim kosztem jest czas, czas oczekiwania na pracownika, czas w którym mamy na pokładzie niewłaściwą osobę. Rekrutacja jest inwestycją, która powinna się zwrócić i o tym chyba należy pamiętać planując proces rekrutacji.