Osoby zarządzające firmami lub podejmujące kluczowe decyzje zaczynają bardziej rozumieć, jak istotny jest proces poszukiwań, selekcji i zatrudniania pracowników. Odpowiednia rekrutacja i wprowadzenie człowieka do organizacji zwiększa prawdopodobieństwo, że zasili on jej szeregi na długi czas. Zdarza się jednak, że przy pełnym zaangażowaniu i dobrym podejściu firm oraz działających na ich rzecz doświadczonych rekrutujących efekty są mizerne. Warto rozpatrzyć kilka elementów w obszarze recruitingu, które pozwolą zminimalizować ryzyko nietrafnych poszukiwań czy decyzji.
Faktyczne potrzeby
Rozpoczęcie rekrutacji możliwe jest po dokładnym zbadaniu faktycznych potrzeb firmy. Argument dotyczący zwolnień oraz powstałych przez to wolnych stanowisk nie powinien być najważniejszy. Pracodawca musi się zastanowić, czy ilość obecnych zadań jest adekwatna do liczby pracowników oraz ich fizycznych możliwości. Brak pracy oraz jej nadmiar bywają równie zgubne i często wiążą się z frustracją pracowników lub ich odejściem. Analiza sytuacji oraz jasne określenie specyfiki poszukiwanych stanowisk powinny więc stanowić pierwszy krok w działaniach. Opis stanowisk powinien zawierać: dokładne wymagania wobec kandydata (zawodowe, językowe, miękkie), zakres obowiązków, jaki przewidywany jest na danym stanowisku, informacje dotyczące formy i terminu zatrudnienia oraz wynagrodzenie. Nie zawsze jednak przygotowanie takiego formularza przez zlecającego jest możliwe, a więc w tym wypadku to rekruter powinien zdobywać informacje na własną rękę. Przecież trzeba wiedzieć, kogo i po co się szuka.
Przygotowanie ogłoszeń
Na wstępie rekrutacji warto zadbać też o zabezpieczenie działu HR, a więc np. uzyskanie podpisu osoby akceptującej profil i pisemną zgodę na zapełnienie wolnego wakatu. Zdawkowe informacje, niedopowiedzenia lub rozbieżności w przekazywanych treściach przyczyniają się do bezowocnych poszukiwań. Mając pełną dokumentację, można przystąpić do działań.
Kolejnym krokiem będzie przygotowanie ogłoszeń do zamieszczenia w internecie lub gazecie, kontaktu z firmami rekrutacyjnymi, przygotowanie list searchowych zawierających dane o konkurencji i służących do poszukiwań bezpośrednich czy odnowienia kontaktów. Działania zależne będą od poszukiwanego profilu. Poszukując asystenta bez doświadczenia, wystarczy zwykle ogłoszenie, ale szukając eksperta w określonym obszarze, ogłoszenie zazwyczaj nie ma sensu i warto zastanowić się nad bezpośrednim docieraniem do wybranych z rynku kandydatów (zminimalizuje to czas przeglądania nieadekwatnych do procesu aplikacji oraz ryzyko zatrudnienia przypadkowych osób). Przemyślana strategia pozwoli skupić się na analizie kwalifikacji potencjalnych kandydatów do pracy.
Weryfikacja umiejętności kandydatów
Mając przed sobą CV, trzeba porównać je z wcześniej ustalonym profilem. Trzymanie się jasnych wytycznych pozwoli uniknąć nieporozumień, jednak czasem realia rynku mogą okazać się odmienne. Na przykład zleceniodawca wymaga od kandydata znajomości trzech języków obcych oraz wieloletniego doświadczenia, choć wiadomo, że odnalezienie i zatrudnienie takiego człowieka graniczy z cudem. W takich sytuacjach trzeba pomyśleć nad zmianą profilu, ponieważ praca rekrutującego nie będzie miała sensu.
Analiza CV pozwoli na wyodrębnienie ciekawych osób, z którymi warto przeprowadzić krótki wywiad telefoniczny, weryfikując podczas rozmowy kluczowe wymagania firmy, np. oczekiwaną lokalizację, poziom znajomości języków obcych, opis podstawowych doświadczeń zawodowych, poziom oczekiwanego wynagrodzenia. Już pierwsza selekcja zredukuje liczbę rozpatrywanych CV. W przypadku stanowisk czysto technicznych lub wymagających specyficznych kwalifikacji można przeprowadzić dodatkową rozmowę wraz ze specjalistą w danym obszarze, która pozwoli na ocenę rzeczywistej wiedzy kandydata. Jeżeli istnieje możliwość weryfikacji umiejętności poprzez telekonferencje lub wideokonferencje, warto wykorzystać taki sposób – ograniczy to męczące podróże (zwłaszcza jeśli kandydat mieszka w innym mieście) oraz zaoszczędzi czas poświęcany na rozmowy bezpośrednie, niekiedy bezcelowe dla obu stron.
Kolejnym etapem rekrutacji jest spotkanie twarzą w twarz. Podczas interview nastąpić może zderzenie kreowanych przez telefon wartości z rzeczywistym obrazem kandydata. Preferowane są przynajmniej dwa bezpośrednie spotkania, jednak realne możliwości bywają odmienne. Bywa i tak, że firmy wręcz przesadzają, zapraszając danego człowieka na przeróżne testy (niekiedy zupełnie niepowiązane z tematyką pracy) czy na pięć interview. Dopiero na końcu informują, że oczekiwania finansowe kandydata są za wysokie. Nic dziwnego, że w takich momentach u kandydatów mogą pojawić się emocje. Ważne jest zachowanie chociażby wersji skróconej, a więc rozmowy telefonicznej oraz interview połączonego z testami, jeżeli jest taka potrzeba.
Istota pierwszego spotkania
Roli spotkania bezpośredniego w procesie rekrutacji nie trzeba podkreślać. Bezsprzecznie pozwala ono na bliższe poznanie człowieka, zapoznanie się z jego sposobem mówienia, mimiką, gestami, sposobem autoprezentacji czy zachowaniem w sytuacjach stresujących. Stanowi też możliwość kreowania wizerunku własnej organizacji.
Rekrutujący powinien być do spotkania przygotowany. Warto rozpocząć od krótkiej prezentacji firmy, podkreślając najważniejsze fakty (natłok informacji może znudzić i siłą rzeczy przekazywane słowa nie zostaną zapamiętane). Nie zaszkodzi też przygotowanie szablonu z pytaniami, stworzonego pod konkretne stanowisko, na które odbywa się rekrutacja. W razie awarii i niemożności naturalnej konwersacji można wesprzeć się taką ściągawką. Pytania powinny dotyczyć kilku obszarów: życia zawodowego (np. zmiana pracy, najważniejsze projekty, najciekawsze osiągnięcia), relacji ze współpracownikami (np. role w zespole, konflikty ze współpracownikami, problemy w komunikacji), celów (np. związanych z pracą w naszej firmie, z planami w życiu zawodowym czy prywatnym – przy ostatniej kwestii warto zerknąć do Kodeksu pracy wskazującego zagadnienia, o które pytać nie wolno) oraz związanych bezpośrednio ze stanowiskiem pracy. Umiejętne poprowadzenie spotkania zaowocuje ciekawymi wnioskami dotyczącymi kandydata – na ile spełnia wymagania firmy i czy pasuje do zespołu.
Duże znaczenie ma również proces wprowadzania pracownika do organizacji. Jeżeli pracownik nie zostanie odpowiednio wdrożony, a pełna informacja dotycząca regulaminu firmy, oczekiwań, obowiązków, zakresu odpowiedzialności nie zostanie przekazana, to jakość przeprowadzonego procesu rekrutacji może nie mieć znaczenia. W sporej mierze rekrutujący powinien stanowić wsparcie dla nowej osoby, chociażby w pierwszych dniach pracy. Dobrym rozwiązaniem jest również przydzielenie opiekuna merytorycznego z tego samego działu, który przez pierwsze miesiące będzie sprawował pieczę nad nowym pracownikiem.
Rady dla rekrutera
● Umawiaj się na konkretne dni/godziny np. na rozmowę telefoniczną, na e-mail, a zobaczysz, czy kandydat jest słowny.
● Jeżeli kandydat nie zadzwonił/nie napisał/nie przyszedł, to spytaj o powód – może uda się wyczuć, na ile kandydat mówi prawdę, a na ile takie praktyki są elementem jego podejścia do pracy i ludzi.
● Odegraj z kandydatem scenkę np. rozmowy z klientem, a zobaczysz, jak reaguje.
● Spróbuj odnieść się do ciekawej informacji zawartej w CV, a może kandydat otworzy się z bardziej prywatnej strony.
● Nie kieruj się tylko schematami (np. wysoki wynik w teście dominacji dyskwalifikuje kandydata z procesu lub założenie rąk dowodzi braku otwartości).
● Obserwuj i staraj się poznać człowieka.