Okres wakacyjny nie sprzyja utrzymaniu pełnej koncentracji w pracy i jej standardowej efektywności. Co powinien zrobić menedżer, aby temu zapobiec lub ograniczyć to zjawisko? Odpowiada Olga Dura-Nowicka z firmy Quercus.
– Spadek efektywności pracy w okresie wakacyjnym może mieć wiele przyczyn. Pracownicy mogą być po prostu zmęczeni po całym roku pracy, jeśli zwyczajowo biorą urlop mniej więcej w tym samym okresie. Są zmęczeni fizycznie, rozdrażnieni, odliczają dni do swoich wakacji, trudniej jest się im zatem skoncentrować na obowiązkach zawodowych. Można im ułatwić pracę, zwłaszcza jeśli do wymarzonego urlopu brakuje już niewiele. Nie chodzi jednak o zwalnianie pracowników z obowiązku wykonywania pracy czy przydzielanie im mniejszej liczby zadań, ale o większą elastyczność, np. dotyczącą godzin pracy czy jej formy. Być może akurat teraz ktoś lepiej sprawdzi się, pracując z domu.
Olga Dura-Nowicka
Źródło zewnętrzne
Jak zarządzać czasem pracy pracowników
Współczesny menedżer ma łatwy dostęp do narzędzi analitycznych, na przykład w portalu pracowniczym, które pokazują, jak długi czas bez urlopu pracuje dana osoba i na kiedy ma zaplanowane wakacje. Dzięki temu może lepiej zarządzać czasem pracy danego pracownika, ułatwiając mu doczekanie do upragnionego urlopu.
Czasem jednak zdarza się tak, że rozdrażnienie pracownika w okresie wakacyjnym wynika z przeciążenia. Dzieje się tak w sytuacji, kiedy osoba będąca w pracy, musi przejąć też część obowiązków osoby lub osób, które są na urlopie. Menedżer musi mieć tego świadomość i dodatkowo nie obciążać tej osoby kolejnymi zadaniami, lecz przeciwnie – w miarę możliwości zapewniać jej wsparcie.
Jak planować urlopy
Warto też przeanalizować sposób planowania urlopów – być może wystarczyłoby inaczej rozłożyć wolne poszczególnych pracowników, aby nie obciążyć nadmiernie jednej osoby. Polecam moduły w portalach pracowniczych, które pozwalają planować urlopy – widać na nich „wąskie urlopowe gardła” już na etapie planowania wolnego. Dzięki temu menedżer może szybciej zareagować, nie dopuszczając do niedoboru pracowników w czasie wakacji i do nierównomiernego rozłożenia obowiązków.
Być może dobrym rozwiązaniem, stosowanym na przykład przez firmy produkcyjne, jest jednoczesny urlop wszystkich osób w firmie. Wówczas problem ewentualnych przeciążeń wynikających z cudzych urlopów po prostu nie istnieje.
Jak motywować latem
Jeśli zaś chodzi o metody motywacji w czasie wakacji, to z pewnością sprawdzają się spotkania i wyjazdy integracyjne, zebrania oraz burze mózgów na łonie natury. Warto rozważyć wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy w biurze i jednego dnia pracy zdalnej (najczęściej poniedziałku lub piątku jako „przedłużenia” weekendu). Niezbędna jest też konsekwentnie prowadzona polityka informacyjna – im lepiej zespół będzie poinformowany o tym, kto jest na urlopie, w jakim czasie i kto daną osobę zastępuje w czasie absencji, tym łatwiej będzie zorganizować pracę w całej firmie.
Można też wprowadzić letnie benefity: napoje chłodzące, owoce, ale również zajęcia, które odprężają i dodają energii, na przykład poranne ćwiczenia na trawie. Uczestnicy będą się lepiej czuć i mieć więcej zapału do pracy, poprawić się też może atmosfera w zespole. Takie zajęcia pomagają również zniwelować zmęczenie. To ważne, ponieważ przewlekłe zmęczenie to pierwszy krok w kierunku wypalenia zawodowego.
Quercus Sp. z o.o. to ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP. Od początku swej działalności, tj. od 2006 roku, firma posiada status autoryzowanego Partnera SAP. Specjalizacją Quercus Sp. z o.o. są wdrożenia systemów SAP, SAP Business Objects, a także portali oraz rozwiązań na urządzenia mobilne. W ofercie znajdują się także usługi z zakresu doradztwa, takie jak: audyty, szkolenia, analizy przedwdrożeniowe oraz pomoc w przygotowaniu zapytań ofertowych SIWZ. Firma prowadzi projekty z zastosowaniem metodyki Prince oraz PMI, a jej portfolio obejmuje kilkadziesiąt zrealizowanych projektów, które spółka wdrażała samodzielnie, w ramach konsorcjum lub jako podwykonawca.