Udoskonalanie dobrego

Badania poziomu satysfakcji i motywacji wśród pracowników wykazują, że jednym z ważnych wymiarów tej satysfakcji jest przekonanie zatrudnionych, że organizacja jest w stanie wykorzystać ich potencjał i mają poczucie, iż zostawiają tę wiedzę, którą mają dla organizacji. Ideą wszystkich programów innowacyjności jest uświadomienie, że gros pomysłów powinno pochodzić z dołu organizacji, od pracowników, którzy najlepiej znają specyfikę oraz wymagania na ich stanowisku pracy.

Wartościowe porozumienie

W Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych ponad 10 lat temu rozpoczęto realizację japońskiego programu poprawy produktywności 5S. Rozpoczynając w 1997 r. restrukturyzację Wytwórni, zarząd PWPW SA dostrzegł w nim szansę na włączenie w ten proces jak największej liczby pracowników przedsiębiorstwa. 8 maja 1988 roku zostało podpisane porozumienie pomiędzy związkami zawodowymi a zarządem PWPW w sprawie wdrażania programu 5S. Każda strona zobowiązała się do współpracy – związki głównie w zakresie jego promowania, zapewnienia uczestników szkoleń, współpracy z zarządem przy ocenie efektów programu; zarząd przede wszystkim zapewniając stronę organizacyjną i finansową oraz współdziałanie ze stroną związkową. Podpisanie porozumienia zapewniło poparcie związków dla realizacji tego programu.

Funkcjonowanie programu

Do zainicjowania programu niezbędne było formalne poparcie zarządu. Trudne do przecenienia jest także jego stałe zaangażowanie w monitorowanie funkcjonowania programu. Znajduje to m.in. wyraz w osobistym wręczaniu nagród przez prezesa zarządu dla autorów najlepszych usprawnień. W celu podkreślania stałego poparcia przez zarząd programu 5S ważne jest także prowadzenie odpowiedniej polityki komunikacji wewnętrznej, np. poprzez nagłaśniane najlepszych rozwiązań – opisywanie ich w gazetce firmowej.

Każdy pracownik ma prawo zgłosić wniosek z zakresu poprawy produktywności. W skali miesiąca bywa zgłaszanych nawet do 30 wniosków. Kryteriami oceny pomysłów jest to, na ile wpływają na wyniki ekonomiczne (np. są związane z oszczędnością) oraz czy są innowacyjne. Do oceny pomysłów opracowany został specjalny system punktacji. Trzy najlepsze ze zgłoszonych pomysłów są nagradzane symbolicznymi kwotami po 150 zł.

Współzawodnictwo polega też na tym, że prowadzony jest ranking wydziałów. Co miesiąc odbywa się sprawdzanie stosowania zasady 5S i rozwoju programu. Specjalnie do tego celu powołana komisja sprawdza, na ile program jest realizowany, a miejsca pracy zorganizowane są zgodnie z zasadami Programu 5S. Wyniki są publikowane w gazetce firmowej. Raz na pół roku najlepsze działy są nagradzane przez zarząd nagrodami rzeczowymi. Prezenty wręczane są osobiście podczas spotkania członków zarządu z załogą. Na początku działania programu nagrodami były kuchenki mikrofalowe, czajniki elektryczne, kwiaty doniczkowe.

Zadaniem systemu nagradzania było budowanie u pracownika poczucia dumy z faktu, że opracował usprawnienie, które polepszało warunki pracy jego działu, został za to nagrodzony, a nagroda, na którą zapracował, wracała do niego i służyła całemu działowi. Po pewnym czasie okazało się jednak, że lista nagród rzeczowych wyczerpała się, a działy były wyposażone we wszystkie potrzebne im urządzenia. Poradzono sobie z tym problemem „nadurodzaju” w ten sposób, że nagrodzeni zaczęli przekazywać otrzymane – a zbywające w danym dziale – nagrody jako darowizny dla potrzebujących. Przekazywanie środków pieniężnych (zamiast zakupu nagród) na szczytny cel budowało w pracownikach postawę społeczną i w dalszym ciągu odgrywa rolę motywującą.

W ramach nagród za usprawnienia Wytwórnia oferuje również możliwość wyjazdów szkoleniowych. Firma finansuje je do wysokości nagrody, resztę kosztów pokrywają pracownicy. Szkolenia odbywają się w weekendy. Pracownicy, uczestnicząc w szkoleniach, poświęcają swój wolny od pracy czas. W firmie produkcyjnej, jaką jest Wytwórnia, pracownicy produkcyjni nie są często wysyłani na szkolenia, ponieważ kwalifikacje potrzebne do wykonywania pracy na ich stanowiskach pracy tak szybko się nie zmieniają. Szkolenia mają na celu omówienie programu 5S, przedyskutowanie, jak dalej można prowadzić i rozwijać program. Efektem takich wyjazdów jest także integracja zespołów.

Raz w roku najlepsi realizatorzy dostają od prezesa nagrody w wyższej wysokości, to są nagrody po 900 zł. Fakt ten jest pozytywnie nagłaśniany.

Na sprawne funkcjonowanie programu 5S składa się praca:

• Zespołu programowego 5S, który tworzą przedstawiciele załogi. Zespół wprowadza nowe działy do programu oraz doskonali założenia programowe w kierunku jego rozwoju.

• Liderów 5S wybieranych przez pracowników działów, spełniają oni dwie zasadnicze funkcje: reprezentują oraz inicjują działania (opracowywanie wniosków i ich wdrażanie).

• Pracowników zgłaszających propozycje (wnioski) usprawnień i innowacji na swoim stanowisku pracy i w najbliższym otoczeniu zawodowym.

---

W celu podniesienia poziomu zaangażowania w realizację programu 5S, doskonalenia jego założeń i zwiększenia efektywności działania prowadzone są cykliczne szkolenia liderów 5S z zakresu komunikacji, rozwiązywania problemów, inicjowania zmian, doskonalenia programu.

Corocznie organizowane są specjalne wycieczki edukacyjne dla pracowników najbardziej zaangażowanych w działalność programu. Najczęściej są to wyjazdy powiązane ze zwiedzaniem przedsiębiorstw, które mają znaczące wyniki w stosowaniu programu 5S.

Newralgiczne przesilenia

W trakcie realizacji programów poprawiających produktywność czy takich, których celem jest zwiększenie innowacyjności, pojawiają się na ogół dwa kryzysy.

Kryzys innowacji

Polega on na tym, że po pewnym czasie stosowania usprawnień i wprowadzania innowacji zaangażowanym w nie pracownikom wydaje się, że wszystko to, o czym mieli powiedzieć, już powiedzieli. Wszystkie pomysły, które zebrali w ciągu ostatnich lat, zaprezentowali. W tej sytuacji wymyślić coś nowego jest niezwykle trudno. Aby temu zaradzić, czasem zatrudnia się zewnętrznych ekspertów, którzy nie podlegają tyranii oczywistości, jaka obezwładnia osoby pracujące w firmie. Dzięki świeżemu spojrzeniu eksperci są w stanie us- prawnić procesy, które zaangażowanym w nie osobom wydają się optymalne lub oczywiste.

Kryzys motywacji

Nagrody przydzielane autorom najlepszych rozwiązań z czasem tracą swój motywacyjny charakter. Zainteresowani zdobyli już wszystkie nagrody rzeczowe, byli już na wszystkich zagranicznych wycieczkach. Czy za swoją innowacyjność mogą spodziewać się jeszcze atrakcyjnych nagród?

Rozwiązaniem tego problemu jest stosowanie atrakcyjnych, bardzo głośnych medialnie eventów, o których powszechnie się w firmie mówi.

Należy też pamiętać, że zanim program zacznie działać, nie wszystkie grupy pracowników w jednakowym stopniu będą zainteresowane jego wdrożeniem. Na przykład w PWPW wdrażanie programu 5S spotkało się początkowo z oporami i nieufnością ze strony pracowników biurowych (działy produkcyjne często są same inicjatorami programów tego typu i tam zrozumienie jest dużo większe). Kwestionowano celowość wprowadzania programu („po co to nam?”) oraz powątpiewano w zasadność jego realizacji („co my z tego będziemy mieli? Ile stracimy na to czasu?”).

Jednak uporządkowanie dokumentów według nowych zasad dało natychmiastowe i zauważalne rezultaty. W efekcie usunięcia niepotrzebnych materiałów zwiększyła się powierzchnia biurowa. Uporządkowanie dokumentacji według z góry ustalonych i rozsądnych zasad pozwalało na szybkie odnalezienie potrzebnych materiałów i udzielenie odpowiedzi podczas nieobecności pracownika prowadzącego określone zagadnienia. Program został więc i tu doceniony.

Dwustronne zyski

Dla firmy korzyści z pomyślnej realizacji procesów usprawniających produktywność lub podnoszących innowacyjność to:

• wypracowany zysk z wdrożonego do realizacji projektu z zakresu przedsiębiorczości wpływa korzystnie na jej wynik,

• wzrost zaangażowania, poczucia wykorzystania swojego potencjału oraz wzrost poczucia wpływu na rozwój firmy wśród pracowników, a w efekcie wzrost lojalności wobec firmy i satysfakcji z wykonywanej pracy.

Z kolei dla pracownika udział w programie oznacza korzyści osobiste:

• pozytywnie oceniony przez komisję projekt jest nagradzany finansowo,

• opracowywanie nagradzanych usprawnień i rozwiązań innowacyjnych jest czynnikiem rozwoju zawodowego, gdyż umożliwia awans, np. kierowanie realizacją zgłoszonego projektu,

• wzrost poczucia wykorzystania swojego potencjału oraz zwiększenie poczucia wpływania na rozwój firmy wśród pracowników, wzrost zaangażowania w sprawy firmy oraz satysfakcji z wykonywanej pracy.

Zmiany bez końca

Program 5S jest systemem żyjącym, więc musi ewoluować, dostosowując się do realiów pracy osób w niego zaangażowanych. Jak już wyżej wspomniano, nagrody rzeczowe dla działów przestały w PWPW w pewnym momencie odgrywać swoją motywacyjną rolę. Dlatego obecnie większy akcent kładzie się na stymulowanie indywidualnej przedsiębiorczości i inicjatywy poprawy produktywności. Nagrody są przyznawane przede wszystkim autorom i wykonawcom za działania qasi-racjonalizatorskie – a więc wprowadzające usprawnienia przynoszące wymierne korzyści.

Pomimo swojej atrakcyjności (entuzjazm, zaangażowanie załogi, motywacyjny charakter nagród) i wielu korzyści organizacyjno-ekonomicznych program 5S jest, niestety, obarczony ryzykiem zanikania. W natłoku codziennych obowiązków nietrudno bowiem o osłabienie woli do podejmowania działań o charakterze dobrowolnym i społecznym. Z tego powodu nie mniejszą uwagę należy przykładać do utrzymania programu i jego doskonalenia niż do werbowania nowych pracowników, którzy zaktywizują się na starych zasadach. Można rzec zgodnie z japońską maksymą „nawet to, co dobre, można zawsze udoskonalić”.

Na czym polega program 5S?

Istotą programu jest dbałość o porządek oraz skrzętne gospodarowanie. Nazwa programu pochodzi od pięciu japońskich słów odnoszących się do gospodarowania miejscem pracy.

seiri – selekcja

seiton – systematyka

seiso – sprzątanie

seiketsu – schludność

shitsuke – samodyscyplina

1 krok – selekcja

Należy wyselekcjonować rzeczy niepotrzebne i nieużywane, a następnie pozbyć się ich ze swojego najbliższego otoczenia. W ten sposób oszczędzane są cenne przestrzenie biurowe.

2 krok – systematyka

Należy poukładać rzeczy potrzebne. Rzeczy najczęściej używane powinny znaleźć się w zasięgu ręki lub być umieszczone w dostępnym miejscu. Jest to ważne ze względu na ergonomię oraz zastępowalność pracowników. Jeżeli rzeczy są uporządkowane w ten sam, z góry narzucony, ale rozsądny sposób, łatwo jest zastąpić nieobecnego pracownika. Zastępowalność zaś podnosi jakość pracy.

3 krok – sprzątanie

Należy uporządkować miejsce pracy i jego otoczenie poprzez dokładne wysprzątanie, wyczyszczenie, odnowienie oraz wyremontowanie pomieszczeń i sprzętów. Ważna jest estetyka miejsca pracy.

4 krok – schludność

Trzeba utrzymać w porządku, czystości i schludności swoje miejsce pracy oraz miejsca, w których przebywasz. Dbać o własny wygląd. Należy zwracać uwagę na to, co jeszcze można poprawić w swoim środowisku.

5 krok – samodyscyplina

Trzeba utrzymać dyscyplinę postępowania i działania. Należy przestrzegać procedur oraz dobrych, estetycznych zwyczajów. Poprzez stosowanie własnego przykładu wpływa się na współpracowników. Należy zachęcać współpracowników do wspólnego budowania wizerunku firmy (Wytwórni).

Przykłady usprawnień zastosowanych w PWPW

W Wytwórni przyjęto zasadę, że usprawnienia dotyczą własnego stanowiska pracownika i są samodzielnie wykonywane przez autora pomysłu.

Najważniejsze przykłady zastosowania usprawnień produkcyjnych w PWPW związane są z różnymi dziedzinami:

Dotyczące pomieszczeń, stanowisk pracy:

• montaż doświetlenia stanowisk pracy,

• remont pomieszczenia gospodarczego na hali przekrawacza,

• odnowienie pomieszczenia wartowni,

• modernizacja kącika socjalnego, przystosowanie i montaż blatu kuchennego,

• malowanie cokołów przypodłogowych,

• malowanie szafy pancernej i dodanie półki w celu zwiększenia pojemności,

• lekkie tablice ostrzegawcze umocowane na przestawianych słupkach, ostrzegające przed śliską (mokrą) podłogą,

• montaż wieszaka na drabinę,

• segregator śrub.

Dotyczące procesów produkcyjnych:

• modernizacja napędu tachometru,

• zabezpieczenie silnika z przekładnią w niszczarko-betoniarce,

• podstawa do prowadzenia wstęgi papieru z taśmą samoprzylepną,

• przedłużenie żywotności noża w maszynie UNO w sekcji szyjącej poprzez stworzenie regulacji podkładkami,

• modernizacja elementów blaszanych dociskających wygięte arkusze papieru tuż przed chwyceniem ich przez łapki zbierające,

• oświetlenie szlifierki,

• wykonanie stojaka do lustra (obserwacja arkuszy układających się po wyjściu z tunelu suszącego przy maszynie do sitodruku),

• szczotki prowadzące wstęgę papieru.

Technika pracy biurowej:

• interaktywna tabela upraszczająca proces przekazywania danych i wystawiania faktur.