Jednym z nowoczesnych narzędzi stosowanych w działaniach personalnych jest webcasting, czyli transmisja wideo w trybie live lub VoD nadawana jednocześnie do wielu odbiorców, która ponadto umożliwia streaming wideo i audio zsynchronizowany z grafiką (np. slajdy PPT), załączanie plików i informacji dodatkowych oraz interaktywną komunikację, np. czat tekstowy, sondaż, ocenę prezentacji. Metoda znalazła szerokie zastosowanie w działaniach personalnych – komunikacji wewnętrznej, szkoleniach on-line oraz prezentacjach rekrutacyjnych. Siła webcastingu leży w bezpośredniości komunikacji, atrakcyjności wizualnej, większej sile perswazji i trwałości przekazu.
Webcasting w komunikacji wewnętrznej
W polskim oddziale Fortum Power and Heat Sp. z o.o., składającym się z podmiotów produkujących ciepło i energię elektryczną, pracuje łącznie około 1100 pracowników. Główna siedziba spółki znajduje się we Wrocławiu, a pozostałe główne lokalizacje to Częstochowa, Bytom, Zabrze, Płock oraz Świebodzice. W ramach korporacji Fortum organizowany jest Fortum Dialogue, czyli spotkania pracowników danego kraju z prezesem całej korporacji przy wykorzystaniu technologii transmisji on-line. Spośród 14 oddziałów Fortum Dialogue odbywały się w Finlandii i Szwecji, a w zeszłym roku do tego grona dołączyła Rosja. Rok 2011 to rok premiery w Polsce. Dodatkową korzyścią z zastosowania narzędzia do komunikacji on-line jest jego proekologiczność. W celach firmy na kolejne lata zapisano redukcję emisji CO2 na służbowych podróżach lotniczych oraz ustalono limit emisji dla samochodów służbowych. Naturalne staje się więc stopniowe zastępowanie osobistych spotkań technologiami wideo.
Nowa transmisja
Do tej pory do spotkań wykorzystywano technologię wideokonferencji. Ograniczenia tej metody to możliwość jednoczesnego połączenia tylko czterech lokalizacji oraz słaba widoczność. Jako rozwiązanie dla Fortum Dialogue wideokonferencja została więc zdyskwalifikowana w przedbiegach. Polski oddział rozważał przeprowadzenie spotkania za pomocą sprawdzonego korporacyjnie narzędzia, wykorzystywanego w Finlandii. Firma zdecydowała się skorzystać z usług polskiej firmy, która posiada platformę Livingmedia do komunikacji wideo w biznesie. – Zdecydowaliśmy się na rozwiązanie, w którym całość jest realizowana przez dostawcę technologii: zarówno realizacja transmisji, jak i obróbka materiału oraz zamieszczenie filmu na zewnętrznym serwerze – mówi Magdalena Jarząbek, specjalista ds. komunikacji w Fortum Power and Heat Polska Sp. z o.o.
Po dokonaniu wyboru technologii, na grudniowym spotkaniu pracowników z całej Polski platforma Livingmedia miała swoją testową premierę. Była to transmisja z Wrocławia do wszystkich lokalizacji, w których dostępny był sprzęt (komputer, rzutnik oraz ekran) i każdy mógł wziąć udział w spotkaniu, bez potrzeby przemieszczania się. Pracownicy pozytywnie ocenili jakość transmisji oraz możliwość jednoczesnego oglądania osoby prezentującej i slajdów uszczegóławiających to, o czym się mówi.
Jednak największą zaletę pracownicy upatrują w anonimowości przy zadawaniu pytań. W Fortum zapewniono ją poprzez dostarczenie do wszystkich lokalizacji firmowych komórek pre-paidowych, za pomocą których w trakcie transmisji można było wysłać wiadomość z zapytaniem. Podczas pierwszej transmisji on-line zadano około 20 pytań, co jest jak dotychczas rekordem w historii wideospotkań z prezesem Fortum.
Inną możliwość interakcji podczas transmisji on-line stosuje giełdowa spółka informatyczna Sygnity SA. Każdy uczestnik spotkania może wysłać pytanie za pomocą e-maila na specjalnie utworzony adres. Pytania przekazywane są zbiorczo przez rzecznika spółki, a pod koniec wystąpienia zarząd udziela odpowiedzi.
Zalety tego typu komunikacji z punktu widzenia organizatorów to brak dodatkowych nakładów oraz możliwość wykorzystania zapisu ze spotkania i umieszczenia go w intranecie. Ogromnie ważne jest również zapewnienie pełnego bezpieczeństwa transmisji. Miała ona charakter zamknięty. Skierowana była tylko do pracowników Fortum i dostępna była po zalogowaniu (każda z lokalizacji otrzymała login, hasło i instrukcję korzystania).
Szybka interakcja
Sygnity SA platformę Livingmedia wdrożyło w 2010 roku, początkowo tylko do relacji inwestorskich. Stopniowo poszerzano formułę do spotkań z mediami oraz do komunikacji wewnętrznej. Obecnie najważniejsze wydarzenia z życia spółki komunikowane są on-line do inwestorów i mediów oraz natychmiast po nich – do pracowników. Taka kolejność wynika z ograniczeń spółki giełdowej. Transmisje on-line mają coraz szersze zastosowanie w Sygnity. Obecnie w firmie przeprowadzana jest reorganizacja, więc zapotrzebowanie na informacje jest ogromne. Sygnity korzysta z wielu mechanizmów komunikacji, jednak wykorzystanie platformy Livingmedia do komunikacji wideo daje najszybszą możliwość interakcji. Jak twierdzi Michał Michalski, dyrektor Biura PR/IR Sygnity SA: Wprowadzając komunikację wideo on-line zyskaliśmy pozytywny wizerunek spółki, możliwość szybkiego reagowania na wydarzenia, silniejszą identyfikację pracowników z firmą oraz znaczne oszczędności.
Przed komputerem czy w sali konferencyjnej?
W Fortum w Polsce jedynie około 40 proc. pracowników to osoby nieprodukcyjne, w codziennej pracy wykorzystujące komputer. Przy transmisji on-line potencjalnie każdy mógłby otrzymać własne hasło do logowania się i obejrzeć transmisję bezpośrednio na własnym ekranie. Jednak w komunikacji wewnętrznej firma chce zachować formułę spotkania w salach konferencyjnych, zapraszając do udziału wszystkich pracowników, zarówno produkcyjnych, jak i biurowych.
W Sygnity SA, w której 100 proc. pracowników dysponuje komputerami lub notebookami, preferuje się oglądanie transmisji przy własnym biurku, bez konieczności przemieszczania się. Przerwa w pracy ograniczona jest więc tylko do czasu transmisji.
Webcasting do szkoleń on-line
Innym przykładem zastosowania technologii webcastingu w działaniach personalnych jest możliwość samodzielnego tworzenia szkoleń. Poznańskie Wydawnictwo Forum po rozpoznaniu rynku w zakresie szkoleń on-line postanowiło wdrożyć platformę Livingmedia do przeprowadzania kursów internetowych. Tak zwane webinary, czyli materiały on-line dostępne w trybie VoD, znalazły się w ofercie firm szkoleniowych oraz w działach personalnych dużych firm. Te ostatnie najczęściej wykorzystują narzędzie do szkolenia z produktu lub specjalistycznej wiedzy branżowej. Przykładowo specjalista ds. HR może samodzielnie generować szkolenia, obserwować postęp poszczególnych pracowników oraz przeglądać dane statystyczne dotyczące oglądalności szkoleń.
Mała liczba webinarów na polskim rynku oraz pozytywne doświadczenia z niemieckiego rynku szkoleniowego spowodowały, że podczas jednego z cyklicznych spotkań wydawnictw w ramach międzynarodowego holdingu Forum Media Group Wydawnictwo Forum postanowiło wprowadzić webcasting do swojej oferty.
Od pomysłu do produktu
– Zaczęliśmy od wewnątrzdziałowych spotkań, podczas których tworzyliśmy ideę produktu – opowiada Mateusz Drzewiecki, pracownik Działu Projektów Online Wydawnictwa Forum. Zdecydowano, że w przypadku webinarów jeden z kluczowych elementów zostanie zlecony podwykonawcy. Realizację transmisji on-line powierzono firmie Livingmedia.
Po przygotowaniu całości procesów do przeprowadzenia szkolenia skupiono się na meritum: ustalono cenę i przystąpiono do definiowania zakresu tematycznego pierwszych webinarów. Webinar podzielony jest na 60 minut prelekcji i 30 minut sesji pytań i odpowiedzi, przy czym podział ten jest elastyczny i uzależniony od rodzaju grupy i jej aktywności. Uczestnicy mają też możliwość zadawania pytań jeszcze przed seminarium, co jest szczególnie użyteczne w przypadku wysoce specjalistycznych szkoleń, wymagających cytowania przepisów prawnych.
Pierwsze seminarium webowe odbyło się 15 listopada 2010 roku. Od pierwszego listopadowego szkolenia do końca roku zrealizowano 10 webinarów. Uczestnicy szkoleń są bardzo zadowoleni, w ich opinii taka formuła jest bardzo atrakcyjna. Na bazie tych doświadczeń podjęto decyzję o kontynuacji projektu w 2011 roku. Webinary są dla słuchaczy formą zdecydowanie tańszą niż szkolenia tradycyjne. Nie wymagają przemieszczania się i konieczności dotarcia w określone miejsce. Dysponując komputerem, dostępem do internetu i wtyczką flash, w którą są wyposażone niemal wszystkie przeglądarki internetowe, można obejrzeć webinar niezależnie od miejsca pobytu. Można również uniezależnić się od czasu, oglądając szkolenie w wersji VoD. Mimo że ta formuła nie zapewnia bezpośredniego kontaktu z ekspertem, zapewniona jest interakcja. Dodatkowo istnieje możliwość powrotu do wybranych wątków wykładu, korzystając z zapisu wideoszkolenia, który standardowo jest udostępniany wszystkim uczestnikom. W opinii Mateusza Drzewieckiego szkoleń tego typu będzie coraz więcej i wydawnictwa oraz firmy z uwagi na wygodę, oszczędność czasu i pieniędzy będą się starały pracować w tej formule.
Transmisje on-line wykorzystywane są w przedsiębiorstwach na różnych płaszczyznach – do relacji inwestorskich i PR, komunikacji wewnętrznej, w obszarze HR, w marketingu i sprzedaży. W Fortum inicjatorem był dział komunikacji. Po pierwszej transmisji dyrektorzy funkcjonalni wyrazili zainteresowanie takim sposobem dotarcia do wszystkich pracowników. –Wrażenia są bardzo pozytywne. Na pewno chcemy wykorzystywać tę technologię do stałej komunikacji z pracownikami, jako jedno z kilku narzędzi – podsumowuje Magdalena Jarząbek.
Początki z webcastingiem
Najtrudniejszy jest pierwszy krok, czyli decyzja o wykorzystaniu webcastingu jako jednego z narzędzi komunikacji. Zazwyczaj pomysłodawcami i liderami są przedstawiciele konkretnej komórki w firmie. Później pomysł jest wykorzystywany szerzej niż zamierzano. W najprostszej wersji do przeprowadzenia transmisji on-line firma potrzebuje łącza o minimalnej przepustowości 0,5 Mbps, przeglądarki internetowej z włączoną obsługą javascript oraz wtyczki Adobe Flash Player. Sprzęt potrzebny do realizacji transmisji (kamerę, mikrofony, akcesoria) zapewnia firma realizująca transmisję.
Przy stałych i regularnych potrzebach komunikacji on-line bardziej opłacalne jest zakupienie własnej kamery i skorzystanie z opcji abonamentowej. W tym przypadku firma samodzielnie realizuje transmisje, wykorzystując przy tym możliwości platformy, która udostępnia wszystkie elementy niezbędne do tworzenia, zarządzania i integrowania webcastów z witrynami internetowymi.