Przede wszystkim warto zastanowić się, co taki standard powinien dostarczać. Dla jednych to zapewnienie wyłącznie obsługi kadrowo-płacowej, dla innych możliwość kontrolingu płacowego, analizy kosztów zatrudnienia czy zarządzania czasem pracy. Oferowane na rynku systemy informatyczne HCM oferują już o wiele więcej. Klienci mają w zasięgu produkty dojrzałe, często dostosowane do ich indywidualnych potrzeb, gotowe zaspokoić oczekiwania i zabezpieczyć wszelkie procesy HR realizowane w organizacji.
Systemy informatyczne powinny umożliwiać realizację polityki personalnej organizacji znajdujących się na różnych poziomach tworzenia procesów związanych z zarządzaniem ludźmi. HCM wspomagany przez system informatyczny powinien wspierać szeroki zakres działań, poczynając od planowania zasobów, definiowania wymagań, poprzez rekrutację, oceny i rozwój pracowników, aż po wsparcie rozliczeń kadrowo-płacowych czy zarządzanie czasem pracy. Często zdarza się, że wdrożenie systemu informatycznego w organizacji w sposób niejawny powoduje wzrost świadomości zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie. Dlatego właśnie ważną cechą systemu HCM powinna być jego logika i procesowe podejście do działań HRM, gdzie wszystkie wyżej wymienione obszary zazębiają się, wynikając z siebie.
Poznać potrzeby klienta
Często, decydując się na wdrożenie narzędzia wspierającego zarządzanie kapitałem ludzkim, firmy stawały przed dylematem: wdrożyć system, który doraźnie zabezpieczy wybrane obszary HCM w organizacji, czy wypracować własny standard, opierając się na wszystkich elementach zarządzania kapitałem ludzkim i własnymi siłami tworzyć narzędzia wspierające te obszary. Dziś ten problem powoli odchodzi do lamusa. Ostatnie lata pokazały, że dostawcy tego typu narzędzi „odrobili lekcje” i poznali potrzeby swoich klientów. W efekcie rozbudowywali swoje rozwiązania o coraz to nowsze funkcjonalności.
Rynek oferuje wiele rozwiązań informatycznych, które określa się mianem narzędzi wspierających zarządzanie kapitałem ludzkim. Każde z nich przedstawia inny pomysł na wykorzystanie potencjału ludzkiego organizacji. Oczywiście, część dostawców dalej w ramach swoich rozwiązań HCM oferuje jedynie funkcjonalności do kontrolingu płacowego, analizy kosztów zatrudnienia czy zarządzania czasem pracy. Niezmiennie jest to bardzo istotny aspekt, szczególnie dla kadry menedżerskiej. Dzięki nim łatwo i szybko mogą tworzyć zestawienia, raporty i analizy. Taki sposób podejścia do HCM wspiera organizację od strony zarządczej, prowokując najbardziej powszechny sposób motywacji pracowników. Wpływa on znacząco na efektywność pracy poprzez wyraźne wskazanie centrów zysków i kosztów oraz obszarów wymagających optymalizacji. Może jednak inicjować konflikty i złą atmosferę pracy. Dobrze użyte narzędzia tego typu mogą przynosić wymierne korzyści dla całej organizacji, ale trzeba zdawać sobie sprawę, z jaką siłą oddziaływają na pracowników.
Czas pokazał jednak, że potrzeby i oczekiwania odbiorców takich rozwiązań uległy przedefiniowaniu. Po doświadczeniach ostatnich lat, gdzie „światowy kryzys finansowy” zdziesiątkował poziom zatrudnienia w przedsiębiorstwach, menedżerowie zmienili myślenie o swoich pracownikach i zaczęli potrzebować czegoś więcej.
Definiowanie wymagań
Zawirowania gospodarcze ostatnich lat, które wstrząsnęły rynkiem pracy, spowodowały, że kadra kierownicza przedsiębiorstw zaczęła zauważać m.in. „napompowanie” swoich struktur. Często potrzeby kadrowe nie współgrały z rzeczywistym stanem zatrudnienia. Narzędzia wspierające zarządzanie kapitałem ludzkim wyszły naprzeciw tej sytuacji, umożliwiając standaryzację i ujednolicenie opisów stanowisk i zdefiniowanie wymagań. Ma to istotny wpływ na możliwość porównania rzeczywistego stanu rzeczy z oczekiwaniami i potrzebami w strukturach organizacji.
Rekrutacja i selekcja
W tym obszarze również dokonały się zmiany. Tradycyjne CV, przy ogromie kandydatów, którzy zaczęli aplikować, spowodowały niemożność dokładnej i szybkiej analizy danych o potencjalnych pracownikach. Funkcjonalności oferowane przez dzisiejsze systemy klasy HCM dają możliwość prostego zbierania danych o kandydatach, selekcjonowania i wybierania najlepszego. Wszystko to na podstawie jednolitych wymagań stanowisk pracy, na które prowadzony jest projekt rekrutacyjny. Aplikacje niezakwalifikowanych kandydatów (przy oczywiście odpowiednich obwarowaniach prawnych) często służą menedżerom czy działom HR do wstępnych selekcji przed ogłoszeniem oficjalnego wakatu na stanowisko.
Ocena pracowników
Oceny pracownicze, które są obecnie standardem w większości przedsiębiorstw, stały się również nieodzownym elementem systemów HCM. Często słyszy się, że „papierowo” przeprowadzone oceny pracownicze nie przyniosły zamierzonego efektu. Ogrom danych, które trzeba przeanalizować i porównać, prowadzi do spłaszczenia tej procedury. Dzięki informatyzacji przeprowadzenie obiektywnych ocen skonfrontowanych ze zdefiniowanymi wymaganiami, jak również analiza danych stają się banalnie proste. W standardzie systemy również udostępniają raporty, które agregują dane i przedstawiają je w postaci łatwej do analizy i interpretacji.
Rozwój i szkolenie
Rozwój w systemach wspierających zarządzanie kapitałem ludzkim jest realizowany głównie poprzez realizację szkoleń. Dla każdego pracownika szkolenie jest zarówno elementem rozwojowym, jak i silnie motywującym. Narzędzia HCM wspierają ten obszar umożliwiając pracownikom samodzielne definiowanie swoich potrzeb szkoleniowych i planowanie działań rozwojowych w obszarach kwalifikacyjnych czy kompetencyjnych. Rozwiązania tego typu udostępniają również elementy e-learningowe, za pomocą których w łatwy i szybki sposób można realizować szkolenia oraz dystrybuować wiedzę do swoich pracowników.
Komunikacja
Innym bardzo ważnym aspektem oferowanym w ramach systemów HCM jest komunikacja. Realizowana jest często poprzez moduły samoobsługowe zwane również portalami pracowniczymi/menedżerskimi. Za pomocą tych bardzo wygodnych funkcjonalności można informować pracownika o stanie urlopu, wynagrodzeniu, czasie pracy czy stawianych mu wymaganiach w zakresie efektywności, kompetencji i szkoleń. Za pomocą funkcji samoobsługowych pracodawca może również „usłyszeć” zdanie swojego pracownika. Badanie satysfakcji czy dowolny inny kwestionariusz pozwoli podejmować decyzje zarządcze idące w kierunku akceptowalnym przez wszystkich. Możliwość wypowiedzenia się i wpływu na kierunki rozwoju wspomagają poczucie odpowiedzialności za wspólny wynik realizowanych zadań.
Komunikacja to również dostępność. Dyrektorzy personalni w dużych i małych przedsiębiorstwach zgodnie zauważają, że bardzo ważną cechą dobrego systemu HCM jest właśnie ten element. Najbardziej pożądanymi systemami są te, z których w łatwy sposób może korzystać każdy pracownik. Dużą popularnością na rynku cieszą się więc systemy „przeglądarkowe”. Ich podstawową zaletą jest możliwość korzystania niezależnie od miejsca pobytu, co powoduje bardzo duże wsparcie dla organizacji wielooddziałowych.
Korzyści z systemu HCM
Istnieje wiele aspektów świadczących o przydatności oraz praktyczności systemów HCM. Najważniejsza jest oczywiście funkcjonalność, która powinna zabezpieczyć wszystkie procesy HR w organizacji przy zapewnieniu pełnej dostępności. Dla działów personalnych narzędzia wspierające zarządzanie kapitałem ludzkim są podstawą do budowania polityki personalnej w szerokim spektrum zarówno kadrowo-płacowym, jak i rozwojowym. Dla menedżerów systemy tego typu wspierają podejmowanie codziennych decyzji, np. w doborze pracowników do nowo realizowanego projektu. Dla pracowników system HCM jest rozwiązaniem ułatwiającym codzienną pracę poprzez dzielenie się wiedzą, dostarczenie niezbędnych informacji czy umożliwienie komunikacji.
Staje się więc oczywiste, że nie da się zamknąć pojęcia systemu HCM w sztywne ramy, a już na pewno nie można zawężać tej definicji do konkretnych rozwiązań. Zarządzanie kapitałem ludzkim to obszar, który ciągle się rozwija. Rynek wymaga coraz to nowych rozwiązań, których zadaniem jest kompleksowe wsparcie realizacji procesów HR przeprowadzanych w organizacjach.