Planowanie na ekranie

Od czerwca br. w spółce Securitas Polska zarządzanie kadrami jest oparte na systemie informatycznym, dzięki któremu co miesiąc planuje się czas pracy 3000 zatrudnionych osób oraz ponad 550 000 godzin ochrony 8000 klientów spółki. Prace nad uruchomieniem programu mySAP All-in-One HReady trwały rok, a w skład zespołu wdrożeniowego weszło dziesięciu pracowników Securitas i ośmiu specjalistów firmy LST. Czego dokonali, jakie trudności musieli pokonać?

Program mySAP All-in-One HReady, który służy do optymalizacji czasu pracy zmianowej, uzupełnił już funkcjonujący w polskiej spółce system mySAP HR. System ten z powodzeniem jest do dziś wykorzystywany w takich obszarach zarządzania, jak administracja kadrowa, rozliczanie płac, rekrutacja i zarządzanie szkoleniami. Firma posługuje się również programem finansowo-księgowym JDEdwards.

Rozszerzenie zakresu obsługi informatycznej o obszar planowania czasu pracy wymagało dostosowania działających już systemów do nowego narzędzia IT. Zajęła się tym firma LST Sp. z o.o., mająca status partnera i eksperta SAP w ramach systemu informatycznego mySAP HR, jak też praktyczne doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań informatycznych w dziedzinie zarządzania personelem.

Początki projektu sięgają czwartego kwartału 2004 roku. Wówczas w firmie Securitas podjęta została decyzja o wdrożeniu projektu, który pozwoliłby zapewnić bezpieczeństwo klientów dzięki optymalizacji zarządzania kadrami. Projektowi nadano nazwę „Motyl” i opatrzono następującym mottem: „Kontroluj ruchy skrzydeł motyla zanim zniszczy Twoje miasto”.

Inicjatorzy projektu na czele z członkiem zarządu Securitas Polska Robertem Głuszakiem, który później kierował zespołem wdrożeniowym stwierdzili, że istotą operacyjnego zarządzania firmą świadczącą usługi ochrony osób i mienia jest przede wszystkim umiejętne planowanie i stała kontrola wykorzystania kadr. Dzisiaj – dzięki systemowi – każdego miesiąca w Securitas planuje się czas pracy 3 tysięcy zatrudnionych tu osób, które zajmują się ochroną 8 tysięcy klientów i ich mienia w całej Polsce w ciągu 550 tysięcy godzin.

Koncepcja projektu i pierwsze trudności

W skład zespołu wdrożeniowego weszło dziesięciu pracowników Securitas i ośmiu pracowników LST (pięciu konsultantów i trzech programistów).

Jednym z najtrudniejszych zadań podczas projektu było przeniesienie danych z dotychczasowego oprogramowania informatycznego, zarówno z własnego systemu kadrowo-płacowego, jak i z systemów odziedziczonych po przejętych przez Securitas firmach ochrony. Dotyczyło to głównie przeniesienia do nowego systemu całej historii zdarzeń kadrowych dotyczących każdego pracownika.

Duże znaczenie dla powodzenia projektu miało również opracowanie narzędzi i procedur do wprowadzania całościowych zmian organizacyjnych oraz do rejestrowania różnego rodzaju informacji z zakresu zarządzania personelem. System musiał być tak zaprojektowany, aby uwzględniał zagadnienia pojawiające się w codziennej praktyce Securitas, a związane z przepisami kodeksu pracy, jak np. trzymiesięczny okres rozliczeniowy oraz wydłużone zmiany dzienne w ramach równoważnych norm systemu czasu pracy.

Partner wdrożeniowy, firma LST, zdecydował się więc na zastosowanie otwartej architektury oprogramowania HRead, która w rezultacie pozwoliła zintegrować nowy system kadrowy z oprogramowaniem finansowo-księgowym klasy ERP (w przypadku Securitas to system JDEdwards).

Okazało się także, że specyfika Securitas jest na tyle rozbudowana, że warto zmodyfikować system mySAP HR i zaprojektować rozwiązanie dostosowane w pełni do profilu działalności i dynamicznego zarządzania czasem pracy, charakterystycznego dla tej firmy.

Specyfika zarządzania kadrami w Securitas

– Zakładamy, że błąd jest nieodłączną częścią ludzkiego działania. Jednak błędy potrafią drogo kosztować, zwłaszcza błędy w planowaniu. Tam, gdzie w grę wchodzi ludzkie życie, zdrowie lub bezpieczeństwo, błędy kosztują zawsze zbyt wiele. Dlatego tolerancja dla błędów w zakresie ochrony ludzi i mienia jest zerowa. Każda źle zaplanowana godzina to brak bezpieczeństwa, zagrożenie życia i zdrowia naszych klientów. A planowanie to system naczyń połączonych. Zmiana jednego elementu powoduje natychmiastową zmianę w całym układzie. Dlatego ponad 90 procent operacyjnego zarządzania naszą firmą stanowi planowanie i monitoring wykorzystania kadr – mówi Robert Głuszak.

W Securitas rotacja kadrowa jest bardzo wysoka, wynosi bowiem 50 procent w skali roku. Taka sytuacja rodzi liczne komplikacje w organizacji pracy. Cały czas trzeba rekrutować i szkolić nowych pracowników, a równolegle należy dbać o precyzyjne zaplanowanie czasu pracy tych, którzy są już zatrudnieni. Dynamika zarządzania czasem pracy i konieczność opracowania spójnego planu na każdy miesiąc stanowią bardzo poważne wyzwanie dla haerowców.

Innym, nie mniej istotnym wyzwaniem dla specjalistów w zakresie zarządzania personelem jest nabór i szkolenie kadr. Specyfika firmy zajmującej się ochroną osób i mienia stawia kandydatom wysokie wymagania. W Securitas na dziesięciu chętnych do pracy tylko jeden kandydat – w wyniku wieloetapowej rekrutacji – zostaje zatrudniony (średnio firma zatrudnia około 150 osób miesięcznie).

Zanim jednak będzie odpowiadać za ochronę danego obiektu musi przejść specjalistyczne szkolenia. Dlatego też firma za każdym razem staje przed zadaniem, jak zrównoważyć koszty i efektywność takich szkoleń, prowadzonych bez przerwy, ponieważ cały czas trwa nabór kandydatów do pracy. A dochodzi do tego jeszcze zarządzanie ogólnopolską siecią ośrodków szkoleniowych Securitas i bazą trenerów. Koszty naboru i szkolenia kadry stanowią najwyższą pozycję w budżecie obok kosztów działalności operacyjnej.

Osobny rodzaj wyzwania, z jakim musi mierzyć się na co dzień Securitas, są wymagania jakościowe ze strony klientów. Zwracają oni uwagę na cechy fizyczne, osobowościowe i charakterologiczne oferowanych przez Securitas ochroniarzy, ich licencje, a także kwalifikacje dodatkowe, takie jak na przykład uprawnienia do ochrony imprez masowych. Według Roberta Głuszaka, sami klienci sugerują firmie realizowanie specjalnych programów motywacyjnych, podwyższających jakość usług i poziom wykonania zadań przez pracowników.

Co komplikuje planowanie czasu pracy

Precyzyjne planowanie pracy zmianowej w Securitas wymaga z jednej strony uwzględnienia restrykcyjnych przepisów polskiego kodeksu pracy, a z drugiej – uwarunkowań wynikających ze specyfiki działalności firmy. Zdarza się, że w obiekcie oddalonym znacznie od centrali firmy lub jej terenowej filii (albo od miejsca zamieszkania pracowników) zmiana jest utrudniona, zwłaszcza w sytuacji losowej.

Jeżeli nie można nagle zastąpić pracownika inną wyszkoloną osobą, to wówczas stosuje się 24-godzinny czas pracy. Takie uwarunkowania trzeba brać pod uwagę planując pracę ochroniarzy.

Osobnym zagadnieniem, ważnym w planowaniu, jest uwzględnianie preferencji i wymagań zgłaszanych przez samych pracowników. Sugestie z ich strony mogą dotyczyć na przykład długości zmiany (w danym dniu, w konkretnej sytuacji życiowej).

Osoby planujące harmonogram pracy ochroniarzy starają się więc dopasowywać grafik zmianowy do możliwości pracownika, zwłaszcza że rotacja kadr jest i tak bardzo duża, a koszty szkolenia nowej osoby są wysokie.

„Motyl” wzbija się do lotu

Projekt „Motyl”, uruchomiony 1 grudnia 2005 roku obejmuje 3 tysiące pracowników stałych Securitas zatrudnionych w centrali oraz 16 oddziałach i filiach w całym kraju. Dotychczasowy zakres informatycznego zarządzania (administracja kadrami, zarządzanie czasem pracy, rozliczanie płac, rekrutacja, zarządzanie szkoleniami) w wyniku projektu znacznie się rozrósł.

Specjaliści z LST przenosili dane z dotychczasowych rozwiązań informatycznych do nowego programu. Opracowali także założenia dotyczące budowy specjalnego i dostosowanego w pełni do profilu działalności Securitas internetowego systemu planowania czasu pracy.

Wszyscy członkowie zespołu wdrożeniowego wspólnie pracowali nad narzędziami i procedurami do przeprowadzenia zmian organizacyjnych wskutek zastosowania nowego systemu IT do planowania czasu pracy. Stworzone zostały nowe tzw. podobszary kadrowe. Wprowadzono do systemu różne typy informacji niezbędne do planowania. Dane powiązano z informacjami związanymi zarówno z przepisami MSWiA (np. rejestr uprawnień do pracy z bronią), jak i kodeksu pracy (np. przejęcie pracownika w wyniku akwizycji spółek zgodnie z artykułem 23, czyli ze wszystkimi prawami z poprzedniego miejsca zatrudnienia).

Cały czas projekt „Motyl” miał pełne poparcie zarządu firmy i powołanego komitetu sterującego, nadzorującego prace nad nowym rozwiązaniem. Był to niezbędny warunek powodzenia wszystkich działań na rzecz wdrożenia projektu.

Działania organizacyjne

Wdrażając projekt, zmieniono cały proces planowania: wydzielona została grupa osób odpowiedzialnych za planowanie, stworzone zostały nowe reguły autoryzacji zmian nanoszonych w systemie, ponadto opracowane zostały normy planowania – pod kątem wymagań klientów i w oparciu o kompetencje pracowników ochrony.

Bardzo ważne było powołanie zespołu do spraw wsparcia informatycznego – zespołu odpowiadającego za sprawność systemu IT.

Wszystkie sugestie dotyczące przygotowywanego oprogramowania i związanych z tym potrzeb ze strony przyszłych użytkowników były w firmie gromadzone i badane.

W wyniku analizy potrzeb powstał 500-stronicowy raport, w którym nie tylko zawarte były sugerowane propozycje, wymagania i potrzeby w zakresie nowego systemu planowania, ale także szczegółowo opisana została każda wykonywana czynność.

Potrzeby i oczekiwania

Analiza potrzeb pokazała, że system informatyczny powinien spełniać określone wymagania zarówno związane z podejmowaniem decyzji w zakresie planowania czasu pracy, jak też dotyczące funkcjonalności, przede wszystkim takie, jak:

• konieczność zachowania równowagi między obsadzaniem obiektów a czasem pracy pracowników;

•  różnorodność zmian w harmonogramach pracy;

•  potrzeba wprowadzenia elastycznego oraz prostego (intuicyjnego) w obsłudze narzędzia dla menedżerów oraz szefów obiektów planujących grafiki w terenie;

•  wdrożenie licencji na dowolną liczbę użytkowników (ze względu na koszty wdrożenia systemu);

•  dokładne odzwierciedlenie struktury chronionych obiektów, własnych struktur organizacyjnych i kwalifikacji pracowników.

Oprogramowanie mySAP All-in-One HReady wszystkie te oczekiwania spełniło. Według Andrzeja Amanowicza, dyrektora operacyjnego LST Sp. z o.o., za decyzją o wdrożeniu tego systemu przemawiały dwa zasadnicze argumenty:

•  po pierwsze – system jest w pełni dostosowany do specyfiki Securitas,

•  a po drugie – koszt licencji LST jest jednorazowy, dzięki czemu można potem podłączać dowolną liczbę użytkowników (w przypadku mySAP HR koszt licencji uzależniony jest od liczby użytkowników oprogramowania).

Czerwony pasek błędu

Główny ekran systemu (arkusz) zatytułowany jest „Planowanie” i stanowi podstawowe narzędzie menedżera planującego czas pracy zmianowej. Dane dotyczące zaplanowanego czasu pracy zmianowej automatycznie są przesyłane do działu kadr i działu rozliczeniowego. Na ekranie – podczas wypełniania arkusza – może pojawiać się czerwony pasek (tzw. pasek błędu).

W ten sposób komputer informuje menedżera, że coś źle wpisał, gdzieś jest błąd w planowaniu, np. dwie zmiany pozostały bez obsady. Dzięki temu widać wyraźnie, że użytkownik systemu musi dokonać korekty w arkuszu.

Aktywność użytkownika systemu jest ograniczona do niezbędnego minimum, bowiem niemal wszystko dokonuje się automatycznie. System sprawdza też na bieżąco zgodność wprowadzonych informacji z przepisami – jeżeli w tym zakresie są błędy, również pojawia się czerwony pasek.

Bariery dla „Motyla”

Bariery, które pojawiały się w trakcie wdrożenia projektu „Motyl” wynikały przede wszystkim z:

•  niechęci do zmian, przejawianej przez część menedżerów i pracowników;

•  niedostatecznego dostępu do sieci komputerowej w terenie;

•  niedostatków w umiejętnościach obsługi komputera;

•  niejednolitej kodyfikacji lub braku kodyfikacji informacji (dotyczyło to kodów typów zmian, opisów posterunków, wymaganych kwalifikacji);

•  ograniczeń czasowych (projekt trwał ponad rok);

•  barier prawnych i niejednolitej interpretacji przepisów odnośnie do równoważnego czasu pracy i pogodzenia tego warunku ze specyfiką firmy.

Metodą minimalizowania barier było w Securitas przede wszystkim informowanie załogi o nowym projekcie, wyjaśnianie jego założeń, celu i metod realizacji. Prowadzone były spotkania z menedżerami, z pracownikami.

Członkowie zarządu i komitetu sterującego byli osobiście zaangażowani w prowadzenie prac nad projektem na każdym etapie jego wdrażania. Miało to duży wpływ na postawę, zwłaszcza tej nieprzekonanej do projektu części załogi. Wielokrotne testowanie systemu i możliwość wprowadzania korekt podczas pracy nad ostateczną wersją oprogramowania również odgrywało ważną rolę w zmniejszaniu obaw przed zmianami, jakie pojawią się po uruchomieniu systemu.

Rezultaty wdrożenia

Projekt „Motyl” przyniósł firmie Securitas konkretne rezultaty, wśród których najważniejsze to:

•  skrócenie czasu i poprawa jakości procesu planowania;

•  zwiększenie poziomu bezpieczeństwa klientów;

•  zapewnienie mechanizmu zarządzania krótkotrwałymi zmianami, aby w sposób zbilansowany uwzględniały interes firmy i pracownika – urlop, odpoczynek itp.;

•  przejrzystość i upowszechnienie reguł dla pracowników – reguł dotyczących planowania czasu pracy; chodziło o uniknięcie sytuacji, że są bardziej i mniej preferowani pracownicy, załoga zna reguły planowania czasu pracy;

•  wgląd w efekty planowania w trakcie procesu dla wszystkich uprawnionych uczestników – system pozwala kontrolować planowanie – jest to możliwe w czasie rzeczywistym po zalogowaniu się w system intranetowy.

– Wdrożenie rozwiązania SAP dało nam możliwość lepszego zaplanowania pracy zmianowej pracowników rozmieszczonych na wielu obiektach i posterunkach. W konsekwencji już po pierwszych trzech miesiącach odnotowaliśmy poprawę i ustabilizowanie wyników ekonomicznych firmy – mówi Robert Głuszak. – Nowe oprogramowanie ma również bezpośredni wpływ na zwiększenie bezpieczeństwa w zarządzaniu stanem osobowym firmy.

Securitas AB – największy na świecie koncern zajmujący się usługami ochrony osób i mienia. Firma powstała w 1934 roku w Szwecji i przez wiele lat istniała jako prywatna firma rodzinna. Jest spółką akcyjną notowaną od 1991 roku na giełdzie w Sztokholmie.

Obecnie Securitas jest koncernem ochrony zatrudniającym blisko 220 tysięcy pracowników. Swoje usługi świadczy w Ameryce Północnej i Południowej, a także w większości krajów europejskich, m.in. na Węgrzech, w Austrii, Belgii, Czechach, Danii, Finlandii, Francji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Niemczech, Norwegii, Estonii, Portugalii, Szwajcarii, Szwecji, Anglii, Szkocji, Walii oraz – od 1996 roku – w Polsce.

Securitas Polska Sp. z o.o. zatrudnia 3 tys. pracowników stałych oraz prawie drugie tyle osób związanych z firmą umowami zlecenia. Firma posiada certyfikat ISO 9001:2000 – certyfikacja objęła projektowanie i realizację usług ochrony osób i mienia, czyli ochronę fizyczną, alarmy, monitoring, patrole, zabezpieczenia techniczne.