Jak ustalić wysokość dofinansowania do zakupu okularów korygujących wzrok

Kalkulacja refundacji kosztów zakupu przez pracownika okularów do pracy przy obsłudze komputera, co do zasady, powinna zostać przeprowadzona z uwzględnieniem cen rynkowych, jakie obowiązują w miejscowych zakładach optycznych.

PROBLEM

Zatrudniamy pracownika na pełny etat na stanowisku archiwisty bazy danych elektronicznych. W związku z rodzajem pracy pracownik wykonuje ją przy komputerze. Po okresowych badaniach kontrolnych pracownik dostarczył nam zaświadczenie od lekarza okulisty o konieczności stosowania okularów do pracy z monitorem i zwrócił się do nas o dofinansowanie zakupu okularów. W przepisach wewnętrznych nie mamy żadnych ustaleń w tym zakresie. Czy każdy zakup okularów przez pracowników trzeba zrefundować? Jak ustalić wysokość takiego zwrotu kosztów?

ROZWIĄZANIE

Powinni Państwo sfinansować pracownikowi zakup okularów, jeżeli użytkuje on komputer przynajmniej przez połowę obowiązującego go dobowego wymiaru czasu pracy. Sposób realizacji obowiązku zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok oraz wysokość refundacji zakupu okularów we własnym zakresie przez pracownika powinni Państwo uregulować w przepisach wewnętrznych, np. w regulaminie wynagradzania lub w oddzielnym zarządzeniu czy uchwale organu zarządzającego. Kwota dofinansowania powinna pokrywać koszt szkieł, oprawek (o przynajmniej średniej jakości) spełniających podstawowe standardy oraz koszt robocizny.

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami (art. 237⁶ Kodeksu pracy), tj. m.in.:

• zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach,
• zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

WAŻNE

Przez pracownika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nie określa, w jaki sposób pracodawca powinien zrealizować obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok ani nie wskazuje wysokości dofinansowania do okularów zakupionych przez pracownika we własnym zakresie. Oznacza to, że do decyzji pracodawcy pozostawiono uregulowanie tych spraw w dokumentach wewnętrznych.

W przypadku dofinansowania kosztów okularów zwrotu należy dokonać po przedłożeniu przez pracownika zaświadczenia lekarskiego (wydanego w wyniku badań profilaktycznych) o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok i dokumentu zakupu, np. faktury. Faktura może być wystawiona na pracodawcę lub na nazwisko pracownika. Wniosek pracownika w tym zakresie nie jest wymagany, gdyż zwrot kosztów jest dla pracodawcy świadczeniem obowiązkowym. Podstawą jego udzielenia jest wyłącznie zaświadczenie lekarskie i dowód poniesienia przez pracownika kosztów zakupu okularów.

WAŻNE

Do ubiegania się pracownika o dofinansowanie do zakupu okularów nie jest wymagany wniosek zatrudnionego.

Ponieważ ustawodawca nie określił żadnego sposobu ustalania wysokości dofinansowania, pracodawca powinien ustalić zasady i wysokość zwrotu w porozumieniu z pracownikami. Pracodawca może ustalić zwrot każdej kwoty wynikającej z faktury (bez żadnych ograniczeń) albo oszacować określony limit kwoty, np. od 150 zł do 350 zł, z uwzględnieniem zaleceń lekarza dotyczących parametrów, jakie powinny mieć okulary. Pracodawca, chcąc wyznaczyć limit refundacji, powinien zorientować się w cenach rynkowych szkieł, oprawek i usług w zakładach optycznych na terenie działania firmy. Tak skalkulowana kwota refundacji będzie bowiem najbardziej dostosowana do realiów.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił w regulaminie wynagradzania dofinansowanie do okularów korygujących wzrok dla pracowników, którzy spełniają warunki do jego otrzymania. Ze względu na dużą rozpiętość cenową okularów (w zależności od parametrów szkieł i oprawek) w kilku zakładach optycznych na terenie Torunia, gdzie działa firma, dofinansowanie kosztów zakupu okularów ustalono w wysokości od 250 zł do 400 zł. Zwrot jest dokonywany na podstawie przedłożonej przez pracownika faktury zakupu. Kwota dofinansowania zawiera koszt szkieł, oprawek i robocizny.

Zarówno przekazane pracownikowi świadczenie rzeczowe w postaci okularów, jak i świadczenie pieniężne stanowiące zwrot kosztów ich zakupu przez pracownika są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w interpretacji ogólnej z 16 marca 2011 r. (sygn. DD3/033/30/CRS/11/95). Jak wynika ze stanowiska MF, zwolnione z podatku od osób fizycznych są zarówno standardowe okulary, jak i soczewki kontaktowe, jeżeli lekarz specjalista w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci pracownikowi stosowanie przy obsłudze monitora szkieł (soczewek) kontaktowych zamiast okularów.

Pracodawca powinien jednak pamiętać, że zwolnienie z podatku świadczenia z tytułu zapewnienia przez niego okularów ma zastosowanie, jeżeli zostaną łącznie spełnione następujące warunki:

• badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co potwierdzi aktualne zaświadczenie lekarza medycyny pracy,
• pracodawca w regulaminie pracy lub w innym akcie wewnętrznym określił maksymalną kwotę refundacji,
• zakup udokumentowany jest fakturą, przy czym bez znaczenia jest, czy fakturę wystawiono na pracownika, czy na pracodawcę,
• pracownicy użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
• okulary przewidziane do pracy przy obsłudze monitora ekranowego są zaopatrzone w specjalne powłoki antyrefleksyjne (okulary korygujące), przy czym mogą to być zarówno okulary, które jednocześnie korygują wadę wzroku, jak i okulary, które tej dodatkowej właściwości nie mają – w przypadku pracowników nieposiadających wady wzroku.

WAŻNE

Dofinansowanie do okularów może zostać wypłacone odrębnie lub z wynagrodzeniem za pracę.

Podstawa prawna

• art. 237⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)
• § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973)
• art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
• § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.)