Koszty niezwróconych odzieży i obuwia roboczego

Mogą Państwo obciążyć pracowników kosztami odzieży roboczej, ale przy uwzględnieniu stopnia jej zużycia. Muszą jednak Państwo pamiętać, że potrącenie z wynagrodzenia tak ustalonych kosztów nierozliczonej odzieży może odbyć się tylko na podstawie pisemnej zgody pracownika. W razie braku takiej zgody mogą Państwo ubiegać się o zwrot tych kosztów przed sądem. Aby jednak takie roszczenie było skuteczne, muszą Państwo wykazać, że odzież ochronna została przekazana pracownikom w prawidłowy sposób.

UZASADNIENIE

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W ramach tej ochrony mieści się dostarczenie pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informowanie pracownika o sposobach posługiwania się tymi środkami (art. 237⁶ § 1 Kodeksu pracy). Zatrudniający ma także obowiązek wyposażyć pracownika w odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także stanowiska pracy, które wymagają ich stosowania. Ponadto ustala przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Okresy używalności poszczególnych części odzieży roboczej powinny określać tabele norm przydziału odzieży opracowane przez pracodawcę i podane do wiadomości pracowników.

WAŻNE!

Okresy używalności poszczególnych części odzieży roboczej powinny określać tabele norm przydziału odzieży opracowane przez pracodawcę i podane do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy. W związku z tym w jego interesie jest określenie zasad rozliczania się pracowników z przekazanej im odzieży roboczej, w szczególności w przypadku rozwiązania z nimi stosunku pracy. Powyższe kwestie pracodawca powinien uregulować w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, jeśli jest zobligowany do jego utworzenia, albo w zarządzeniu, jeżeli nie posiada tych aktów wewnątrzzakładowych.

Na tej podstawie zatrudniający ma prawo domagać się od pracownika zwrotu stroju roboczego czy obuwia. W przypadku gdy nie uległy one całkowitemu zużyciu czy zniszczeniu, a pracownik odchodzi z pracy przed upływem okresu użytkowania przewidzianego dla danej części odzieży ochronnej, mogą być jeszcze wykorzystane przez innych pracowników, po uprzednim ich przygotowaniu, tj. wypraniu, odkażeniu itp. W takiej sytuacji pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu nowej odzieży lub jej równowartości pieniężnej.

Pracodawca może również odstąpić od żądania zwrotu zużytej odzieży i/lub obuwia roboczego. Jeśli, zgodnie z przewidzianymi normami zużycia, odzież robocza uległa już całkowitemu zamortyzowaniu, wówczas nie nadaje się do dalszego użytkowania. Istnieje bowiem zagrożenie, że taka odzież utraciła swój ochronny charakter oraz właściwości i może już nie zapewniać bezpieczeństwa pracownikowi. W takiej sytuacji pracodawca również nie może domagać się od pracownika zwrotu równowartości pieniężnej odzieży ze względu na jej całkowite zużycie.

Pracownik w chwili rozwiązania umowy o pracę powinien jednak oddać pracodawcy przydzieloną mu odzież i/lub obuwie robocze w stanie po używaniu albo zwrócić pracodawcy ich równowartość pieniężną pomniejszoną o wartość zużycia.

Ponieważ zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik ponosi odpowiedzialność za powierzone mienie, w tym za odzież i obuwie robocze, odpowiada również w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu (art. 124 § 2 Kodeksu pracy).

Aby możliwe było ustalenie tej odpowiedzialności, wystarczy łączne zaistnienie dwóch przesłanek:

• prawidłowe przekazanie mienia i
• wystąpienie szkody po stronie pracodawcy.

O prawidłowym przekazaniu mienia można mówić wtedy, gdy pracodawca prowadzi dokumentację związaną z wydaniem pracownikowi m.in. odzieży i obuwia roboczego. Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. W karcie należy udokumentować fakt przekazania pracownikowi tych rzeczy ze wskazaniem daty ich wydania oraz ich odbioru przez pracownika (potwierdzonego podpisem na karcie). Szkodą po stronie pracodawcy będzie w tym przypadku nierozliczenie się pracownika z pobranej odzieży i obuwia ochronnego.

Pracodawca może ubiegać się o dobrowolny zwrot kosztów nierozliczonych odzieży i obuwia od pracowników, którzy rozwiązali stosunek pracy i nie pobrali jeszcze ostatniego wynagrodzenia. Nie wolno mu jednak potrącić tych kosztów bez pisemnej zgody pracownika. Zgoda na potrącenie powinna w swojej treści zawierać konkretną, oznaczoną należność, np. zwrot kosztów niewykorzystanej odzieży i obuwia roboczego oraz jej wysokość. Od byłych i aktualnie zatrudnionych pracowników, którzy nie rozliczyli się z przydzielonej odzieży roboczej i obuwia, mogą Państwo dochodzić naprawienia szkody przed sądem pracy. W takim przypadku należy jednak mieć na uwadze zasadę przewagi korzyści nad kosztami wynikającymi z prowadzenia takiej sprawy.

Roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika z tytułu niewyliczenia się lub niezwrócenia powierzonego mienia ulegają przedawnieniu z upływem 1 roku od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia (art. 291 § 2 Kodeksu pracy)

PRZYKŁAD

W szkole podstawowej na stanowiskach kucharki i pomocy kuchennej przysługuje na podstawie zapisów w regulaminie pracy odzież ochronna (z okresami jej użytkowania):

@RY1@i65/2011/012/i65.2011.012.000.0034.001.jpg@RY2@

Jedna z kucharek nawiązała stosunek pracy 1 kwietnia 2011 r. i w tym samym dniu otrzymała komplet odzieży ochronnej (fartuch, czepek i obuwie). Po 2 miesiącach pracy (31 maja br.) rozwiązała umowę za porozumieniem stron i nie zwróciła przydzielonej odzieży. Zgodziła się jednak na potrącenie wartości niezużytej odzieży z ostatniego wynagrodzenia za pracę. Pracodawca wycenił wartość niezamortyzowanej odzieży w następujący sposób:

● na podstawie faktury zakupu obliczył całkowity koszt odzieży, który wyniósł odpowiednio:

– fartuch – 20 zł,

– czepek – 6 zł,

– obuwie – 24 zł,

● ustalił okres, jaki pozostał do końca okresu użytkowania, tj.:

– fartuch – 2 miesiące (4 miesiące – 2 miesiące),

– czepek – 4 miesiące (6 miesięcy – 2 miesiące),

– obuwie – 10 miesięcy (12 miesięcy – 2 miesiące).

Wartość niezamortyzowanej odzieży wyniosła odpowiednio:

● fartuch – 10 zł (2/4 x 20 zł),

● czepek – 4 zł (4/6 x 6 zł),

● obuwie – 20 zł (10/12 x 24 zł).

Łączna wartość niezużytej odzieży do potrącenia z wynagrodzenia pracownika wynosi 34 zł.

Podstawa prawna

• art. 104¹ § 1 pkt 1, art. 124, art. 237⁶–237⁸, art. 291 § 2 Kodeksu pracy,
• § 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).