Praca zdalna – przepisy
W dniu 5 stycznia 2022 r. wpłynęła do Sejmu interpelacja nr 30226 do ministra finansów oraz ministra rodziny i polityki społecznej w sprawie pracy zdalnej. Zgłosiła ją posłanka Anna Dąbrowska-Banaszek (PiS).
Zgodnie z aktualnym stanem prawnym pracodawca może skierować pracownika do wykonywania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania rozprzestrzenienia się COVID-19. Pracodawca może to zrobić w sposób jednostronny, nie pytając pracownika o zgodę.
Obowiązkiem pracodawcy jest dbanie o bezpieczeństwo i higienę pracy. W związku z tym powinien tak organizować pracę, aby zapewniać bezpieczeństwo swoim pracownikom. Stąd możliwość skierowania do pracy zdalnej w czasie pandemii COVID-19. Warto dodać, że prawo do skierowania pracowników na home office nie jest uzależnione od liczby zachorowań na danym obszarze czy w zakładzie pracy. Co więcej, może mieć wyłącznie charakter profilaktyczny i prewencyjny.
Przepisy wprowadzone w czasie pandemii dają również prawo pracownikowi do złożenia wniosku o skierowanie na pracę zdalną. Nie jest on jednak wiążący dla pracodawcy. Osoba zatrudniająca może wziąć taki wniosek pod uwagę, ale nie musi. Decyzja należy bowiem do pracodawcy.
Taka praca może być wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika, ale nie tylko. Dopuszcza się pracę zdalną w innym miejscu (np. w przeznaczonym do tego lokalu czy w innym oddziale zakładu pracy). Pracodawca zapewnia sprzęt i inne narzędzia niezbędne do wykonywania pracy oraz pokrywa wiążące się z nią koszty.
Nie ulega bowiem wątpliwości, że pracownik, który pracuje w domu, ponosi dodatkowe koszty, takie jak opłata za Internet, zwiększone koszty energii elektrycznej czy zwiększone zużycie wody. Z drugiej strony praca zdalna zmniejsza koszty po stronie pracodawcy.
Miesięczny dodatek ryczałtowy dla pracownika zdalnego
Pytania skierowane w interpelacji:
1. Czy jest rozważane wprowadzenie miesięcznego dodatku ryczałtowego do wynagrodzenia pracownika z tytułu skierowania go do pracy w trybie pracy zdalnej, gdy będzie świadczona ona w miejscu zamieszkania pracownika, na pokrycie zwiększonych kosztów wynikających z tego tytułu?
2. Czy wysokość miesięcznego dodatku ryczałtowego dla wyżej wymienionych pracowników uzależniona byłaby od liczby dni świadczenia pracy poza zakładem pracy?
Polecenie pracy zdalnej w czasie pandemii
Dnia 25 stycznia 2022 r. wpłynęła odpowiedź Minister Rodziny i Polityki Społecznej, Marleny Maląg.
Zgodnie z aktualnymi przepisami regulującymi pracę zdalną czyli art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pracodawcy nie mają obowiązku rekompensowania pracownikom kosztów ponoszonych z tytułu pracy zdalnej. Ustawa ta ma jednak szczególny charakter. Uregulowanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy było konieczne w celu przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się COVID-19.
Minister podkreśla, że pomimo braku ogólnej regulacji dotyczącej zwrotu kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę, można unormować to w przepisach wewnątrzzakładowych. Co więcej, w przypadku braku przepisów wewnętrznych, istnieje możliwość dokonania szczególnych ustaleń w stosunku do konkretnego pracownika. Strony stosunku pracy mogą porozumieć się co do tej kwestii w umowie o pracę. Zasadą jest bowiem, że wszelkie koszty związane z pracą ponosi pracodawca. Jeśli pracownik poniósł takowe, ma prawo domagać się rekompensaty ze strony zatrudniającego. Istotnym warunkiem jest jednak odpowiednie udokumentowanie poniesionych kosztów (np. rachunki).
Minister dodaje, że trwają prace nad wprowadzeniem pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy. Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (UD318), reguluje również kwestie kosztów pracy zdalnej (art. 6724 Kodeksu pracy).
Koszty pracy zdalnej – obowiązki pracodawcy
W kwestii kosztów pracy zdalnej projektowany art. 6724 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do:
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
- pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej.
Ekwiwalent za używanie prywatnych narzędzi podczas pracy zdalnej
Nowy Kodeks pracy przewiduje także możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy, takich jak laptop. Obie strony stosunku pracy muszą porozumieć się ze sobą w tej kwestii. Jedyny warunek wprowadzenia tego rozwiązania jest taki, aby prywatne urządzenia techniczne lub inne narzędzia pracy zapewniały bezpieczeństwo wykonywania pracy. Wówczas pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jego wysokość zależy od ustaleń z pracodawcą.
Ryczałt za używanie prywatnych narzędzi – praca zdalna
Projekt zmian w Kodeksie pracy przewiduje również możliwość zastąpienia obowiązku pokrycia kosztów pracy zdalnej i wypłaty ekwiwalentu obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Ryczałt za używanie prywatnych narzędzi pracy ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Praca zdalna - zasady
Wszelkie ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej (pokrywanie przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, ekwiwalent pieniężny lub ryczałt) mają być regulowane w przepisach wewnątrzzakładowych –porozumienie ze związkami zawodowymi albo regulamin. Jeśli w danym zakładzie pracy nie zawarto porozumienia albo nie wydano regulaminu, niezbędnych ustaleń dokonuje się w poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Koszty pokrywane przez pracodawcę musza odpowiadać tym faktycznie ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. W celu prawidłowego ich wyliczenia bierze się pod uwagę liczbę dni świadczenia pracy zdalnej.
Dodatek ryczałtowy za pracę zdalną
Natomiast odpowiedź Ministerstwa Finansów na interpelację w sprawie dodatku ryczałtowego za pracę zdalną (z dnia 26 stycznia 2022 roku) sprowadza się do wyjaśnienia, że obecnie prowadzone się intensywne prace dotyczące nowelizacji ustawy Kodeksu pracy w zakresie zmian w obszarze pracy zdalnej. Podsekretarz Stanu Piotr Patkowski dodaje, iż projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (UD 318) - KRM0610-120-21 – dnia 20 stycznia 2022 roku był przedmiotem obrad Stałego Komitetu Rady Ministrów. W wyniku tych prac Komitet przyjął projekt ustawy i zarekomendował go Radzie Ministrów. Następnie po przyjęciu projektu przez Radę Ministrów projekt zostanie przekazany do prac parlamentarnych.