Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację co do zasady przez co najmniej 10 lat po odejściu pracownika z pracy. Za niedopełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej grozi pracodawcy kara grzywny.
- Co to jest dokumentacja pracownicza
- Jak przechowywać dokumentację pracowniczą
- Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą
- Grzywna za niedopełnienie obowiązków
- Informacja o dokumentacji pracowniczej razem ze świadectwem pracy
Prowadzenie i właściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków, jakie ciążą na pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy określają sposób, w jaki dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana, a także okres, przez który pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą.
Co to jest dokumentacja pracownicza
Kodeks pracy definiuje pojęcie dokumentacja pracownicza w sposób dość szeroki. Dokumentację pracowniczą tworzą dokumenty dwóch kategorii, a mianowicie:
- dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
- akta osobowe pracowników.
Przepisy pozwalają na to, by dokumentacja pracownicza była prowadzona i przechowana w postaci papierowej lub elektronicznej. Dopuszczalne jest więc także, by dokumentacja pracownicza była prowadzona w systemie mieszanym: częściowo w postaci dokumentów papierowych, częściowo – w postaci dokumentów elektronicznych. Kodeks pracy wyraźnie stwierdza, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest równoważna z taką dokumentacją w postaci papierowej.
Pracodawca może przy tym zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Jeżeli pracodawca chce zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną musi – jak to określają przepisy – „sporządzić odwzorowanie cyfrowe”, czyli zeskanować dokumenty papierowe. Prawidłowa digitalizacja dokumentacji papierowej nie może jednak ograniczyć się tylko do jej zeskanowania. Kodeks pracy wymaga, by „odwzorowanie cyfrowe” (tj. skan) dokumentów papierowych zostało opatrzone:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, bądź też
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.
W ten sposób zostaje potwierdzona zgodność „odwzorowania cyfrowego” (skanu) z dokumentem papierowym.
Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez wydrukowanie dokumentu cyfrowego. Potwierdzenie zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym odbywa się poprzez złożenie na wydruku podpisu pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.
Jak przechowywać dokumentację pracowniczą
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej powinno odbywać się w taki sposób, który będzie gwarantował zachowanie:
- poufności,
- integralności,
- kompletności oraz
- dostępności
dokumentacji pracowniczej.
Przepisy nakazują, by dokumentacja pracownicza była przechowywana w warunkach, które nie grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej określają przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą
Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia danego pracownika. Następnie, gdy zatrudnienie pracownika dobiegnie końca, pracodawca ma obowiązek przechowania dokumentacji pracowniczej dotyczącej tego pracownika przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jeżeli przepisy szczególne przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek się do nich zastosować.
Jeżeli były pracownik ponownie zatrudni się u pracodawcy, a pracodawca wciąż przechowuje dokumentację pracowniczą tego pracownika, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Przegląd prasy i portali na INFOR.PL Subskrybuj nas na YOUTUBE!
Grzywna za niedopełnienie obowiązków
Przepisy Kodeksu pracy przewidują karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. Takiej karze podlega, kto:
- nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
- nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez określony przepisami okres,
- pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Informacja o dokumentacji pracowniczej razem ze świadectwem pracy
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy odchodzącemu pracownikowi. Wraz ze świadectwem pracy pracownik powinien otrzymać od pracodawcy informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa powyżej.
Informacja taka może zostać sporządzona w formie papierowej albo elektronicznej.