Zgodnie rozporządzeniem Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, jedna z części dokumentacji pracowniczej dotyczy wszystkich kwestii związanych z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia.
Przeczytaj także: Kiedy pracodawca może żądać złożenia kwestionariusza osobowego?
Podstawowym dokumentem w tej części dokumentacji powinna być umowa o pracę, składająca się przede wszystkim z określenia stron umowy, rodzaju umowy, daty jej zawarcia oraz warunków pracy i płacy, w szczególności
1) rodzaj pracy,
2) miejsce wykonywania pracy,
3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
4) wymiar czasu pracy,
5) termin rozpoczęcia pracy.
Umowę o pracę co do zasady zawiera się na piśmie. Jeżeli jednak strony tego nie zrobią, to pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Jeżeli zatem umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca sporządza na piśmie potwierdzenie warunków umowy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden z nich należy doręczyć pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru, a drugi umieszcza się w aktach osobowych.
Z niedopełnieniem obowiązku pisemnego potwierdzenia zawartej umowy o pracę mogą się wiązać dla pracodawcy niekorzystne konsekwencje. Jest to bowiem wykroczenie przeciwko prawom pracownika, które jest karane grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
Zobacz serwis: Zatrudnienie