Jak to działa?
Przekazywanie pracownikom świadczeń socjalnych z wykorzystaniem Programu Motywacyjnego MultiBenefit jest bardzo proste.
Następnie pracodawca kupuje prawo do pakietu benefitów o określonej wartości, płaci za nie środkami z ZFŚS i przekazuje swoim pracownikom. Przy czym, pracodawca przyznaje indywidualnie każdemu z pracowników prawo do świadczeń socjalnych o określonej wartości, a wartość tych świadczeń jest odzwierciedlona przez wirtualne punkty (1 zł brutto = 1 Punkt ZFŚS).
Pracownicy otrzymują loginy i hasła, dzięki którym mają dostęp do Programu Motywacyjnego MultiBenefit, gdzie mogą przyznane im punkty ZFŚS wymienić - samodzielnie i według własnego wyboru - na konkretne produkty i usługi. Po zalogowaniu się na stronie internetowej, pracownik zobaczy liczbę przydzielonych mu punktów, poziom ich wykorzystania i termin ważności.
Pracownik może wówczas skorzystać z takich świadczeń socjalnych bez ponoszenia dodatkowej odpłatności w ramach przyznanego mu przez pracodawcę limitu punktów ZFŚS. Jeżeli wartość wybranych przez pracownika świadczeń przekroczy liczbę przydzielonych mu punktów ZFŚS, kwotę nadwyżki pracownik może dopłacić z własnych środków.
Kiedy pracownik odchodzi
Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem jest równoznaczne z dezaktywacją konta tej osoby. Mimo to, przekazane pracownikowi prawa do świadczeń socjalnych nie przepadają. Jeżeli w dniu dezaktywacji konta na koncie danego pracownika pozostają niewykorzystane punkty, pracownik ma nadal możliwość zalogowania się i wykorzystania świadczeń- są one dla byłego pracownika cały czas dostępne, przez okres nie dłuższy jednak niż do upływu terminu ważności Punktów ZFŚS.
Nabywając prawa do świadczeń socjalnych i przekazując je następnie pracownikom za pośrednictwem MultiBenefitu, pracodawca wypełnia ciążące na nim obowiązki wynikające z przepisów o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wydatki dokonane przez pracodawcę na zakup pakietu świadczeń socjalnych mają charakter bezzwrotny i ostateczny, a prawo do świadczeń socjalnych zostaje nabyte już z chwilą wydatkowania środków. Różnica w stosunku do tradycyjnej metody wydatkowania środków z ZFŚS jest taka, że na moment wydatkowania środków świadczenia socjalne nie są jeszcze skonkretyzowane.
To pracodawca dokonuje wyboru kategorii świadczeń, które mają być udostępniane jego pracownikom (np. turystyka i wypoczynek, zajęcia dla dzieci, zajęcia sportowe, kultura i sztuka, itp.).
Rozliczenia
Zakup praw do świadczeń socjalnych przez pracodawcę jest dokumentowany notą obciążeniową (bez VAT). Po skorzystaniu z konkretnych świadczeń, usługodawca wystawi dla pracownika dokument potwierdzający wykonanie usług (paragon fiskalny lub fakturę VAT lub notę).
Przy założeniu, że świadczenia przekazywane pracownikom za pośrednictwem MultiBenefitu są przekazywane w zgodzie z regulaminem ZFŚS danego pracodawcy, nie powinny one podlegać składkom ZUS i opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (do wysokości łącznie w roku podatkowym 380 zł).
Ponieważ produkt dotyczący ZFŚS jest nowatorski i nie ma w odniesieniu do niego wykształconej praktyki, pracodawca może wystąpić z wnioskiem do Ministra Finansów o wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego, w której zostanie potwierdzone podatkowe traktowanie rozliczeń i świadczeń socjalnych przekazywanych z wykorzystaniem platformy MultiBenefit.
Źródło: Benefit Systems S.A.