Co do zasady, pracodawca udziela pracownikom urlopu zgodnie z planem urlopów. Okres nieobecności w pracy pracowników jest więc dla pracodawcy kwestią możliwą do przewidzenia. Pracodawca może odpowiednio zaplanować pracę pozostałych pracowników, tak aby zminimalizować konsekwencje nieobecności w pracy konkretnych pracowników, w związku z ich nieobecnością spowodowaną przebywaniem na urlopie wypoczynkowym. Mimo to, pracodawca ma prawo do odwołania pracownika z urlopu. Prawo to jest jednak ograniczone wyłącznie do określonych w ustawie przypadków.
Okolicznością usprawiedliwiająca odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest wystąpienie sytuacji, w której obecność pracownika w zakładzie pracy jest konieczna ze względu na okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. Nie jest więc możliwe odwołanie pracownika z urlopu w konsekwencji wystąpienia okoliczności, które były do przewidzenia przez pracodawcę przed rozpoczęciem urlopu przez pracownika, bądź w chwili jego rozpoczęcia. Do okoliczności usprawiedliwiających odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego zaliczyć można między innymi wystąpienie awarii w zakładzie pracy.
Zaznaczenia wymaga fakt, iż w konsekwencji zgodnego z prawem odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego, po stronie pracownika powstaje obowiązek przerwania urlopu. Niezastosowanie się do obowiązku traktowane jest jak naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i zagrożone jest karą porządkową, a nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.
Zwrot kosztów urlopu pracownika
Zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca jest obowiązany do pokrycia poniesionych przez pracownika kosztów pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Do kosztów takich zalicza się m.in. koszty podróży, zakwaterowania, czy koszty wykupionych wycieczek. Podkreślenia wymaga fakt, iż pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów rzeczywiście poniesionych przez pracownika, a na pracowniku ciąży obowiązek udowodnienia tychże kosztów. W praktyce więc, pracodawca zwraca koszty w oparciu o przedstawione przez pracownika rachunki, faktury i bilety itp. Pracownik nie ma prawa żądania od pracodawcy zwrotu utraconych przez pracownika zarobków w związku z podjęciem podczas urlopu dodatkowego zatrudnienia. Pracownik może natomiast domagać się zwrotu kosztów urlopu swojej rodziny, jeśli nie jest ona zdolna do kontynuowania wypoczynku w związku z odwołaniem pracownika.
Opodatkowanie zwrotu kosztów urlopu wypoczynkowego
Zwrot kosztów urlopu wypoczynkowego, związany z odwołanie pracownika z urlopu, nie stanowi w świetle prawa przychodu pracownika ze stosunku pracy, w związku z czym nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca ma możliwość dodatkowej rekompensaty pracownikowi z tytułu odwołani ago z urlopu wypoczynkowego. Wszelkie kwoty wypłacone pracownikowi w związku z odwołaniem go z urlopu, ponad rzeczywiście poniesione przez niego koszty, stanowią przychód ze stosunku pracy, a co za tym idzie, podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu.