W celu uzyskania urlopu bezpłatnego, pracownik powinien złożyć pisemny wniosek pracodawcy, ze wskazaniem terminu, w którym urlop ma zostać mu udzielony. Ustawodawca nie przewidział konieczności uzasadnienia wniosku. W trakcie urlopu bezpłatnego, pracownik może podjąć zatrudnienie u innego pracodawcy. Narzędziem, które uchroni pracownika przed ewentualnymi negatywnymi skutkami takiego działania, jest umowa o zakazie konkurencji, która pracodawca może podpisać z pracownikiem na czas urlopu bezpłatnego.
Co istotne, udzielenia urlopu bezpłatnego pracodawca może dokonał wyłącznie z inicjatywy pracownika. Nie jest możliwe przymusowe wysłanie pracownika na urlop bezpłatny, choćby pracodawca uzasadniał je złą sytuacją finansową zakładu pracy. Zgodnie z wyrokiem sądu apelacyjnego w Katowicach z dnia 21 lipca 1996 r. (III AUa 34/96), udzielenie urlopu bezpłatnego pracownikowi z inicjatywy pracodawcy jest bezskuteczne, chyba, że zostanie ono zaakceptowane przez pracownika na piśmie.
Na skutek wskazanego uregulowania, pracodawca nie może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w wymiarze większym, aniżeli wskazany we wniosku o jego udzielenie. Pracodawca ma natomiast pełną swobodę w podjęciu decyzji o jego udzieleniu w ogóle. Może udzielić urlopu w wymiarze mniejszym niż wskazany we wniosku pracownika oraz odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego. Pracodawca nie jest zobowiązany do uzasadnienia odmownej decyzji, zaś pracownik nie ma w tym przypadku prawa do odwołania.
Urlop bezpłatny a okres zatrudnienia
Zaznaczenia wymaga fakt, iż okres przebywania przez pracownika na urlopie bezpłatnym nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, jak chociażby wymiar urlopu wypoczynkowego. W miejscu tym należy wskazać na wyjątek od wskazanej zasady. Otóż okres urlopu bezpłatnego będzie się wliczał do okresu zatrudnienia, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze, w przypadku pracownika młodocianego, któremu pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego w okresie ferii szkolnych w wymiarze nieprzekraczającym łącznie wraz z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy.
Odwołanie z urlopu bezpłatnego
Pracodawca może zastrzec sobie prawo do odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego z ważnych, skonkretyzowanych między stronami przyczyn, gdy urlopu tego udziela na okres dłuższy niż 3 miesiące. Niestawienie się w takim przypadku przez pracownika w pracy, może być potraktowane jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i przyczynić się do rozwiązania z nim umowy w trybie dyscyplinarnym.
Szczególny urlop bezpłatny
Pracodawcy mogą porozumieć się co do wykonywania na rzecz jednego z nich pracy przez pracownika drugiego z pracodawców. W konsekwencji porozumienia, pracownikowi zostaje udzielony urlop bezpłatny u pracodawcy, który niejako odstępuje swojego pracownika na czas określony drugiemu pracodawcy. Dla udzielenia takiego urlopu bezpłatnego niezbędna jest pisemna zgoda samego pracownika. W praktyce po takie rozwiązanie pracodawcy sięgają najczęściej w przypadku przejściowych kłopotów ekonomicznych jednego z nich. Pracodawca odstępujący pracownika jest bowiem zwolniony z obowiązku wypłacania pracownikowi wynagrodzenia, jednocześnie unikając rozwiązania umowy z pracownikiem z przyczyn do niedotyczących. W przypadku udzielenia urlopu bezpłatnego na wskazanych, szczególnych zasadach, okres urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.