Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego dokonuje się na druku ZUS ZUA. Natomiast osoby, które podlegają jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu, są zgłaszane za pomocą druku ZUS ZZA.
Formularze te zawierają m.in. następujące informacje:
- dane płatnika składek, który zgłasza dana osobę do ubezpieczeń,
- dane osoby zgłaszanej do ubezpieczeń:
- PESEL, NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
- nazwisko, imię pierwsze i drugie, nazwisko rodowe,
- datę urodzenia,
- obywatelstwo,
- płeć,
- tytuł ubezpieczenia oznaczony kodem,
- stopień niepełnosprawności,
- posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty,
- adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.
- datę, od której dana osoba podlega i rodzaj ubezpieczeń do których jest zgłaszana.
Zobacz: Jak zmienić dane płatnika?
Osoba, która podpisze umowę o pracę 2 stycznia 2009r., z datą rozpoczęcia pracy od 5 stycznia 2009r., powinna być zgłoszona do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA, od 5 stycznia 2009r. Płatnik ma czas na zgłoszenie w ZUS ubezpieczonego do 12 stycznia 2009 r.
Powyższe informacje osoba zgłaszana do ubezpieczeń potwierdza własnoręcznym podpisem na formularzu ZUS ZUA/ZZA, który płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat.
W przypadku jakichkolwiek zmian danych zawartych w zgłoszeniu lub wyrejestrowaniu z ubezpieczeń – płatnik składek powinien dokonać ich aktualizacji w terminie 7 dni od daty zaistnienia tych zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.
Przy czym zmiany danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń dotyczących tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, dokonuje się poprzez złożenie zgłoszenia wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawierającego prawidłowe dane. Pozostałe dane mogą być zmieniane poprzez ponowne złożenie druku ZUS ZUA/ZUS ZZA w trybie zmiany lub korekty.
Osoby rozliczające składki za siebie dokonują zgłoszenia do ubezpieczeń same. Natomiast obowiązek imiennego zgłoszenia do ubezpieczeń mają płatnicy składek w odniesieniu do:
- pracowników,
- osób wykonujących pracę nakładczą,
- członków spółdzielni,
- osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- osób współpracujących z osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej,
- umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,
- posłów i senatorów,
- osób pobierających stypendium sportowe,
- pobierających stypendium słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej,
- osób wykonujących odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,
- bezrobotnych,
- osób pobierających stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy, na które zostały skierowane przez inne niż powiatowy urząd pracy podmioty kierujące na szkolenie, staż lub przygotowanie zawodowe,
- żołnierzy niezawodowych pełniących czynną służbę,
- osób odbywających służbę zastępczą,
- funkcjonariuszy Służby Celnej,
- osób podlegających ubezpieczeniom społecznym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego, albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Przy czym zgłoszenie tych osób do ubezpieczeń społecznych odbywa się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym. Osoby ubezpieczone są zobowiązane poinformować płatnika składek o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie lub pobieranie zasiłku,
- osób pobierających świadczenia socjalne wypłacane w okresie urlopu oraz osób pobierających zasiłek socjalny wypłacany na czas przekwalifikowania zawodowego i poszukiwania nowego zatrudnienia, a także osób pobierających wynagrodzenie w okresie korzystania ze świadczenia górniczego albo w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie, wynikające z odrębnych przepisów lub układów zbiorowych pracy,
- osób pobierających świadczenie szkoleniowe po ustaniu zatrudnienia,
- osób rezygnujących z zatrudnienia w związku z koniecznością sprawowania bezpośredniej, osobistej opieki nad długotrwale lub ciężko chorym członkiem rodziny oraz wspólnie niezamieszkującymi matką, ojcem lub rodzeństwem,
- osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne,
- duchownych będących członkami zakonów lub klasztorów.
Terminy zgłoszeń
| UBEZPIECZENI | TERMIN ZGŁOSZENIA |
| Podlegający obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu oraz zdrowotnemu | 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania pozarolniczej działalności. |
| Przystępujący dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego | razem ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, od dnia wskazanego we wniosku, jeżeli zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych nastąpi terminowo (7 dni) |
| Przystępujący dobrowolnie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego | w wybranym terminie, nie później jednak niż w dniu, od którego osoba chce podlegać |
| Przystępujący dobrowolnie do ubezpieczenia zdrowotnego | w wybranym terminie, nie później jednak niż w dniu, od którego osoba chce podlegać |
| Kontynuujący ubezpieczenia emerytalne i rentowe | w ciągu 30 dni od ustania obowiązkowych ubezpieczeń |
| Twórcy i artyści | w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności |
| Pracownicy będący członkami służby zagranicznej | zgłaszani są przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych nie później niż w terminie rozliczania i opłacania składek za miesiąc, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych |
Zobacz serwis: Ubezpieczenia zdrowotne
Jeżeli przestajemy podlegać danym ubezpieczeniom, albo zmieni się ich charakter, bądź wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlegamy wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. „Zgłoszenia wyrejestrowania dokonuje się na formularzu” ZUS ZWUA, który płatnik składek przekazuje terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu(wyjątek - dotyczy pracowników będących członkami służby zagranicznej - płatnik składek zobowiązany jest złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w terminie 30 dni od dnia ustania stosunku pracy).
W wyrejestrowaniu tym podaje się dane płatnika, dane osoby ubezpieczonej (zgodne ze zgłoszeniem) oraz tytuł do ubezpieczeń i datę, od której dana osoba przestaje podlegać ubezpieczeniom społecznym lub/i ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Bezrobotny jest zgłoszony do ubezpieczeń z tytułu pobierania zasiłku dla bezrobotnych, który przysługuje mu do 31 grudnia 2008r. Powiatowy Urząd Pracy ma obowiązek przekazać na druku ZUS ZWUA wyrejestrowanie z ubezpieczeń tej osoby od 1 stycznia 2009r. i ma na to czas do 7 stycznia 2009r.
Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i wyrejestrowania z ubezpieczeń można dokonać papierowo, na odpowiednim formularzu, bądź w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Szczegółowe omówienie zasad wypełniania formularzy dostępne jest w poradniku ZUS Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych http://zus.pl/pliki/poradniki/porad3.pdf
Należy zaznaczyć, że jeżeli pomimo istnienia obowiązku ubezpieczenia danej osoby, zgłoszenie nie zostanie przekazane do ZUS, to po ujawnieniu tego faktu płatnikowi składek mogą grozić sankcje za uchylanie się od przekazania stosownych dokumentów, a ZUS może dokonać zgłoszenia z urzędu.