Powierzyliśmy pracownikowi nowe stanowisko pracy i w związku z tym zmienił się kod zawodu, z którym został poprzednio zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS. W jaki sposób powinniśmy poinformować ZUS o tej zmianie? Czy trzeba złożyć dokument wyrejestrowania i ponownie zgłosić pracownika do ubezpieczeń? - pyta Czytelniczka z Poznania.
RADA
Nie. Przy zmianie stanowiska pracy nie trzeba składać formularza wyrejestrowania. O zmianie kodu zawodu płatnik musi poinformować ZUS, składając zgłoszenie ZUS ZUA w trybie zmiany.
UZASADNIENIE
Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS
Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Płatnik składek dokonuje zgłoszenia na formularzu ZUS ZUA, w którym wskazuje swoje dane i dane dotyczące osoby ubezpieczonej, w tym: numer PESEL, nazwisko, imiona, datę urodzenia, nazwisko rodowe, obywatelstwo i płeć, tytuł ubezpieczenia, stopień niepełnosprawności, posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty, adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, i adres zamieszkania.
Kod zawodu w zgłoszeniu do ubezpieczeń
Od 16 maja 2021 r. w dokumentach zgłoszeniowych ZUS ZUA lub ZUS ZZA (w przypadku podlegania wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu) należy podać także 6-cyfrowy kod wykonywanego zawodu. Kod został określony dla danego zawodu w załączniku do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania. W zgłoszeniu ZUS ZUA kod ten należy wpisać w bloku X w polu 01 Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń.
Wymóg podawania kodu zawodu dotyczy ubezpieczonych aktywnych zawodowo, np. pracowników czy zleceniobiorców.
Kod zawodu należy podawać:
- zawsze na dokumentach zgłoszeniowych pierwszorazowych (także składanych po 15 maja 2021 r. za okresy przeszłe),
- na dokumentach zgłoszeniowych składanych w trybie korekty/zmiany, np. w związku z korektą danych adresowych, zmianą okresu podlegania ubezpieczeniom czy rodzaju ubezpieczeń.
Oznacza to, że w stosunku do ubezpieczonych zgłoszonych wcześniej, przed 16 maja 2021 r., nie trzeba składać dokumentów zgłoszeniowych korygujących, uzupełniających dane o kod zawodu. Jednak przy składaniu zgłoszenia w razie zmiany czy korekty innych danych płatnik musi wskazać odpowiedni kod.
Osoby ubezpieczone, zgłaszane do ubezpieczeń od 16 maja 2021 r. i później, muszą być rejestrowane z kodem zawodu.
O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach płatnik składek zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.
Pracownik jest zatrudniony od 1 stycznia 2014 r. na stanowisku przedstawiciela handlowego. W grudniu 2022 r. zgłosił pracodawcy zmianę adresu do korespondencji w związku z przeprowadzką. Pracodawca jako płatnik składek musi tę informację przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od zaistnienia zmian przez złożenie formularza ZUS ZUA w trybie zmiany (blok I Dane organizacyjne, pole 02, oznaczenie cyfrą 1). Dodatkowo w zgłoszeniu podaje kod wykonywanego zawodu, ponieważ wcześniej nie został on uwzględniony (nie było takiego obowiązku). Kod zawodu dla przedstawiciela handlowego to 332203.
Korekta i zmiana danych podanych w zgłoszeniu
W sytuacji gdy zmiana dotyczy tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, płatnik składek musi zawiadomić ZUS poprzez złożenie zgłoszenia wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawierającego prawidłowe dane.
Taka procedura nie dotyczy zmiany kodu wykonywanego zawodu. Oznacza to, że jeśli płatnik zgłosił osobę zatrudnioną do ubezpieczeń po 15 maja 2021 r. z danym kodem zawodu, a później kod ten zmienił się w wyniku zajęcia innego stanowiska pracy, konieczna jest zmiana tego kodu. Należy ją zgłosić na formularzu ZUS ZUA (albo ZUS ZZA). W takim przypadku obowiązują ogólne zasady, które nakazują zawiadamiać ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do danych wcześniej wykazanych w zgłoszeniu.
Pracownik został zatrudniony na stanowisku magazyniera we wrześniu 2021 r. z kodem zawodu 432103. Od 1 grudnia 2022 r. zmieniły się warunki jego zatrudnienia w zakresie stanowiska pracy (powierzono mu stanowisko zaopatrzeniowca). Płatnik składek ma obowiązek w terminie do 8 grudnia 2022 r. zgłosić w ZUS tę modyfikację poprzez złożenie formularza ZUS ZUA w trybie zmiany. W bloku X ZUS ZUA należy podać nowy kod wykonywanego zawodu, tj. 332302.
PODSTAWA PRAWNA:
- art. 36 ust. 1, ust. 10, ust. 13, ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185),
- § 1 i załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 227; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 853).
Izabela Nowacka
ekonomista, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy, podatków i ubezpieczeń społecznych