Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są m.in. emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny (art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, dalej ustawa o zfśs). Zasady przyznawania świadczeń oraz katalog osób uprawnionych do korzystania z funduszu powinny zostać określone w regulaminie zfśs. Przyznanie świadczeń nieprzewidzianych w regulaminie funduszu lub osobom nieuprawnionym do korzystania ze środków zfśs jest niezgodne z przeznaczeniem funduszu.
Środki funduszu mogą być przeznaczone na sfinansowanie byłym pracownikom i członkom ich rodzin zorganizowanego wypoczynku zarówno we własnym zakresie przez byłego pracownika, jak i przez byłego pracodawcę. Regulamin funduszu powinien przy tym określać przedział wiekowy dzieci uprawnionych do tych świadczeń. Jeśli regulamin zfśs będzie przewidywał taką możliwość, prawo do świadczeń z zfśs mogą mieć również dzieci, które ukończyły 18 lat, ale np. nie przekroczyły 25. roku życia i kontynuują naukę. Wówczas można żądać od byłego pracownika dokumentów potwierdzających kontynuację nauki przez dziecko/dzieci. Wskazany wiek dzieci pracowników uprawnionych do korzystania z dofinansowania do wypoczynku ma jedynie charakter przykładowy, gdyż przepisy nie wskazują maksymalnego wieku dzieci, na które przysługuje dofinansowanie. Ważne jest, aby dzieci nadal były na utrzymaniu rodziców i pozostawały z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym. Należy jednak pamiętać, że dofinansowanie do wypoczynku dzieci w wieku powyżej 18 lat uprawnionych do korzystania z zfśs w całości podlega opodatkowaniu.
WAŻNE!
Dofinansowanie do wypoczynku dzieci w wieku powyżej 18 lat uprawnionych do korzystania z zfśs w całości podlega opodatkowaniu.
Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia (w 2012 r. – o 182,32 zł) na każdego emeryta i rencistę objętego taką opieką (art. 5 ust. 5 ustawy o zfśs). Oznacza to, że zwiększenie funduszu nie ma charakteru obligatoryjnego, lecz jedynie fakultatywny, a więc zależy od swobodnej decyzji pracodawcy. Odpisy dodatkowe, łącznie z drugą ratą odpisu, pracodawca powinien przekazać na rachunek zfśs do końca września.
Wysokość ulgowych świadczeń przyznanych uprawnionym do korzystania z funduszu powinna być uzależniona od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (art. 8 ust. 1 ustawy zfśs), a zatem nie powinna być jednakowa dla wszystkich. Zasady przyznawania świadczeń z zfśs oraz sposób ustalania i dokumentowania dochodu będącego podstawą do przyznania dofinansowania pracodawca powinien określić w regulaminie funduszu.
W treści regulaminu należy ponadto wskazać, jakiego rodzaju dokumentów może żądać komisja socjalna, aby prawidłowo ustalić wysokość dochodu będącego podstawą do przyznania świadczeń.
Ustawodawca nie określił, jaką formę mają mieć dokumenty potwierdzające wypoczynek organizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, m.in. przez szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Dowodem, jaki powinien przedstawić pracownik, który poniósł wydatek z tytułu wypoczynku dziecka do 18 lat, może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 lutego 2011 r., sygn. IPPB4/415–866/10–4/MP). Pracownik powinien zatem przedstawić np.: faktury VAT, dowody wpłaty, rachunki, potwierdzenia przelewu bankowego, przekazy pocztowe.
Jeżeli chodzi o podmioty prowadzące działalność w zakresie organizowania wypoczynku, m.in. w formie wczasów, kolonii, obozów, zimowisk, zasadnicze znaczenie ma formalnoprawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizowaniem tego typu wypoczynku, ściśle określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu.
Do zastosowania zwolnienia z podatku dopłat do wypoczynku (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof) niezbędne jest posiadanie, oprócz dowodu wpłaty – dokumentu potwierdzającego uprawnienia podmiotu do zorganizowania wypoczynku.
Takimi dokumentami mogą być np.:
- wypis z rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych;
- kserokopia zaświadczenia o prowadzonej działalności gospodarczej, z którego będzie wynikać, że organizator jest uprawniony do organizowania wypoczynku zorganizowanego;
- kopia statutu z odpowiednim zapisem o prowadzeniu działalności w zakresie organizowania wypoczynku;
- kserokopia zaświadczenia o prowadzonej działalności statutowej, z którego będzie wynikać, że organizator jest uprawniony do organizowania wypoczynku zorganizowanego;
- kopia zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku wydanego przez kuratora oświaty, potwierdzającego uprawnienia do zorganizowania wypoczynku.
WAŻNE!
Dofinansowanie do wypoczynku może być zwolnione z podatku wyłącznie wtedy, gdy wydatek na wypoczynek został rzeczywiście poniesiony przez uprawnionego i odpowiednio przez niego udokumentowany.
O możliwości zastosowania zwolnienia z podatku dopłat do wypoczynku dziecka decyduje jego wiek w trakcie trwania wypoczynku, a nie w chwili otrzymania dopłaty. Jeżeli ukończenie 18. roku życia nastąpiłoby w trakcie trwania np. turnusu wypoczynkowego, uzasadnione będzie proporcjonalne podzielenie dopłaty na część zwolnioną z podatku (okres do dnia ukończenia 18 lat) i opodatkowaną (postanowienie Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 17 września 2007 r., sygn.1471/DPF/415/67/2007/PP).
Zwolnieniem z podatku objęte są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego równocześnie dla byłych pracowników i ich dzieci, tj. wyjazdy wspólne, ale tylko w części odpowiadającej kwocie poniesionego wydatku na rzecz dzieci do 18 lat. Wówczas dofinansowanie do wypoczynku dzieci jest w całości nieopodatkowane. Dofinansowanie do wypoczynku byłego pracownika również będzie zwolnione z podatku, ale tylko do rocznego limitu w wysokości 2280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof). Nie ma przy tym znaczenia, czy kwotę dofinansowania pracodawca przekazuje bezpośrednio byłemu pracownikowi czy na rachunek ośrodka wczasowego, który jest organizatorem wypoczynku.
Od nadwyżki powyżej 2280 zł należy pobrać 10% podatek zryczałtowany (art. 30 ust. 1 pkt 4 updof). Ustalając podstawę opodatkowania nie należy w tym przypadku stosować kosztów uzyskania oraz kwoty zmniejszającej podatek. Jeżeli były pracownik (emeryt/rencista) otrzymał świadczenie rzeczowe, którego wartość przekroczyła roczny limit zwolnienia z podatku, wówczas powinien wpłacić płatnikowi kwotę należnego podatku przed udostępnieniem świadczenia (art. 41 ust. 7 pkt 2 updof).
Od świadczeń finansowanych z zfśs przeznaczonych na cele socjalne nie należy opłacać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, bez względu na wysokość udzielonych świadczeń (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w zw. z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Jak przyznawać dofinansowanie do wypoczynku z zfśs byłym pracownikom i ich dzieciom