W dokumentach zgłoszeniowych do ZUS, w bloku dotyczącym danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, a także w imiennych raportach miesięcznych należy obecnie podawać numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. W dokumentach dotyczących ubezpieczonego oraz osób zgłaszanych jako członkowie rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego nie należy podawać numeru identyfikacji podatkowej NIP (nawet jeśli został nadany).
WAŻNE!
Od 1 września 2011 r. w dokumentach składanych za ubezpieczonego nie należy podawać numeru NIP, nawet jeżeli został nadany.
W praktyce oznacza to, że w przypadku ubezpieczonego (zarówno obywatela polskiego, jak i cudzoziemca), który ma nadany numer PESEL, należy podawać:
- w dokumentach zgłoszeniowych – imię i nazwisko, numer PESEL i datę urodzenia,
- w imiennych raportach miesięcznych – imię i nazwisko oraz numer PESEL.
PRZYKŁAD
Płatnik składek dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego nowego pracownika zatrudnionego od 5 września 2011 r. Zgłoszenie ZUS ZUA płatnik złożył 9 września 2011 r. W bloku danych identyfikacyjnych ubezpieczonego płatnik powinien podać: numer PESEL, nazwisko i pierwsze imię oraz datę urodzenia zgłaszanego pracownika. Ten sam zestaw danych identyfikacyjnych płatnik jest zobowiązany podawać we wszystkich dokumentach zgłoszeniowych składanych za tę osobę. Natomiast w imiennych raportach miesięcznych należy podawać imię i nazwisko oraz numer PESEL.
W przypadku cudzoziemców, którzy nie uzyskali numeru PESEL, w dokumentach zgłoszeniowych podajemy imię i nazwisko, numer paszportu (lub innego dokumentu tożsamości obywatela Unii Europejskiej) oraz datę urodzenia, a w imiennych raportach miesięcznych – imię i nazwisko oraz numer paszportu.
PRZYKŁAD
Płatnik składek podpisał 5 września 2011 r. umowę zlecenia z cudzoziemcem. Zgłoszenie ZUS ZUA płatnik złożył 7 września 2011 r. Cudzoziemiec nie posiada numeru PESEL. W bloku danych identyfikacyjnych ubezpieczonego płatnik jest zobowiązany podać: numer paszportu, nazwisko i imię pierwsze oraz datę urodzenia zgłaszanego zleceniobiorcy. Ten sam zestaw danych identyfikacyjnych płatnik jest zobowiązany podawać we wszystkich dokumentach zgłoszeniowych składanych za tę osobę, a w imiennych raportach miesięcznych imię i nazwisko oraz numer paszportu.
WAŻNE!
Zgłoszenie do ubezpieczeń osoby będącej obywatelem Polski musi bezwzględnie zawierać poprawny numer PESEL.
Do końca grudnia 2011 r. obowiązuje przepis, zgodnie z którym osoba fizyczna będąca obywatelem polskim ma nadawany numer PESEL w momencie zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące. Numer PESEL jest nadawany również obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegają na terytorium Polski ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zatem płatnik składek jest zobowiązany do wystąpienia o nadanie takiego numeru i posługiwanie się nim w sprawach ubezpieczeniowych.
Od 1 stycznia 2012 r. zasady i tryb nadawania numeru PESEL będzie regulować ustawa z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w której nie jest przewidziany tryb nadawania numeru PESEL na wniosek płatnika składek.
Ubezpieczony zgłoszony przed 1 września 2011 r. tylko z numerem NIP
Jeżeli w okresie przed 1 września 2011 r. płatnik zgłosił ubezpieczonego do ZUS wyłącznie z identyfikatorem numerycznym NIP (bez numeru PESEL oraz serii i numeru paszportu, co może dotyczyć ubezpieczonych cudzoziemców), będzie musiał przekazać do ZUS zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na formularzu ZUS ZIUA. W dokumencie ZUS ZIUA w bloku dotyczącym poprzednich danych identyfikacyjnych ubezpieczonego należy wykazać dotychczasowe dane, z jakimi został on zgłoszony do ubezpieczeń, natomiast w bloku dotyczącym aktualnych danych identyfikacyjnych należy podać nazwisko i pierwsze imię, datę urodzenia oraz numer PESEL lub serię i numer paszportu. Zmiana danych identyfikacyjnych powinna zostać dokonana przed złożeniem dokumentów rozliczeniowych za sierpień 2011 r. (czyli we wrześniu 2011 r.), tak aby w imiennym raporcie miesięcznym za ubezpieczonego, składanym po 31 sierpnia 2011 r., podany został poprawny zestaw danych ubezpieczonego.
PRZYKŁAD
Cudzoziemiec posiadający numer NIP został w 2010 r. zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Płatnik składek w zgłoszeniu ZUS ZUA podał imię i nazwisko, numer NIP i datę urodzenia. Przed złożeniem dokumentacji rozliczeniowej za sierpień 2011 r., płatnik składek powinien złożyć dokument ZUS ZIUA. Najlepiej, aby zrobił to co najmniej tydzień przed złożeniem dokumentów rozliczeniowych, gdyż zmiana danych identyfikacyjnych w systemie informatycznym ZUS, ze względu na uwarunkowania techniczne, następuje w ciągu kilku dni. W bloku poprzednich danych identyfikacyjnych powinien wpisać dane cudzoziemca, takie jak na zgłoszeniu. Natomiast w bloku aktualnych danych identyfikacyjnych powinien podać imię i nazwisko, numer PESEL (jeśli cudzoziemiec go uzyskał) lub numer paszportu oraz datę urodzenia.
Ubezpieczony zgłoszony przed 1 września 2011 r. z numerami PESEL i NIP
W przypadku ubezpieczonych, którzy dotychczas byli zgłoszeni z numerem PESEL i numerem NIP, nie ma potrzeby dokonywania zmiany danych identyfikacyjnych. Jednak wszelkie zmiany i korekty dokumentów zgłoszeniowych oraz wyrejestrowanie ubezpieczonego składane po 31 sierpnia 2011 r. powinny zawierać wyłącznie numer PESEL.
PRZYKŁAD
Pracownik był zgłoszony do ubezpieczeń w 2010 r., a w dokumencie ZUS ZUA podano imię i nazwisko, numer PESEL, numer NIP oraz numer dowodu osobistego, a także datę urodzenia ubezpieczonego. Umowa o pracę została rozwiązana 2 września 2011 r. W dokumencie ZUS ZWUA w bloku danych identyfikacyjnych osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń płatnik powinien podać imię i nazwisko pracownika, numer PESEL oraz datę urodzenia.
Ubezpieczony zgłoszony przed 1 września 2011 r. z NIP i numerem paszportu
W przypadku ubezpieczonych, którzy dotychczas byli zgłoszeni z numerem NIP i numerem paszportu, nie ma potrzeby dokonywania zmiany danych identyfikacyjnych. Jednak wszelkie zmiany i korekty dokumentów zgłoszeniowych oraz wyrejestrowanie ubezpieczonego składane po 31 sierpnia 2011 r. powinny zawierać wyłącznie numer paszportu.
Zmiana w Płatniku
W programie Płatnik należy manualnie dokonać zmian w kartotekach ubezpieczonych, tak aby pozostały w nich prawidłowe zestawy danych identyfikacyjnych. Jeśli taka zmiana nie zostanie dokonana, to do wszystkich dokumentów zgłoszeniowych nadal będą pobierane nadmiarowe identyfikatory (numer NIP i numer dowodu osobistego), jeśli są wpisane do kartoteki ubezpieczonego. Ponadto do imiennych raportów miesięcznych dla cudzoziemców pobrany zostanie numer NIP zamiast numeru paszportu.
WAŻNE!
Zmiany w danych identyfikacyjnych koniecznie trzeba dokonać również w użytkowanym programie Płatnik, w kartotece ubezpieczonego.
Ubezpieczeni rozliczający się wyłącznie za pomocą ZUS DRA
Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają wszystkie podmioty będące płatnikami składek ubezpieczeniowych (art. 2 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Oznacza to, że w dalszym ciągu w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS, w bloku danych identyfikacyjnych dotyczących płatnika składek, powinien być podawany numer NIP. Jednocześnie osoby te, jako ubezpieczeni, powinny podawać wyłącznie PESEL lub numer paszportu.
W celu prawidłowych rozliczeń konieczne jest jednak zachowanie wspólnego identyfikatora dla osoby występującej jednocześnie w roli płatnika i ubezpieczonego. W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA składanej po 31 sierpnia 2011 r. w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek należy więc dodatkowo podawać identyfikator numeryczny (PESEL lub numer paszportu), który został wskazany w zgłoszeniu tej osoby do ubezpieczeń.
PRZYKŁAD
Piotr N. 5 września 2011 r. zgłosił rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej w CEIDG, podając identyfikatory numeryczne – PESEL, NIP, REGON. Zgłaszając siebie do ubezpieczeń, w zgłoszeniu ZUS ZUA w bloku danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń płatnik, zgodnie z nowymi zasadami, podał jedynie numer PESEL. Składając w październiku 2011 r. deklarację rozliczeniową ZUS DRA za wrzesień 2011 r. powinien koniecznie w bloku danych identyfikacyjnych płatnika wskazać identyfikatory numeryczne PESEL, NIP i REGON.
Ujednolicenie danych płatnika
W przypadku gdy w danych identyfikacyjnych płatnika jako identyfikatory zostały podane numery NIP i REGON, a w danych identyfikacyjnych tego płatnika, jako osoby ubezpieczonej – identyfikatory numeryczne NIP i PESEL, należy przed przekazaniem deklaracji rozliczeniowej złożyć w ZUS formularz ZUS ZIPA (zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek).
W formularzu ZUS ZIPA, w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” należy oprócz dotychczasowych danych podać dodatkowo numer PESEL. W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (począwszy od składanej we wrześniu 2011 r. deklaracji rozliczeniowej za sierpień 2011 r.) płatnik powinien wykazać w bloku danych identyfikacyjnych płatnika identyfikatory numeryczne NIP, REGON i PESEL.
PESEL – jedynym identyfikatorem podatkowym
Od 1 września br. identyfikatorem podatkowym, obok NIP, jest numer PESEL, który podatnicy (pracownicy/zleceniobiorcy) mają obowiązek podawać na żądanie m.in. płatników. Płatnicy są natomiast zobowiązani podawać numer PESEL organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych, do których poboru są zobowiązane organy podatkowe lub celne.
Od 1 stycznia 2012 r. zostanie zniesiony numer identyfikacji podatkowej (NIP) nadany osobom fizycznym objętym rejestrem PESEL, nieprowadzącym działalności gospodarczej lub niebędącym zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług. Od tego dnia jedynym identyfikatorem podatkowym tych osób będzie numer PESEL. A zatem wówczas straci ważność NIP pracowników jako osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Natomiast NIP nadany płatnikowi na podstawie dotychczasowych przepisów nadal pozostaje ważny.
Bez obowiązku pośredniczenia w uzyskaniu NIP
Od 1 stycznia 2012 r. płatnicy nie dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego osób nieposiadających NIP. Uchylenie przepisu, który nakładał taki obowiązek (art. 8 ustawy o o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników), jest związane z terminem wprowadzania rozwiązań w zakresie uzyskiwania danych ewidencyjnych z rejestru PESEL. W warunkach uzyskiwania danych z rejestru PESEL i stosowania numeru PESEL do celów podatkowych jako identyfikatora podatkowego, obowiązki płatników w tym zakresie staną się bezprzedmiotowe.
Natomiast na podstawie przepisów obowiązujących do 31 grudnia 2011 r. podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem płatnika, który:
- pobiera zaliczki miesięczne, dokonując zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek lub
- dokonuje rocznego rozliczenia podatku, a nie dokonywał zmniejszenia kwot zaliczek, lub
- pobiera zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenia.
Płatnik nie ma obowiązku zgłoszenia identyfikacyjnego, jeżeli podatnik sam wystąpił o numer NIP. Zatem do czasu wejścia w życie nowych przepisów płatnik będzie miał nadal obowiązek pośredniczyć w zakresie uzyskania NIP dla nowo zatrudnianych pracowników i zleceniobiorców (wykonawców) nieposiadających tego numeru.
Od 1 września br. odstąpiono od wydawania decyzji administracyjnej w sprawie nadania NIP. Decyzję w tym zakresie zastąpiło potwierdzenie nadania NIP wydawane przez naczelnika urzędu skarbowego.
NIP tylko wtedy, gdy taki wymóg wynika z przepisu prawa
W okresie od 1 września do 31 grudnia 2011 r. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i niebędące zarejestrowanymi podatnikami VAT nie muszą wykazywać NIP na składanych przez siebie formularzach. Nie dotyczy to jednak płatników. Zatem składając w tym okresie formularze dotyczące tych osób płatnicy mogą żądać przedstawienia NIP, jeżeli taki wymóg wynika z przepisu prawa.
Wymagana aktualizacja danych
Od 1 stycznia 2012 r. do aktualizacji danych zawartych w zgłoszeniu identyfikacyjnym, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych, zobowiązani są podatnicy VAT lub podatku akcyzowego i podatnicy (z wyłączeniem jak wyżej) oraz płatnicy podatków podlegający obowiązkowi ewidencyjnemu, a także płatnicy składek ubezpieczeniowych, niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy ani jako płatnicy podatków. Ponadto w przypadku zmiany adresu miejsca zamieszkania przez podatnika będącego osobą fizyczną objętą rejestrem PESEL nieprowadzącą działalności gospodarczej lub niebędącą zarejestrowanym podatnikiem VAT, za dokonanie aktualizacji uznaje się podanie przez tego podatnika aktualnego adresu miejsca zamieszkania w składanej deklaracji lub w innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym.
Podstawa prawna:
- ustawa z 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 171, poz. 1016),
- art. 2 ust. 3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 ze zm.),
- art. 31a ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.).