Świadczenia (dopłaty, ulgi itp.) z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) są przydzielane pracownikom na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zwanej dalej ustawą o zfśs) oraz regulaminu wydatkowania środków tego funduszu. W każdej firmie tworzącej zfśs regulamin wydatkowania jego środków powinien być ustalany przez pracodawcę w uzgodnieniu z działającymi związkami zawodowymi lub – w razie ich braku – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Regulamin ten powinien wskazywać m.in. terminy i sposoby wypłat przyznawanych ze środków zfśs.
Prawo do świadczeń z zfśs w razie dwóch umów o pracę z jednym pracodawcą >>
Środki zfśs powinny być wydatkowane według kryterium socjalnego, tj. na podstawie aktualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej poszczególnych pracowników (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Ponadto środki te powinny być przeznaczane jedynie na działalność socjalną, za którą ustawa o zfśs uznaje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku (art. 2 ustawy o zfśs).
Wypoczynek krajowy i zagraniczny
Środki funduszu mogą być przyznawane uprawnionym m.in. na dofinansowanie wypoczynku – jeśli oczywiście regulamin funduszu przewiduje takie świadczenia. W takim przypadku nie ma znaczenia, czy wypoczynek odbywa się na terenie kraju czy poza jego granicami. Do niedawna dofinansowaniem objęty był jedynie wypoczynek krajowy. Takie zasady zakwestionował jednak Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 28 marca 2007 r. Uznał on, że przepisy ustawy o zfśs są niezgodne z konstytucją w takim zakresie, w jakim uniemożliwiają pracownikom skorzystanie z usług świadczonych przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, jeśli są one świadczone poza terenem kraju (K 40/04). W konsekwencji od 4 czerwca 2008 r. ustawa o zfśs dopuszcza również dofinansowanie do wypoczynku zagranicznego.
Wypoczynek zorganizowany lub indywidualny
Środki funduszu mogą być przeznaczone na dofinansowanie wypoczynku zorganizowanego przez zakład pracy lub przez biuro podróży. Dopuszczalne jest również przyznawanie dofinansowania na wypoczynek niezorganizowany, tj. taki, który pracownik realizuje indywidualnie (np. pobyt w gospodarstwie agroturystycznym, objazdowa wycieczka po kraju itp.). W praktyce więc za realizację celu socjalnego można uznać m.in. wycieczki czy wczasy z biura podróży, wypoczynek agroturystyczny, wypoczynek spędzany w uzdrowisku lub sanatorium, wypoczynek niezorganizowany, czyli tzw. „wczasy pod gruszą”, a także wszelkiego rodzaju wycieczki, zielone szkoły, zimowiska czy kolonie dla dzieci.
Faktura, rachunek lub „wczasy pod gruszą”
Sposób i termin wypłaty dofinansowania powinien wyraźnie określać regulamin funduszu. Regulamin powinien również określać dokumenty, na podstawie których będzie ustalane prawo do świadczeń z zfśs oraz ich wysokość. A zatem – w zależności od zapisów regulaminu – dopłaty do wypoczynku mogą być weryfikowane na podstawie przedłożonych przez pracownika faktur lub rachunków i w konsekwencji wypłacane po wykorzystanym wypoczynku.
Pracownicy mogą otrzymywać również świadczenie z zfśs w postaci „wczasów pod gruszą” w wysokości określonej na podstawie regulaminu, bez konieczności przedstawiania jakichkolwiek dokumentów. Jest to wygodne w szczególności dla pracowników organizujących indywidualny wypoczynek. Mimo faktycznego wypoczynku pracownicy ci nie zawsze mogą przedłożyć pracodawcy dokumenty potwierdzające poniesione w związku z wypoczynkiem koszty.
Przykład
Podczas 2-tygodniowego urlopu pracownik wraz z rodziną zorganizował sobie rowerową wycieczkę po kraju, w trakcie której zwiedzał różne miejscowości, a noclegi spędzał przeważnie w namiocie rozstawionym na łąkach lub na polach namiotowych, albo u gospodarzy w prywatnych kwaterach. W trakcie tej wycieczki pracownik poniósł określone koszty (opłaty za noclegi na polach namiotowych, wyżywienie, wstępy do muzeów itp.), jednakże części z nich nie jest w stanie udokumentować.
„Wczasy pod gruszą” z zfśs – choć podobne do świadczeń socjalnych, o których mowa w art. 3 ust. 4–5a ustawy o zfśs – nie mają z nimi nic wspólnego. W przeciwieństwie do świadczeń socjalnych z ustawy o zfśs dofinansowanie do „wczasów pod gruszą” nie powinno być wypłacane całej załodze w równej wysokości, a w kwotach zróżnicowanych z uwzględnieniem kryterium socjalnego. Ponadto pracownicy uprawnieni do otrzymania świadczenia w postaci „wczasów pod gruszą” – w zależności od zapisów regulaminowych – mogą je otrzymać przed wypoczynkiem lub po jego wykorzystaniu. W przypadku „wczasów pod gruszą” nie musi być również spełniony warunek 14-dniowego nieprzerwanego wypoczynku, konieczny przy świadczeniu urlopowym.
Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych >>
Z PIT-em lub bez
Sposób weryfikacji uprawnień do dofinansowania, a także sposób ustalania wysokości dopłat powinien określać regulamin funduszu. Regulamin może więc przewidywać konieczność wypełnienia odpowiednich oświadczeń, przedstawienia zaświadczeń lub nawet przedłożenia PIT-ów wszystkich „domowników”.
W celu prawidłowego ustalenia uprawnień do korzystania ze środków funduszu pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do podania (lub udokumentowania) informacji o:
- dochodach uzyskiwanych przez pracownika oraz osobach pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym (np. współmałżonku lub partnerze, z którym wspólnie prowadzi gospodarstwo domowe, dzieciach – jeśli osiągają dochody itp.),
- liczbie „domowników”.
Sąd Najwyższy oraz Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych uznali taki sposób weryfikacji wymienionych informacji za zgodny z prawem. W wyroku z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/2001) Sąd Najwyższy uznał, że skoro podstawą przyznania świadczeń z zfśs jest kryterium socjalne, to oceniając uprawnienia pracownika ubiegającego się takie świadczenia, należy ustalić jego sytuację życiową (w tym także dochody uzyskiwane przez niego poza zakładem pracy) oraz wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Aprobując takie stanowisko Sądu, GIODO podkreślił, że prawo pracodawcy do żądania od pracownika takich informacji powinno wynikać wyraźnie z treści obowiązującego w firmie regulaminu zfśs. Pełny tekst stanowiska GIODO dostępny jest na stronie internetowej GIODO.
Podstawa prawna:
- art. 2, 3 ust. 4–5a, 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).
Orzecznictwo:
- wyrok TK z 28 marca 2007 r. (K 40/04, DzU nr 69, poz. 467),
- wyrok SN z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/2001, OSNP 2004/6/99).