Zakres prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Jakie dokumenty płacowe należy udostępnić na żądanie pracownika >>
W zakresie dokumentacji płacowej pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:
- kartę ewidencji czasu pracy obejmującą informacje o: pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy; do karty ewidencji czasu pracy dołącza się także wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
- imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.
Jak sporządzić listę płac
Przepisy prawa pracy nie regulują tego, jakie informacje powinna zawierać lista płac. Jednak jej układ wynika z realizacji obowiązków rozliczeniowych wobec ZUS i urzędów skarbowych.
Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy, takie jak:
- nazwę pracodawcy,
- numery stron,
- oznaczenie lub nazwę listy płac,
- miesiąc, którego dotyczy,
- datę sporządzenia,
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę,
- podpis pracownika potwierdzający otrzymanie wynagrodzenia (jeśli wynagrodzenie nie jest przelewane na konto pracownika).
Aby prawidłowo sporządzić listę płac, należy najpierw ustalić wynagrodzenie brutto. Na wynagrodzenie brutto składają się płaca zasadnicza, premie i dodatki, np. dodatek stażowy, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za czas choroby. Kolejnym krokiem jest ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Następnie należy ustalić wysokość przychodu ogółem.
Kolejne etapy to ustalenie:
- wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne,
- kosztów uzyskania przychodu,
- kwoty dochodu pracownika,
- wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne,
- zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
- wynagrodzenia netto do wypłaty.
Na liście płac należy przewidzieć rubryki na różne potrącenia z wynagrodzeń pracownika oraz na kwotę do wypłaty i pokwitowanie. Potrąceń dokonujemy z wynagrodzenia za pracę po uprzednim odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Trzeba pamiętać, aby wynagrodzenia brutto były podzielone na „składkowe” i „nieskładkowe”, ze względu na obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. W grupie wynagrodzeń nieskładkowych należy wyodrębnić wynagrodzenie za czas choroby, ponieważ składnik ten dodaje się do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Lista płac najczęściej sporządzana jest co miesiąc. W praktyce pracodawcy mogą sporządzać listy płac częściej, np. co 2 tygodnie, co tydzień, a także w każdym innym terminie w celu wypłaty dodatkowych składników pensji: premii, nagród, odpraw, odszkodowań, ekwiwalentów, wyrównań itp.
Karta wypłacanego wynagrodzenia
Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.
Wzór imiennej karty wynagrodzenia >>
Może to być jedna uniwersalna karta do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych lub ewentualnie 3 oddzielne karty dla każdego celu osobno.
Imienne karty wynagrodzeń pracownika należą do podstawowej dokumentacji płacowej w każdym zakładzie pracy. Wszystko to, co zawierają listy płac oraz dane z ewidencji czasu pracy i zatrudnienia, powinno być sukcesywnie przenoszone co miesiąc do właściwej karty wynagrodzeń. Pojedyncza karta zawiera dane z jednego roku kalendarzowego w podziale na miesiące z sumowaniem rocznym.
Informacje zbiorcze w tych kartach dotyczące danego roku kalendarzowego służą odpowiednio celom podatkowym, ubezpieczeniowym i emerytalno-rentowym. Mogą być objęte kontrolą skarbową lub kontrolą ZUS.
Paski wynagrodzeń i RMUA
Płatnicy składek przekazują do ZUS imienne raporty miesięczne – składkowe (ZUS RCA, ZUS RZA) i świadczeniowe (ZUS RSA). O danych zawartych w tych raportach muszą informować ubezpieczonych, za których te raporty zostały złożone. Informacje te muszą przekazywać na piśmie w celu umożliwienia ich weryfikacji. Najczęściej płatnicy składek wykorzystują do tego celu formularz ZUS RMUA. Należy pamiętać, że jest on jedynie propozycją wzoru zestawienia danych wykazanych w raportach imiennych, którą ZUS przygotował w celu ułatwienia płatnikom sporządzania informacji dla ubezpieczonych. Płatnicy mogą wydawać ubezpieczonym innego rodzaju zestawienia, pod warunkiem że zawierają one wszystkie dane, jakie trzeba wykazać w ZUS RMUA. Mogą to być np. paski wynagrodzeń.
Pracodawca nie ma obowiązku wydawania pracownikom pasków wynagrodzenia, chyba że obowiązek ten określił w wewnętrznych przepisach firmy.
Warunki przechowywania i archiwizacji dokumentacji płacowej
Przepisy Kodeksu pracy wymagają, aby dokumentacja związana z zatrudnianiem pracownika, w tym dokumentacja płacowa, była przechowywana w warunkach zabezpieczających przed zniszczeniem oraz uszkodzeniem.
Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą >>
Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Okres przechowywania dokumentacji osobowej wynosi obecnie 50 lat od ustania stosunku pracy.
Podstawa prawna:
- art. 94 pkt 9a–10 Kodeksu pracy,
- art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- § 8 pkt 1–2 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).