Najważniejszym aktem prawnym dotyczącym diet za podróże służbowe jest wydane na podstawie art. 775 § 2 k.p. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (zwane dalej rozporządzeniem). Należy jednak wskazać, że co do zasady zbliżone regulacje obowiązują w przypadku rozporządzenia normującego zagraniczne podróże służbowe. Tam jednak wysokość diety zależy od kraju podróży i jest wskazana w załączniku do rozporządzenia.
Pracodawca sektora prywatnego może, ale nie musi, wprowadzić dodatkowe regulacje wewnętrzne w przedmiocie diet za podróż służbową. Zapisy te mogą być zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy po prostu w umowie o pracę.
Co regulują przepisy powszechnie obowiązujące
Rozporządzenie reguluje wysokość oraz sposób naliczania diet za podróż służbową na terenie kraju. Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów za:
- przejazdy,
- noclegi,
- dojazdy środkami komunikacji miejscowej,
- inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (§ 3 rozporządzenia).
Wysokość diety wynosi 23 zł za dobę podróży służbowej (§ 4 rozporządzenia). Dieta naliczana jest od chwili wyjazdu do czasu przyjazdu. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca. Rozporządzenie reguluje w szczegółowy sposób, jak należy naliczać dietę, tzn. po ilu godzinach podróży służbowej trzeba wypłacać całą stawkę dzienną. Za podróż służbową należy uznać cały okres od wyjazdu do powrotu. Termin „podróż” będzie tu zatem szerszy niż jego powszechne znaczenie.
Oskładkowanie diety
Rozporządzenie jest ważne zarówno dla pracodawców ze sfery budżetowej, jak i spoza niej. Kwoty diet przysługujące na podstawie tego rozporządzenia nie stanowią składowej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne czy zdrowotne.
Podróże służbowe – zmiany w wysokości diet >>
Powyższe wynika z tego, że należności z tytułu podróży służbowych do wysokości określonej w rozporządzeniu zostały wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Diety do wysokości wskazanych w rozporządzeniu pozostają zatem nieoskładkowane.
Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie diet wyższych, będzie musiał od kwoty nadwyżki ponad kwotę 23 zł odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne.
Podróż służbowa a oddelegowanie do pracy w innym miejscu
Kodeks pracy umożliwia oddelegowanie pracownika do pracy w innej miejscowości w celu czasowego wykonywania tam obowiązków pracowniczych. Takie oddelegowanie należy odróżnić od podróży służbowej. Podobnie w przypadku czasowego oddelegowania pracownika do pracy poza granicami Polski.
Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego „miejscowość, w której pracodawca udostępnił pracownikowi nieodpłatnie lokal mieszkalny i w której pracownik faktycznie przebywał, choćby bez zamiaru stałego tam pobytu, bez względu na dopełnienie obowiązku meldunkowego, jest miejscowością czasowego pobytu pracownika w rozumieniu § 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju” (wyrok z 11 października 2005 r., I PK 67/05).
Podróż służbowa kierowcy po zmianach >>
Jeżeli zatem pracodawca wypłaci należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi, który został oddelegowany do innej miejscowości w celu czasowego wykonywania tam pracy, kwoty wypłacone tytułem diet należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na jego ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Kwoty te wypłacone jako diety, de facto dietami nie będą, bowiem nie przysługują z tytułu podróży służbowej.
Ocena, czy pracownik znajduje się w podróży, czy też może jest to już oddelegowanie do pracy w innej miejscowości, będzie także istotna z punktu widzenia zaliczania wypłat tytułem diet do podstawy składek na ubezpieczenia społeczne.
Podstawa prawna:
- wyrok SN z 11 października 2005 r. (I PK 67/05, OSNP 2006/17–18/268).