Zdarza się, że pracodawcy – płatnicy składek – mają kłopoty z wypełnieniem formularza Z-3 w przypadku, gdy wypłatę zasiłku chorobowego za zatrudnionego pracownika przejmuje ZUS. Należy pamiętać, że sposób sporządzania informacji zależy od rodzaju składników wynagrodzenia, jakie co miesiąc otrzymuje ten pracownik. Jeżeli składniki są stałe – sprawa jest prosta, w przekazywanym do ZUS dokumencie wpisuje się kwotę z umowy o pracę. W przypadku zmiennych składników wynagrodzenia sprawa jest trudniejsza.
Przykład
Jolanta K. jest w ciąży i od 1 listopada 2009 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. Od 4 grudnia (34. dzień zwolnienia lekarskiego) wypłatę zasiłku chorobowego przejął oddział ZUS. Od 16 do 30 września 2009 r. korzystała z urlopu bezpłatnego. Powstaje pytanie, co płatnik składek powinien zrobić z tym miesiącem w druku Z-3. Przede wszystkim wynagrodzenie za wrzesień 2009 r. podlegało uzupełnieniu, którego powinien dokonać ZUS jako płatnik zasiłku chorobowego, jeśli wynagrodzenie to jest zmienne. We wrześniu zatrudniona przepracowała połowę obowiązującego ją czasu pracy. W przypadku zaś stałego wynagrodzenia sprawa jest prosta: w kolumnie 6 druku Z-3 wpisuje się pełną kwotę pensji z umowy o pracę.
Czy zakład pracy może zakwestionować zwolnienie lekarskie wydane przez lekarza leczącego >>
Wynagrodzenie za czas choroby i zasiłek chorobowy
Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego. W przypadku zaś pracownika, który ukończył 50. rok życia – łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego (art. 92 § 1 pkt 1 k.p.). Po wyczerpaniu tych limitów, tj. począwszy od 34. dnia lub odpowiednio 15. dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego finansowanego ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego.
Formularz ZUS Z-3
Wypłat zasiłku z ubezpieczenia społecznego w danym roku kalendarzowym dokonuje albo pracodawca (płatnik składek), albo ZUS. Zależy to od liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.
I tak, prawo do zasiłków określonych w ustawie z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i ich wysokość ustalają oraz je wypłacają:
- płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych:
– ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,
– ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,
– ubezpieczonym będącym osobami duchownymi,
– osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,
– ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.
Jeżeli zasiłek ma wypłacać ZUS, to płatnik składek przedkłada mu zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku (art. 61 ust. 3 ww. ustawy). Zaświadczeniem tym jest formularz ZUS Z-3. Organ rentowy otrzymuje od pracodawcy chorego pracownika wypełniony druk ZUS Z-3 wraz z zaświadczeniem lekarskim ZUS ZLA. Na podstawie formularza Z-3 ZUS ustala podstawę zasiłku i jego wysokość. W tym formularzu płatnik składek wpisuje tylko te składniki wynagrodzenia, od których pobierana jest składka, a pomija świadczenia zwolnione ze składek (np. nagrody jubileuszowe) i te składniki płacowe, do których zatrudniony zachowuje prawo za czas pobierania zasiłku i je faktycznie otrzymuje (np. dodatek stażowy).
W sytuacji przedstawionej w podanym wyżej przykładzie ZUS ustali podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, biorąc pod uwagę wynagrodzenie wypłacone za okres od listopada 2008 r. do października 2009 r. (12 miesięcy). Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 ww. ustawy).
Uzupełnianie wynagrodzenia
Jeżeli w okresie przyjmowanym do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:
- wyłącza się wynagrodzenie za miesiąc, w którym przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
- przyjmuje się – po odpowiednim uzupełnieniu – wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.
Wzory umów i formularzy >>
Reasumując, płatnik składek z ww. przykładu powinien uzupełnić wynagrodzenie z września 2009 r. Z urlopu bezpłatnego pracownica korzystała bowiem przez połowę swojego czasu pracy. Uzupełnienia wynagrodzenia dokonuje się w dwojaki sposób, w zależności od tego, czy pracownica ma wynagrodzenie stałe czy zmienne.
Przy wynagrodzeniu stałym płatnik w formularzu Z-3 wpisuje pełne stałe wynagrodzenie zasadnicze w wysokości wynikającej z zawartej z pracownikiem umowy o pracę (pkt 10, kol. 6). Na zmienne składniki wynagrodzenia przeznaczone są kolumny 7 i 8 tego druku.
Przy wynagrodzeniu zmiennym płatnik podaje:
- w rubryce 7 tabeli – wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia, które są pomniejszane proporcjonalnie za okres pobierania zasiłku chorobowego i w związku z tym w podstawie wymiaru zasiłku uwzględniane będą po uprzednim uzupełnieniu,
- w rubryce 8 tabeli – składniki wynagrodzenia, które są zmniejszane za okres pobierania zasiłku w inny sposób niż proporcjonalnie i w związku z tym w podstawie wymiaru zasiłku uwzględniane są w kwocie faktycznie wypłaconej bez uzupełniania, np. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.
Uzupełnienia zmiennych elementów płacowych dokonuje ZUS w taki sposób, że wynagrodzenie uzyskane za przepracowane dni robocze podzieli przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte, i pomnoży przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek przepracować w danym miesiącu.
W kolumnach tabeli zamieszczonej w pkt 10 druku Z-3 podaje się kwoty składników wynagrodzenia niepomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne.
Podstawa prawna: