Podrożą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 k.p.).
Prawo do zwrotu kosztów
Zasadniczo warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3–5 k.p.). Jeżeli brak jest takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów dotyczących sfery budżetowej.
Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych >>
WAŻNE!
Należności przysługujące pracownikom sfery budżetowej stanowią ustawowe minimum dla zwrotu poniesionych kosztów podróży służbowej.
Wysokość należności za delegację krajową
Kwestię rekompensaty podróży służbowej na terenie kraju reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, zwane dalej rozporządzeniem o krajowych podróżach służbowych.
Jak rozliczyć delegację służbową? >>
Z tytułu podróży służbowej na terenie kraju pracownikowi przysługuje:
- dieta,
- zwrot kosztów przejazdów,
- zwrot dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- zwrot kosztów noclegów,
- zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. opłata za przejazd autostradą.
Na wniosek pracownika pracodawca zobowiązany jest przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży.
W odniesieniu do diet rozporządzenie o krajowych podróżach służbowych stanowi, że dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.
Dieta za pełną dobę wynosi 23 zł, natomiast gdy:
- delegacja trwa nie dłużej niż dobę:
– od 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety,
– powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą rozpoczętą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
– do 8 godzin przysługuje 1/2 diety,
– ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje:
- gdy podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin,
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
- jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Wysokość należności za delegację zagraniczną
Z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownikowi przysługuje:
- dieta,
- zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów,
- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W odniesieniu do diet rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, zwane dalej rozporządzeniem o zagranicznych podróżach służbowych, stanowi, że dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.
Dietę oblicza się w następujący sposób:
- za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- za niepełną dobę podróży:
– do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
– ponad 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety,
– ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli pracownik otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), dieta ulega zmniejszeniu do 25% diety należnej. Dieta pracownika otrzymującego za granicą częściowe wyżywienie ulega odpowiedniemu zmniejszeniu określonemu w rozporządzeniu o zagranicznych podróżach służbowych.
Podróż służbowa a wynagrodzenie
Należy ponownie podkreślić rekompensacyjny charakter należności z tytułu podróży służbowej, tzn. kwoty wypłacane na podstawie przytoczonych przepisów prawnych mają na celu wyrównanie pracownikowi poniesionych przez niego kosztów związanych z odbytą podróżą służbową na polecenie pracodawcy.
Biorąc to pod uwagę, logiczne wydaje się działanie polskiego ustawodawcy, który:
- w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 2001 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wyłączył spod opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych diety i inne należności z tytułu podróży służbowej z podstawy wymiaru składek do wysokości określonej w rozporządzeniu o krajowych podróżach służbowych i rozporządzeniu o zagranicznych podróżach służbowych,
- w § 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.) wyłączył diety i inne należności z tytułu podróży służbowej z podstawy wymiaru składek do wysokości określonej w rozporządzeniu o krajowych podróżach służbowych i rozporządzeniu o zagranicznych podróżach służbowych.
Powyższe oznacza, że jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi diety i inne należności z tytułu podróży służbowej (zarówno w kraju, jak i za granicą) w kwocie wyższej niż stawki wynikające z rozporządzenia o krajowych podróżach służbowych i rozporządzeniu o zagranicznych podróżach służbowych, to wówczas od nadwyżki powinien naliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne, a także zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Rozliczenie podróży służbowej zarówno krajowej, jak i zagranicznej powinno być dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Podstawa prawna:
- art. 775 § 1, 3–5 Kodeksu pracy,
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).