Podstawowym trybem jest postępowanie na wniosek. Za wniosek uważa się zgłoszone na piśmie lub ustnie do protokołu żądanie przyznania świadczenia, jak również wznowienia postępowania w sprawie już rozstrzygniętej prawomocną decyzją.
Wniosek osoby zainteresowanej powinien zawierać:
- imię i nazwisko,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania,
- wskazanie rodzaju świadczenia, o które się ubiega,
- podpis osoby uprawnionej do zgłoszenia wniosku.
Wniosek o wznowienie postępowania może być zgłoszony wyłącznie na piśmie.
Do wniosku powinny być dołączone – w zależności od rodzaju żądanych świadczeń – odpowiednie dokumenty lub oświadczenia stwierdzające okoliczności uzasadniające przyznanie tego świadczenia.
Zgłoszenie wniosku
Dla wygody osób zainteresowanych ZUS opracował formularz wniosku o emeryturę o symbolu ZUS Rp-1E. Dopuszczalne jest także zgłoszenie wniosku w innej formie niż z wykorzystaniem tego formularza.
Wniosek może być zgłoszony przez osobę zainteresowaną bądź też jej pełnomocnika, przy czym pełnomocnik może działać w imieniu zainteresowanego, jeżeli sprawa nie wymaga osobistego działania zainteresowanego. Pełnomocnikiem zainteresowanego może być każda osoba fizyczna, która nie jest ograniczona w zdolności do czynności prawnych, jeżeli działa na podstawie pełnomocnictwa.
Za pełnomocnika uważa się również:
- członka najbliższej rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym,
- opiekuna społecznego,
- przedstawiciela zakładu pracy, organizacji związkowej lub instancji związkowej,
- przedstawiciela właściwego organu wojskowego,
- przedstawiciela związku inwalidów, emerytów i rencistów, jeżeli działają oni za zgodą zainteresowanego.
Pełnomocnictwo lub wspomniana zgoda powinny być udzielone przez zainteresowanego na piśmie lub dane do protokołu. Nie ma zatem wymogu, aby były one sporządzone w formie notarialnej.
Wniosek o emeryturę lub rentę może być wycofany, jednak nie później niż do dnia uprawomocnienia się decyzji. W razie wycofania wniosku postępowanie w sprawie świadczeń podlega umorzeniu.
Emerytura z urzędu
Ustalanie emerytury z urzędu następuje przede wszystkim w przypadku przyznawania emerytury osobie, która osiąga powszechny wiek emerytalny – pobierającej rentę z tytułu niezdolności do pracy albo uprawnionej do świadczenia przedemerytalnego lub zasiłku przedemerytalnego.
Wnioski w sprawie przyznania świadczeń zgłasza się w organie rentowym bezpośrednio lub za pośrednictwem płatnika składek, jednak ta ostatnia możliwość nie dotyczy wniosków o tzw. emeryturę ze zreformowanego systemu przysługującą w powszechnym wieku emerytalnym oraz tzw. emeryturę mieszaną, ustalaną na podstawie art. 183 ustawy emerytalnej.
Złożenie wniosku o emeryturę w powszechnym wieku emerytalnym przez członka otwartego funduszu emerytalnego oznacza jednocześnie złożenie wniosku o ustalenie okresowej emerytury kapitałowej.
Właściwość organów
Osobom zamieszkałym w Polsce decyzje w sprawach świadczeń wydają i świadczenia te wypłacają organy rentowe właściwe ze względu na miejsce zamieszkania osoby zainteresowanej.
W odniesieniu do osób zamieszkałych za granicą właściwość organu rentowego zależy od tego, czy dany kraj (w którym mieszka zainteresowana osoba) ma podpisaną z Polską umowę międzynarodową w przedmiocie ubezpieczeń społecznych. Tak więc osobom zamieszkałym w państwach, z którymi Polski nie łączy taka umowa, decyzje w sprawach świadczeń wydają i świadczenia te wypłacają organy rentowe właściwe ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania w Polsce osoby zainteresowanej.
Decyzje w sprawie świadczeń wydają i świadczenia te wypłacają wyznaczone przez Prezesa Zakładu jednostki organizacyjne ZUS osobom :
- zamieszkałym za granicą w państwach, z którymi Polskę łączy umowa międzynarodowa w dziedzinie ubezpieczeń społecznych, lub
- posiadającym okresy ubezpieczenia lub zamieszkania w tych państwach.
Można wyróżnić w tym zakresie jednostki właściwe do rozpatrywania wniosków o emeryturę z zastosowaniem unijnych rozporządzeń z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozpatrywania wniosków o emeryturę z zastosowaniem bilateralnych umów w dziedzinie ubezpieczeń społecznych zawartych przez Polskę z innymi krajami.
Zgłoszenie wniosków o świadczenia podlegające koordynacji na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów unijnych może też zwykle być dokonywane przez osoby zamieszkałe w Polsce za pośrednictwem placówki ZUS najbliższej miejsca zamieszkania, która przekaże do rozpatrzenia wniosek do właściwej jednostki ZUS.
Jeśli osoba mieszka za granicą w takim państwie, wniosek może zgłosić za pośrednictwem zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej, która przekaże go do ZUS.
W przypadku zgłoszenia wniosku o emeryturę przez osobę posiadającą także okresy ubezpieczenia albo zamieszkiwania w państwach członkowskich UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), Szwajcarii lub w innych państwach, z którymi Polskę łączy umowa, zgłoszenie wniosku powoduje zwykle automatyczne wszczęcie postępowania także o zagraniczne świadczenia emerytalne.
Podstawa prawna:
- art. 115, 116, 116a, 182 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.),
- załącznik 2 do rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 z 21 marca 1972 r. w sprawie wykonywania rozporządzenia (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego w stosunku do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek oraz do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (DzUrz WE L 74 z 27.03.1972 r., s. 1 i nast. ze zm.).