W okresie trwania stosunku pracy każdego pracownika mogą zaistnieć określone zdarzenia, które będą uprawniały go do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem w tym okresie prawa do wynagrodzenia.
Wprawdzie potocznie do określenia zwolnienia od pracy, jakie otrzymuje pracownik w związku z nadejściem ww. zdarzeń, używa się nazwy urlop okolicznościowy, to w rzeczywistości nie jest to rodzaj urlopu wypoczynkowego, pomimo że pracownik otrzymuje w tym okresie wynagrodzenie jak za urlop wypoczynkowy.
Narodziny dziecka, ślub i pogrzeb
Zdarzenia, które zobowiązują pracodawcę do udzielenia z tego tytułu pracownikom zwolnień od pracy, zostały ściśle określone w przepisach prawa. Wymienia je wydane na podstawie art. 2982 k.p. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
- 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
- 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką (§ 15 ww. rozporządzenia).
WAŻNE!
Jedno i to samo zdarzenie uprawnia tylko do jednego urlopu okolicznościowego.
Ślub uprawnia pracownika do zwolnienia od pracy, jeżeli małżeństwo wywiera skutki cywilnoprawne, tj. zawarto je zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, niezależnie od tego, czy jest to pierwszy ślub pracownika czy też kolejny. Skutki cywilnoprawne wywierają małżeństwa zawarte przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego (tzw. małżeństwo cywilne) i przed duchownym, z którego później akt małżeństwa sporządził kierownik USC (tzw. małżeństwo konkordatowe). Takich skutków nie wywierają małżeństwa wyznaniowe, a więc zawarte wyłącznie przed duchownym.
Przykład
Pracownik, który jest rozwiedziony, ponownie zawarł małżeństwo cywilne. Z tego tytułu przysługują mu 2 dni zwolnienia od pracy, mimo że wcześniej, zawierając pierwsze małżeństwo, również otrzymał w tym samym wymiarze urlop okolicznościowy.
Najpierw wniosek pracownika
Podstawą udzielania urlopów okolicznościowych jest pisemne oświadczenie pracownika skierowane do pracodawcy, w którym - powołując się na jedno ze zdarzeń określonych w § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. - wnosi o udzielenie mu zwolnienia od pracy. Oprócz złożenia pisemnego wniosku pracownik powinien udowodnić fakt zaistnienia danego zdarzenia, z którego powodu udzielono mu zwolnienia od pracy.
Udokumentowanie zdarzeń wymienionych w powołanym wyżej rozporządzeniu następuje za pomocą odpowiedniego dokumentu wydanego przez urząd stanu cywilnego, tj. aktu:
- urodzenia,
- małżeństwa lub
- zgonu.
W praktyce otrzymanie przez pracownika dokumentu potwierdzającego wystąpienie określonego zdarzenia możliwe jest ze względów proceduralnych po pewnym czasie od tego zdarzenia. Z tego też powodu udzielanie pracownikom urlopów okolicznościowych powinno następować na podstawie ich pisemnych wniosków, w których zobowiążą się do załączenia w późniejszym okresie jednego z ww. aktów dokumentujących wystąpienie zdarzenia, z którego tytułu wnoszą o udzielenie im urlopu okolicznościowego. Jeżeli jednak pracownik nie przedstawi dokumentu potwierdzającego wystąpienie zdarzenia, z którego powodu skorzystał wcześniej ze zwolnienia od pracy, to w tej sytuacji pracodawca może uznać, że nadużył on jego zaufania, a jego nieobecność w pracy w tym okresie może potraktować jako nieusprawiedliwioną. Nieusprawiedliwienie zaś nieobecności w pracy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych pomimo uprzedniego zawiadomienia pracodawcy o nieobecności i jej przyczynie (wyrok SN z 14 grudnia 2000 r., I PKN 150/00).
Przykład
Żona pracownika urodziła troje dzieci przy jednym porodzie. Pracownikowi należą się tylko dwa dni zwolnienia od pracy z tego tytułu. W przypadku gdyby w tym okresie temu samemu pracownikowi zmarł ojciec, to z tych dwóch niezależnych od siebie zdarzeń przysługiwałyby mu od pracodawcy łącznie 4 dni urlopu okolicznościowego (2 z tytułu narodzin dziecka i 2 z tytułu śmierci ojca).
Zwolnienie nie dla nieobecnych
Podstawowym celem udzielania pracownikom urlopów okolicznościowych jest umożliwienie im uczestnictwa w ważnych uroczystościach rodzinnych oraz załatwienia formalności, które wiążą się z tymi zdarzeniami. Z tego też powodu zwolnienie z pracy z tego tytułu nie musi następować w dniu występowania tych zdarzeń, lecz także przed tymi zdarzeniami lub bezpośrednio po ich wystąpieniu. W każdym jednak przypadku udzielania pracownikom urlopów okolicznościowych powinna być zachowana rozsądna więź czasowa między zwolnieniem od pracy a zdarzeniem, z którego tytułu udzielono tego zwolnienia. W przeciwnym wypadku udzielanie pracownikom urlopów okolicznościowych byłoby sprzeczne z celem i istotą tego rodzaju zwolnienia od pracy.
Przykład
Pracownik pół roku po śmierci swojego ojca wniósł o udzielenie mu z tego tytułu urlopu okolicznościowego. Pracodawca nie ma obowiązku w takiej sytuacji udzielić mu 2 dni zwolnienia od pracy.
Zwolnienie od pracy pracownika na czas obejmujący jego udział w ważnych uroczystościach rodzinnych czy też uporządkowanie spraw formalnych związanych z tymi uroczystościami nie jest rodzajem urlopu wypoczynkowego. W związku z tym nie stosujemy do tego rodzaju zwolnień od pracy przepisów Kodeksu pracy odnoszących się do urlopów wypoczynkowych. Oznacza to m.in., że za niewykorzystane dni zwolnienia w przypadku rozwiązania czy wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi nie przysługuje ekwiwalent pieniężny. Niewykorzystanego zaś urlopu okolicznościowego z powodu przebywania w tym okresie na zwolnieniu lekarskim czy też korzystania z urlopu wypoczynkowego pracodawca nie będzie zobowiązany udzielić pracownikowi w terminie późniejszym, ponieważ we wskazanych okresach pracownik nie pracuje, a w § 15 ww. rozporządzenia chodzi wyłącznie o zwolnienie od pracy.
Podstawa prawna:
- art. 2982 Kodeksu pracy,
- wyrok Sądu Najwyższego z 14 grudnia 2000 r. (I PKN 150/00, OSNP 2002/15/357).