Pożyczka pracownicza – to jedno z dobrowolnych świadczeń udzielanych przez pracodawcę na rzecz pracowników. Najczęściej ma miejsce w związku z wykonywaniem przez pracodawców funkcji socjalnych w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
O atrakcyjności pożyczki pracowniczej przesądza jej oprocentowanie, które jest z reguły dużo korzystniejsze od bankowego, oraz stosunkowo odformalizowana procedura jej uzyskania, ponieważ pracodawca najlepiej zna możliwości zarobkowe swojego pracownika.
Pożyczka pracownicza jak każda inna definiowana jest przepisami Kodeksu cywilnego. Przez umowę pożyczki dający pożyczkę zobowiązuje się przenieść na własność biorącego określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo tę samą liczbę rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości. Nawet gdy w umowie pożyczki nie określono terminu zwrotu, oprocentowania lub zabezpieczenia, nie czyni to tej umowy nieważną ani też nie kwalifikuje jej do innego rodzaju czynności cywilnoprawnych.
Udzielona pożyczka nie podlega podatkowi VAT. W doktrynie oraz interpretacjach urzędu skarbowego przyjmuje się, że w przypadku umów pożyczki zawartych między pracodawcą a pracownikiem przedmiotem opodatkowania jest nieprofesjonalny obrót rzeczami i prawami majątkowymi.
Taka pożyczka nie musi być także w ogóle oprocentowana. Ustalenie wynagrodzenia w postaci odsetek nie należy do jej obligatoryjnych elementów, co oznacza, że pożyczka może być udzielona nieodpłatnie. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na spłatę pożyczek, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek. Samo zaciągnięcie pożyczki oraz jej późniejsza spłata to zdarzenie podatkowo neutralne, niepowodujące zmian po stronie przychodu oraz po stronie kosztów uzyskania przychodów. Dopiero zapłacenie odsetek od zobowiązań daje możliwość zaliczenia ich do kosztu uzyskania przychodu. Natomiast przychód z tytułu pożyczki po stronie pracownika mógłby powstać tylko w sytuacji, gdyby została ona umorzona przez pracodawcę.
Z drugiej strony, jeżeli niskooprocentowana pożyczka będzie udzielana wyłącznie pracownikom, a świadczenie to nie stanowi usługi wchodzącej w zakres działalności gospodarczej pracodawcy i nie jest świadczone na rzecz innych odbiorców niż pracownicy na preferencyjnych warunkach, to w takim przypadku nie ma podstaw do ustalenia jako przychodu wartości częściowo odpłatnych świadczeń (kwoty oprocentowania):
- ani według cen stosowanych wobec innych odbiorców (pracodawca nie prowadzi działalności polegającej na udzielaniu pożyczek),
- ani według stosowanych cen rynkowych (nie można określić cen rynkowych, skoro każdy pracodawca może samodzielnie ustalić zasady udzielania pożyczek).
Umowa pożyczki opodatkowana jest jedynie podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Podstawę opodatkowania stanowi wartość pożyczki, przy stawce 2%, a zatem umowę pożyczki zawartą z pracownikiem należy opodatkować tym podatkiem.
Niektóre pożyczki mogą być jednak zwolnione z podatku, jeżeli są udzielane z:
- kas lub funduszów zakładowych,
- funduszów związków zawodowych,
- pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych,
- spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych,
- koleżeńskich kas oszczędnościowo-pożyczkowych działających w wojsku,
- zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Spłata pożyczki odbywa się z reguły w drodze udzielonego przez pracownika pisemnego upoważnienia pracodawcy do dokonywania potrąceń z przysługującego mu wynagrodzenia.