Protokół powypadkowy – to dokument, który musi zostać sporządzony w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, w którym dokumentuje się okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy.
Protokół powypadkowy sporządza zespół powypadkowy według wzoru ustalonego w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (DzU nr 227, poz. 2298). Prawidłowo sporządzony protokół powypadkowy stanowi dokument urzędowy – jego treść jest dowodem na to, że miały miejsce opisane w nim fakty oraz że zakwalifikowano je jako wypadek przy pracy.
Jeżeli ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku wskutek uzasadnionych przeszkód lub trudności nastąpiło w terminie dłuższym niż 14 dni, zespół powypadkowy musi podać przyczynę tego opóźnienia w treści protokołu powypadkowego.
Zespół powypadkowy dołącza do protokołu powypadkowego zapis wyjaśnień poszkodowanego i informacji uzyskanych od świadków wypadku, a także inne dokumenty zebrane w czasie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności pisemną opinię lekarza lub innych specjalistów, szkice lub fotografie miejsca wypadku, a także odrębne zdanie złożone przez członka zespołu powypadkowego oraz uwagi i zastrzeżenia poszkodowanego, a przy wypadku śmiertelnym – zastrzeżenia rodziny stanowiące integralną część protokołu.
W związku z ustaleniami zawartymi w protokole powypadkowym każdy członek zespołu jest uprawniony do wniesienia do protokołu powypadkowego zdania odrębnego, które powinien uzasadnić. W razie rozbieżności zdań członków zespołu powypadkowego o treści protokołu decyduje pracodawca.
Zespół powypadkowy jest zobowiązany zapoznać poszkodowanego, a w razie śmiertelnego wypadku uprawnionych członków rodziny, z treścią protokołu powypadkowego przed jego zatwierdzeniem.
Poszkodowany ma prawo do:
- wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów oraz kopii,
- zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym, a członkowie rodziny zmarłego ubezpieczonego – do zapoznania się z treścią protokołu powypadkowego.
Zespół powypadkowy ma także obowiązek pouczyć ich o prawie do zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym, ze szczególnym uwzględnieniem ustaleń mających wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego.
Protokół powypadkowy sporządza się w niezbędnej liczbie egzemplarzy i wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową doręcza niezwłocznie pracodawcy w celu jego zatwierdzenia. Pracodawca ma obowiązek zatwierdzić protokół powypadkowy nie później niż w ciągu 5 dni od dnia jego sporządzenia. W przeciwnym razie zwraca niezatwierdzony protokół w celu wyjaśnienia i uzupełnienia go przez zespół powypadkowy, jeżeli do treści protokołu zostały zgłoszone zastrzeżenia przez poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego wskutek wypadku pracownika albo protokół ten nie odpowiada warunkom określonym w rozporządzeniu.
Zespół powypadkowy po dokonaniu wyjaśnień lub niezbędnych uzupełnień w protokole powypadkowym sporządza nie później niż w ciągu 5 dni nowy protokół powypadkowy, do którego dołącza protokół niezatwierdzony przez pracodawcę.
Zatwierdzony protokół powypadkowy pracodawca niezwłocznie doręcza poszkodowanemu pracownikowi, a w razie wypadku śmiertelnego członkom rodziny uprawnionym do zapoznania się z treścią protokołu powypadkowego.
Stwierdzenie w protokole powypadkowym, że wypadek nie jest wypadkiem przy pracy albo że zachodzą okoliczności, które mogą mieć wpływ na prawo pracownika do świadczeń przysługujących z tytułu wypadku, wymaga szczegółowego uzasadnienia i wskazania dowodów stanowiących podstawę takiego stwierdzenia.
Protokół powypadkowy dotyczący wypadków śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych pracodawca niezwłocznie doręcza właściwemu inspektorowi pracy. Jeżeli – w ocenie inspektora pracy – przekazany protokół zawiera ustalenia naruszające uprawnienia pracownika albo nieprawidłowe wnioski profilaktyczne, właściwy inspektor pracy może zwrócić protokół pracodawcy z wnioskiem o ponowne ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku. Wniosek powinien być uzasadniony. Pracodawca, nie później niż w terminie 5 dni od otrzymania zwróconego protokołu wraz z uzasadnieniem wniosku o ponowne ustalenie przyczyn i okoliczności wypadku, jest zobowiązany przekazać właściwemu inspektorowi pracy nowy protokół powypadkowy, do którego dołącza uprzednio doręczony protokół.
Protokół powypadkowy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową pracodawca przechowuje przez 10 lat.