Indywidualny rozkład czasu pracy – to indywidualnie ustalony dla danego pracownika rozkład czasu pracy. Wprowadzany jest w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Indywidualny rozkład oznacza rozkład czasu pracy odrębny od rozkładu pracy obowiązujący ogół pracowników lub grupę pracowników zatrudnionych w danym zakładzie pracy, dopasowany do osobistych potrzeb pracownika. Przykładowo może wprowadzać odmienne ustalenia dotyczące dni pracy, dni wolnych od pracy, godzin rozpoczynania i kończenia pracy, przerw w pracy.
Prawidłowe ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy wymaga zawsze złożenia pisemnego wniosku przez pracownika. Wniosek nie musi być uzasadniony, ale dobrze byłoby, gdyby pracownik wpisał w nim swoje propozycje co do mającego go objąć zmienionego rozkładu czasu pracy. Pracodawca nie jest jednak wnioskiem związany i nie ma obowiązku ustosunkowania się do prośby pracownika (z wyjątkiem wniosku kobiety karmiącej dziecko piersią; taka pracownica ma prawo do 2 przerw w terminach przez siebie wybranych i pracodawca nie może odmówić udzielenia przerw w zaproponowanym przez nią czasie). Odmowa pracodawcy również nie wymaga uzasadnienia.
Przepisy nie określają, na jaki maksymalny czas może być zmieniony rozkład czasu pracy pracownika. Strony mają pełną swobodę w tym zakresie (może zostać wprowadzony bezterminowo lub na określony czas). Podobna sytuacja ma miejsce w odniesieniu do powrotu do poprzedniego rozkładu – sprawę indywidualnie rozstrzyga się wolą stron – wzajemnym uzgodnieniom pracodawcy z pracownikiem.
Przepisy prawa pracy nie określają zasad wycofania wniosku, zanim doszło do ustalenia indywidualnego systemu czasu pracy. W tym przypadku należy odpowiednio stosować przepisy Kodeksu cywilnego (na mocy art. 300 k.p.). Cofnięcie wniosku, czyli oświadczenia woli pracownika, tym samym jego odwołanie jest skuteczne, gdy doszło do pracodawcy jednocześnie lub wcześniej niż chwila, w której pracodawca zapoznał się z wnioskiem. W sytuacji gdy pracodawca zdążył już zapoznać się z wnioskiem, jego cofnięcie jest możliwe tylko za zgodą pracodawcy (podobne zasady obowiązują w przypadku cofnięcia wypowiedzenia umowy o pracę). Cofnięcie wniosku już po ustaleniu indywidualnego rozkładu czasu pracy powoduje konieczność ponownej zmiany rozkładu czasu pracy danego pracownika. Pracodawca może wycofać zgodę na wniosek pracownika na takich samych zasadach.
Jeżeli indywidualny rozkład czasu pracy ma być ustalony w umowie o pracę, zmiana rozkładu czasu pracy jest możliwa tylko na mocy porozumienia stron albo wypowiedzenia zmieniającego.
Indywidualny rozkład czasu pracy może być stosowany w każdym systemie czasu pracy. Strony mogą w ten sposób dowolnie ukształtować godziny rozpoczynania i kończenia pracy.
Pracodawca nie może narzucić pracownikowi indywidualnego rozkładu czasu pracy. Nie może też ukształtować indywidualnego rozkładu czasu pracy pracownika tak, aby naruszał normy ochronne właściwe dla danego rozkładu czasu pracy oraz gwarancję zachowania minimum nieprzerwanego odpoczynku. Stanowiłoby to wówczas, nawet mimo stosownego w tym zakresie wniosku pracownika, naruszenie przepisów o czasie pracy.
Z reguły z wnioskiem o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy występują:
- pracownica karmiąca piersią, która chciałaby pod koniec dnia pracy łącznie korzystać z przysługujących jej przerw na karmienie (art. 187 § 1 k.p.), tym samym kończyć pracę wcześniej,
- pracownica, która ze względu na konieczność odprowadzania dziecka do przedszkola chciałaby rozpoczynać pracę w godzinach późniejszych (np. od 8.30 zamiast od 7.30 czy 8.00),
- pracownicy uczęszczający na dodatkowe zajęcia, np. z języków obcych, którzy chcieliby rozpoczynać pracę w godzinach późniejszych,
- pracownik zatrudniony na pół etatu, który ze względu na naukę w weekend chciałby pracować od poniedziałku do czwartku.
Wniosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy składa się w części B akt osobowych, co wynika z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. ja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Zmiana rozkładu czasu pracy odbywa się w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.). Sam system czasu pracy co do zasady nie może być zmieniony w drodze złożenia wniosku przez pracownika w tym zakresie. Pracodawca, który chce zmienić system, którym objęty jest pracownik, musi zmienić akt określający ten system (np. regulamin pracy, układ zbiorowy). Na wniosek pracownika możliwa jest jednak zmiana systemu czasu pracy na podstawie art. 143 i 144 k.p., tj. odpowiednie zastosowanie wobec niego na podstawie umowy o pracę systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.) albo systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.).