W związku z wejściem w życie kolejnych przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (DzU z 2009 r. Nr 18, poz. 97) oraz art. 36a ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. (DzU z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) obowiązują następujące zasady składania dokumentów ubezpieczeniowych.
I. Osoby fizyczne rozpoczynające wykonywanie działalności gospodarczej
1. W przypadku osób fizycznych, które chcą rozpocząć wykonywanie działalności gospodarczej jednoosobowo albo w formie spółki cywilnej - wystarczy udać się do organu ewidencyjnego i wypełnić tam wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej EDG - 1. Jego efektem będzie wydanie wpisu do ewidencji, aktualizacja lub nadanie numeru NIP, nadanie numeru REGON, a także zgłoszenie do ZUS przedsiębiorcy jako płatnika składek. Wniosek ten umożliwia także dokonanie zmian, które podlegają wpisowi, w stosunku do wcześniejszego zgłoszenia płatnika. Zakład, na podstawie danych z otrzymanego wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej EDG - 1 sporządza pierwszorazowe dokumenty zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA oraz w oparciu o wypełnioną część EDG-RB dokument ZUS ZBA i część EDG-MW dokument ZUS ZAA, bez potrzeby osobistego ich składania w ZUS. W przypadku otrzymania z organu ewidencyjnego danych z wniosku o zmianę wpisu do ewidencji Zakład sporządza odpowiednio zgłoszenie zmiany płatnika na dokumencie ZUS ZFA lub zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika na dokumencie ZUS ZIPA. Natomiast zmiany lub korekty danych dotyczących rachunku bankowego (rachunków bankowych) płatnik składek dokonuje sam na formularzu ZUS ZBA - z uwagi na fakt iż nie są to dane objęte wpisem do ewidencji działalności gospodarczej. W sytuacji zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej ZUS sporządza z urzędu dokument ZUS ZWPA na podstawie danych z wniosku EDG - 1, składanego jako zawiadomienie o zaprzestaniu działalności gospodarczej oraz kopii decyzji o wykreśleniu przedsiębiorcy z ewidencji.
Niezależnie od wypełnienia wniosku EDG - 1 przedsiębiorca dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego, składając formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA, który może zostać przekazany do ZUS w formie elektronicznej (opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub papierowej (bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub za pośrednictwem poczty). W sytuacji zmiany danych występujących na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA należy dokonać zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń.
2. W przypadku zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej płatnik składek zobowiązany jest zgłosić ten fakt w organie ewidencyjnym, który następnie przekazuje do ZUS kopię wpisu o zawieszeniu. Na tej podstawie Zakład sporządza dokumenty ubezpieczeniowe: wyrejestrowanie płatnika składek (formularz ZUS ZWPA), wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą (formularz ZUS ZWUA) oraz członków rodziny osoby ubezpieczonej - osoby prowadzącej działalność (formularz ZUS ZCNA), jak również wyrejestrowanie z ubezpieczeń osób współpracujących (formularz ZUS ZWUA) i członków rodziny osób współpracujących (formularz ZUS ZCNA).
Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie dokona wyrejestrowania płatnika składek w sytuacji, gdy płatnik nadal zatrudnia osoby w zakresie dopuszczalnym przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, za które ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych (np. zleceniobiorców).
Zakład powiadomi płatnika składek (ewentualnie osoby współpracujące) odrębnym pismem o wszystkich sporządzonych przez ZUS dokumentach ubezpieczeniowych - w związku z zawieszeniem przez niego wykonywania działalności gospodarczej.
W przypadku, gdy do Zakładu wpłynie z organu ewidencyjnego informacja o zawieszeniu wykonywania działalności przez przedsiębiorcę, a ZUS stwierdzi, iż dany płatnik nie wyrejestrował z ubezpieczeń osób będących pracownikami w rozumieniu Kodeksu Pracy, wówczas Zakład powiadomi organ ewidencyjny oraz płatnika składek o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia, czy faktycznie nastąpiło jej zawieszenie.
3. W sytuacji wznowienia wykonywania działalności gospodarczej płatnik składek zobowiązany jest zgłosić ten fakt w organie ewidencyjnym, który następnie przekazuje do ZUS kopię wpisu o wznowieniu. W oparciu o tę informację Zakłada sporządza dokumenty ubezpieczeniowe: zgłoszenie płatnika składek (formularz ZUS ZFA) - tylko w przypadku gdy nastąpiło wyrejestrowanie płatnika w związku z wcześniejszym zawieszeniem działalności oraz zgłoszenie do ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność, odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA - zgodnie z podleganiem ubezpieczeniom, wskazanym w ostatnim zgłoszeniu przed zawieszeniem działalności.
Jeżeli w okresie zawieszenia działalności wystąpiły zmiany skutkujące zmianą zasad podlegania ubezpieczeniom lub kodu tytułu ubezpieczenia, do złożenia dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń zobowiązany jest płatnik składek.
Zakład powiadomi płatnika składek odrębnym pismem o sporządzonych przez ZUS dokumentach zgłoszeniowych - w związku z wznowieniem przez niego wykonywania działalności gospodarczej.
Po wznowieniu wykonywania działalności, płatnik składek zobowiązany jest do złożenia dokumentów zgłoszeniowych za wszystkie wyrejestrowane osoby podlegające ubezpieczeniom (np. za osoby współpracujące) jak i członków rodziny. Po wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej płatnik składek zobowiązany jest do złożenia:
- deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA lub imiennych raportów miesięcznych za siebie lub osoby współpracujące za miesiąc, w trakcie którego nastąpi wznowienie prowadzenia działalności i powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz za kolejny miesiąc, za który zostanie zadeklarowana na ubezpieczenia społeczne kwota w wysokości nie niższej niż najniższa podstawa wymiaru składek
- deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA lub imiennych raportów miesięcznych za siebie lub osoby współpracujące za dany miesiąc, jeżeli od pierwszego dnia tego miesiąca nastąpi wznowienie prowadzenia działalności i powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, a na ubezpieczenia społeczne zostanie zadeklarowana kwota w wysokości nie niższej niż najniższa podstawa wymiaru składek.
Na podstawie złożonych dokumentów rozliczeniowych, w których zostaną prawidłowo rozliczone należne składki od zadeklarowanych na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne kwot za pełny miesiąc, Zakład będzie mógł sporządzać dokumenty rozliczeniowe za kolejne miesiące.
W przypadku gdy płatnik składek korzystał ze zwolnienia z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za siebie lub osoby współpracujące - zobowiązany jest do złożenia tych dokumentów za dany miesiąc, jeżeli obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego ustał w trakcie miesiąca.
II. Podmioty podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego
W przypadku zgłoszenia, zawieszenia lub wznowienia działalności przez spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym, spółka dodatkowo wypełnia odpowiednio dokumenty zgłoszeniowe lub wyrejestrowujące, zmieniające lub korygujące dane spółki jako płatnika składek: ZUS ZPA, ZAA, ZBA, ZIPA, ZWPA, które zostaną bezpośrednio przekazane przez sądy rejestrowe do odpowiedniej jednostki ZUS (zgodnie z adresem siedziby spółki). Natomiast wspólnicy spółek: komandytowej, jawnej, partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o., w związku z obowiązującą od 1 stycznia 2009r . ustawą z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 209, poz. 1318) składają do ZUS odpowiednio zgłoszenie/wyrejestrowanie siebie jako płatnika składek na własne ubezpieczenia na formularzu ZUS ZFA, ZUS ZWPA, ZUS ZIPA z własnymi odrębnymi danymi identyfikacyjnymi: NIP i PESEL. Mogą tego dokonać również za pośrednictwem sądu rejestrowego.
Wspólnicy spółek komandytowych, jawnych i partnerskich oraz jednoosobowych spółek z o.o., tak samo jak osoby fizyczne prowadzące jednoosobowo działalność gospodarczą lub w ramach spółki cywilnej, w celu dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego zobowiązani są przekazać do Zakładu w formie elektronicznej (opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub papierowej (bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub za pomocą poczty) formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA.