Wniosek taki powinien być sformułowany na piśmie. Pracownik nie musi jednakże podawać przyczyn uzasadniających jego wniosek ani informować, na jaki cel ma zamiar przeznaczyć urlop bezpłatny. Wniosek pracownika musi natomiast określać termin planowanego urlopu.
Stanowiący podstawę udzielania urlopu bezpłatnego art. 174 kodeksu pracy został skonstruowany w ten sposób, że udzielenie tego urlopu może nastąpić wyłącznie z inicjatywy i zgodnie z wnioskiem pracownika. Oznacza to, że pracodawca nie może bez wniosku pracownika sam skierować go na urlop bezpłatny (uzasadniając to np. trudnościami finansowymi zakładu) albo też udzielić mu urlopu w wymiarze większym niż wnioskowany przez pracownika.
Zobacz: Rozporządzenie w sprawie udzielania urlopu wypoczynkowego (art. 173)
Udzielenie urlopu z inicjatywy pracodawcy i bez pisemnego wniosku jest bezskuteczne.
Maksymalny wymiar urlopu bezpłatnego nie został określony w kodeksie pracy, zatem pracownik może wnioskować o udzielenie mu urlopu w dowolnym czasie i wymiarze.
Ponieważ jednak udzielenie urlopu bezpłatnego zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy i pracownik nie przysługuje roszczenie o taki urlop, pracodawca może (ale nie musi) udzielić tego urlopu, jeśli zaś chodzi o wymiar urlopu - może udzielić urlopu w wymiarze krótszym niż określony we wniosku pracownika. Decyzja pracodawcy w sprawie odmowy udzielenia urlopu bezpłatnego nie wymaga żadnego uzasadnienia, pracownik nie może się od niej również w żaden sposób odwołać.
Zobacz serwis: Ubezpieczenia społeczne
W czasie urlopu bezpłatnego trwa nadal stosunek pracy, zaś pracownik korzysta ze szczególnej ochrony - pracodawca nie może dokonać wypowiedzenia umowy o pracę ani też wypowiedzenia zmieniającego (wypowiedzenia warunków pracy i płacy). Pracownik nie świadczy pracy ani też nie otrzymuje wynagrodzenia (żadnych jego składników). Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze ani też do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia.