Pracownik ma prawo do zwolnienia od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy (art. 25 ust. 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych – DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854). Natomiast z przepisów § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281) wynika jednak, że pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
W tym miejscu nasuwają się dwa wnioski. Pierwszy to taki, że na samym pracowniku pełniącym funkcję związkową spoczywa obowiązek poinformowania pracodawcy o tym, że nie będzie go w pracy. Warunek ten może jednak spełnić tylko wtedy, gdy przed wykonaniem czynności doraźnej był w stanie przewidzieć, że będzie musiał ją wykonać.
Drugi wniosek jest taki, że z żądaniem do pracodawcy o zwolnienie działacza na wykonanie czynności doraźnej może wystąpić m.in.:
- organizacja zakładowa lub międzyzakładowa, której pracownik jest członkiem,
- struktura ponadzakładowa tej organizacji, jak również
- członek zarządu zakładowej organizacji związkowej.
Jeżeli pracodawca nie otrzyma w tej sprawie wniosku od wskazanych podmiotów lub innych uprawnionych, to ostatecznie na samym pracowniku spoczywa obowiązek usprawiedliwienia przyszłej nieobecności w pracy. W tym wypadku usprawiedliwienie polegałoby na złożeniu wniosku samodzielnie.
Warto pamiętać przy analizie czynności doraźnych o wyroku Sądu Najwyższego z 6 czerwca 2001 r. (I PKN 460/00, Prok. i Pr. 2002/12/48), w którym Sąd Najwyższy stwierdził, że indywidualne zwolnienie od obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w celu załatwienia doraźnych spraw związanych z pełnioną funkcją związkową nie zależy od uznania pracodawcy, ale od istnienia obiektywnych przesłanek określonych w przepisie.