Ryczałt za używanie prywatnego samochodu a nieobecność w pracy

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych, zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Ryczałt nie jest uzależniony od faktycznie przejechanych kilometrów, ale od stawki za 1 km przebiegu pojazdu i limitu kilometrów.

Maksymalne wartości stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu są uzależnione od pojemności skokowej silnika i wynoszą:

• dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł,
• dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, przy czym zależy on od liczby mieszkańców miejscowości lub gminy, w której pracownik jest zatrudniony.

Co do zasady nie może on przekroczyć:

• 300 km – w mieście do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – w mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – w mieście zamieszkałym przez ponad 500 tys. mieszkańców.

Wyżej określone limity kilometrów mogą zostać podwyższone dla pojazdów używanych do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbach ratowniczych i innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

U pracodawcy wypłacającego miesięczny ryczałt pieniężny podstawę do zwrotu wydatków stanowi pisemne oświadczenie pracownika o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w danym miesiącu, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kiedy i jak pomniejszać

Za dni niewykonywania pracy, niezależnie od przyczyny nieobecności, ryczałt nie przysługuje. Dlatego kwotę miesięcznego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności w pracy. Dotyczy to m.in. nieobecności spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby, urlopem wypoczynkowym, bezpłatnym czy okolicznościowym, a także podróżą służbową trwającą co najmniej 8 godzin (patrz tabela).

Tabela

Wysokości ryczałtów oraz kwoty zmniejszenia za każdy dzień

Zasadę pomniejszania ryczałtu o 1/22 za każdy dzień należy stosować również w sytuacji, gdy w miesiącu, za który ustalamy należność dla pracownika, do przepracowania była inna liczba dni niż 22.

Przykład

Pracodawca w zawartej z pracownikiem umowie o używanie prywatnego samochodu osobowego pracownika do celów służbowych ustalił limit na poziomie 300 kilometrów. Pojemność skokowa silnika tego pojazdu jest mniejsza niż 900 cm³. Ile wyniesie ryczałt samochodowy, jeśli pracownik w okresie od 8 do 16 listopada 2012 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim?

Krok 1. Ustalenie pełnej kwoty ryczałtu:

• miesięczny ryczałt samochodowy stanowi iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i przyznanego miesięcznego limitu kilometrów:

300 km x 0,5214 zł/km = 156,42 zł.

Krok 2. Pomniejszenie ryczałtu za czas nieobecności w pracy:

• kwota pomniejszenia ryczałtu za 1 dzień stanowi 1/22 pełnej kwoty:

156,42 zł : 22 dni = 7,11 zł/dzień,

• kwota pomniejszenia ryczałtu za czas nieobecności pracownika (a nie dni zwolnienia lekarskiego):

7,11 zł/dzień x 7 dni = 49,77 zł,

• przysługujący ryczałt:

156,42 zł – 49,77 zł =106,65 zł.

Dla niepełnoetatowca

W przypadku pracownika niepełnoetatowego ryczałt może być ustalony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 292 § 1 k.p.). Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby kwota ryczałtu była ustalona w takiej wysokości, jak dla pracownika pełnoetatowego.

W praktyce wątpliwości budzi rozliczanie ryczałtu przyznanego pracownikom zatrudnionym na część etatu, którzy wykonują pracę przez mniejszą liczbę dni roboczych, niż to wynika z normatywnego czasu pracy. Nie można tych dni traktować ani jak dni nieobecności w pracy, ani jak dni roboczych, w których pracownik nie używał pojazdu do celów służbowych. Kwestię tę może rozstrzygać umowa, w której pracodawca określi, że ryczałt obniża się na zasadach określonych w rozporządzeniu, z zastrzeżeniem, że dni nieświadczenia pracy ze względu na wymiar etatu albo rozkład czasu pracy są uznawane za dni robocze, w których pracownik nie korzysta z pojazdu do celów służbowych. Jeżeli umowa tego nie reguluje, to ryczałtu nie obniża się za dni, które są dla pracownika wolne z tytułu rozkładu czasu pracy.

Przykład

Jak zmniejszyć ryczałt samochodowy za listopad 2012 r., jeśli pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu, wykonuje pracę 3 dni w tygodniu, a przez 5 dni korzystał z urlopu wypoczynkowego?

Jeśli umowa nie reguluje zasad pomniejszania ryczałtu, to należy go zmniejszyć jedynie o okres urlopu wypoczynkowego, czyli o 5/22.

Podstawa prawna:

• § 1, 2, 3, 4 rozporządzenia MI z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271).