W pierwszej kolejności należy sprawdzić, jak długo za pracownika były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne od początku jego kariery zawodowej (trzeba wziąć pod uwagę także staż w Pana zakładzie). Jeżeli okaże się, że jest to okres dłuższy niż rok, pracodawca nie może w ogóle skorzystać z ulgi. Jeżeli okaże się, że okres ten jest krótszy, można pracownikowi płacić mniej, ale tylko przez tyle miesięcy, ile brakuje do tego 12-miesięcznego okresu.
Zasadą jest, że pracownik świadczący pracę w pełnym wymiarze nie może zarabiać mniej niż wynosi tzw. pensja minimalna.
W 2009 r. jest to 1276 zł. Wyjątkiem od tej zasady jest pierwszy rok pracy danego pracownika. Wtedy pracodawca może skorzystać z 20% ulgi i zapłacić pracownikowi minimum 80% płacy minimalnej, czyli w 2009 r. - 1020,80 zł (art. 6 ust. 1-3 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - DzU nr 200, poz. 1679 ze zm.).
Do pierwszego roku pracy zaliczane są wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenia społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, ale z wyłączeniem okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.
W związku z tym, obliczając pierwszy rok pracy, należy wziąć pod uwagę, że osoby pobierające:
- zasiłek dla bezrobotnych,
- świadczenie integracyjne lub
- stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy,
podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym (art. 6 ust. 1 pkt 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.). Oznacza to, że urząd pracy jako płatnik ma obowiązek odprowadzać składki za te osoby. Dlatego okres odbywania stażu, za który dana osoba pobierała stypendium, trzeba wliczyć do pierwszego roku pracy, a w konsekwencji pensję w wysokości 80% minimalnego wynagrodzenia pracodawca będzie mógł płacić krócej niż przez rok. Jeżeli natomiast składki te były odprowadzane dłużej niż przez rok, z ulgi w wynagrodzeniu nie będzie można wcale skorzystać.