Kosztami w spółce z o.o. są przede wszystkim wynagrodzenia dla pracowników i zarządu, a także wydatki na podróże służbowe pracowników, jak również na reklamę i reprezentację.
Wydatki na wynagrodzenia
Do kosztów podatkowych spółka z o.o. może zaliczyć wynagrodzenie zarówno pracowników, jak i członków zarządu, a także wynagrodzenia dla członków rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących z tytułu pełnionych przez nich funkcji. Jest to możliwe zarówno w przypadku wynagrodzeń wypłacanych na podstawie umowy o pracę, jak i na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego itp.). Wynagrodzenia ze stosunku pracy (stosunku cywilnoprawnego) to wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, jak równiez wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalentów.
Moment zaliczenia wynagrodzeń do kosztów
Należności wypłacane ze stosunku pracy oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez spółkę z o.o. jako zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne. Warunkiem jest jednak, żeby zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeżeli termin ten zostanie przekroczony, wydatki na wynagrodzenia spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych w chwili, gdy świadczenia te zostaną rzeczywiście wypłacone, wykonane lub postawione do dyspozycji.
PRZYKŁAD
Zgodnie z regulaminem wynagradzania, spółka z o.o. wypłaca pracownikom wynagrodzenia 7. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenia za listopad 2012 r. spółka wypłaciła 7 grudnia 2012 r., a zatem może wliczyć je w koszty za miesiąc, za który są należne, czyli za listopad. Gdyby wynagrodzenia zostały wypłacone z opóźnieniem, np. 10 grudnia, wówczas stanowiłyby koszt miesiąca w którym dokonano zapłaty, tj. grudnia.
Składki na Fundusz Pracy i FGŚP
Kosztem spółki z o.o. będą również składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez spółkę, składki na Fundusz Pracy oraz FGŚP. Istotny jest moment zaliczenia ich do kosztów. Składki te stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem jednak, że zostaną opłacone:
1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z przepisów,
2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.
W przypadku gdy terminy zapłaty składek nie zostaną dotrzymane, można wliczyć je w koszty dopiero wtedy, gdy zostaną uiszczone.
Wydatki na podróże służbowe
Jednym z częstych wydatków, które ponosi spółka, są koszty podróży służbowych pracowników oraz członków zarządu. Wydatki na podróże służbowe zaliczane są do wydatków pośrednich, które spółka może wliczyć w koszty uzyskania przychodów, gdy dokona zwrotu poniesionych kosztów podróży albo postawi je do dyspozycji pracownika. Wydatki te nie są ograniczone limitem. Aby jednak taki wydatek mógł być kosztem podatkowym, musi mieć związek z przychodem i być prawidłowo udokumentowany.
Diety i inne należności za czas podróży służbowej
Podstawą zwrotu kosztów pracownikom odbywającym podróże służbowe jest art. 775 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą. Zdarza się, że delegowani pracownicy po realizacji zadań służbowych, za zgodą pracodawcy, przedłużają pobyt w celach prywatnych. W takich przypadkach zasadne jest pokrycie wszystkich kosztów pobytu delegowanego pracownika przez spółkę do czasu wykonania zadania (wraz z podróżą powrotną), a dalsze koszty pobytu delegowany pokrywa we własnym zakresie. A zatem koszt pobytu prywatnego, w tym ewentualnego ubezpieczenia lub leczenia, ponosi w całości pracownik. Może pojawić się wątpliwość, czy kosztem podatkowym spółki z o.o. będą również poniesione koszty powrotu (np. koszt biletu).
Z przepisów o podróżach służbowych wynika, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zwrot kosztów związanych z powrotem (nie ma znaczenia, czy pracownik przedłużył czas podróży służbowej). Warto zauważyć, że przepisy podatkowe nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym.
Gdyby pracownik nie przedłużył pobytu, również poniósłby wydatek na podróż powrotną. W związku z tym spółka może zaliczyć wydatek na taką podróż do kosztów uzyskania przychodów również w przypadku, gdy po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy, pracownicy przedłużają pobyt.
Dokumenty niezbędne do rozliczenia podróży służbowej
Podstawowym dokumentem niezbędnym do rozliczenia kosztów podróży służbowej jest tzw. polecenie wyjazdu wystawione przez pracodawcę, zawierające m.in. takie dane, jak:
- środek transportu, którego będzie używał pracownik,
- miejsce rozpoczęcia podróży służbowej,
- data wyjazdu i przyjazdu,
- liczba przejechanych kilometrów (w przypadku podróży odbywanej samochodem).
Aby udokumentować koszty podróży, pracownik powinien dołączyć dowody, które potwierdzają rzeczywiście poniesione wydatki, np. faktury za hotel, bilety dokumentujące przejazd danym środkiem transportu. Jeżeli delegowany nie uzyska dokumentu potwierdzającego poniesienie określonego kosztu, wówczas składa pisemne oświadczenie, w którym wskazuje rodzaj poniesionego wydatku oraz przyczyny jego nieudokumentowania.
W przypadku gdy pracownik poniósł wydatki na wyżywienie w ramach otrzymanej diety lub objęte ryczałtami, nie ma obowiązku ich dokumentowania.
Wyjazd służbowy prezesa
W przypadku prezesa spółki z o.o. zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, zasady rozliczania wydatków na podróże służbowe będą takie same jak dla innych pracowników. Jeżeli członek zarządu nie jest zatrudniony na umowę o pracę, istotne jest, aby z zawartej z nim umowy (bądź umowy spółki, uchwały wspólników) wynikało, że spółka jest zobowiązana do określonych świadczeń na jego rzecz, np. z tytułu podróży służbowych.
Jest to szczególnie istotne, gdy członek zarządu jest jednocześnie udziałowcem spółki z o.o. Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop) wynika, że nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców niebędących pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy (art. 16 ust. 1 pkt 38 updop).
Gdy prezes będący udziałowcem spółki z o.o. wyjeżdża w podróż służbową, a z zawartej z nim umowy wynika, że przysługuje mu zwrot poniesionych z tego tytułu wydatków i wydatki te są związane z działalnością spółki, na pewno nie mają one charakteru jednostronnego świadczenia na rzecz udziałowca, a zatem można je zaliczyć do kosztów podatkowych.
Konsekwencje nieprawidłowego wliczania wydatków w koszty
W przypadku błędnego zakwalifikowania poniesionych przez spółkę z o.o. wydatków i niesłusznego zaliczenia ich do kosztów podatkowych, spółka powinna złożyć korektę zeznania podatkowego za rok, którego dotyczy błędne rozliczenie, i wykazać prawidłowe koszty podatkowe. Jeżeli spowoduje to podwyższenie dochodu, spółka zobowiązana jest zapłacić od tego dochodu podatek wraz z odsetkami.
Podstawa prawna:
- art 15 ust. 1, ust. 4–4h, art. 16 ust. 1 pkt 38, pkt 51, pkt 57, pkt 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.)
- art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)