Jak zmiana etatu w trakcie miesiąca wpływa na sposób obliczania wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop

Składniki pensji określone w stałej miesięcznej stawce powinni Państwo przyjąć do podstawy wymiaru ekwiwalentu i wynagrodzenia urlopowego w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu bądź nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na zmiany wymiaru czasu pracy w okresie zatrudnienia). Natomiast składniki zmienne należy ustalić od wysokości nowej stałej stawki obowiązującej w miesiącu korzystania z urlopu lub nabycia prawa do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Wyznaczając tzw. współczynnik ekwiwalentowy należy wziąć pod uwagę wymiar etatu, w jakim pracownik był zatrudniony w dniu, w którym nabył prawo do ekwiwalentu.

W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu i wynagrodzenia urlopowego lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru ww. świadczeń, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu lub w miesiącu jego wykorzystywania bądź przed nabyciem prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa, podstawę wymiaru należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego). Oznacza to, że zarówno podwyżka, jak i obniżenie wynagrodzenia, a także zlikwidowanie danego składnika bądź wprowadzenie nowego w okresie, o którym mowa wyżej, musi skutkować przeliczeniem podstawy wymiaru wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego. Powoduje to, że wzrost pensji przekłada się na wyższe wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent urlopowy. Natomiast gdy pensja ulega zmniejszeniu, wymienione świadczenia będą niższe. Opisaną zasadę stosujemy m.in. w sytuacji, kiedy w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru ekwiwalentu bądź wynagrodzenia urlopowego, dochodzi do zmiany wymiaru etatu powodującej podwyższenie lub obniżenie wysokości składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Przepisy nie nakazują przeliczania godzin pracy do nowego etatu. Mimo to pracodawca może wybrać wariant korzystniejszy dla pracownika i dokonać przeliczenia godzin w stosunku do nowego wymiaru czasu pracy.

WAŻNE!

Niezależnie od zmian w wymiarze etatu w okresie, z którego jest ustalana podstawa wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop, stałe składniki wynagrodzenia należy wliczyć do podstawy ww. świadczeń w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu lub nabycia prawa do ekwiwalentu.

PRZYKŁAD

Piotr W. był zatrudniony w okresie od 1 stycznia do 10 października 2012 r. w pełnym wymiarze czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy, z wynagrodzeniem stałym w wysokości 3000 zł. Pracownik ma również prawo do premii miesięcznej w zmiennej wysokości od 5% do 15% wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany. Za sierpień otrzymał 10% premii, a za wrzesień 5% premii. Od 11 października 2012 r. pracownikowi obniżono wymiar czasu pracy do 1/2 etatu i wynagrodzenie do kwoty 2000 zł. Od tego dnia pracownik świadczy pracę codziennie po 4 godziny. Za październik pracownik otrzymał również premię miesięczną w wysokości 10% oraz dodatek za pracę w porze nocnej w wysokości 16,30 zł. Praca w porze nocnej zdarza się tylko w razie konieczności zastępowania osób na urlopach wypoczynkowych. Od 12 do 16 listopada 2012 r. Piotr W. korzystał z 20 godzin urlopu wypoczynkowego (5 dni × 4 godz.), natomiast z ostatnim dniem listopada rozwiązał umowę o pracę i nabył prawo do ekwiwalentu za urlop za 12 godzin urlopu. Piotr W. od 1 sierpnia 2012 r. wykonywał w każdym miesiącu pracę przez pełny obowiązujący go nominalny czas pracy. Należne mu wynagrodzenie za urlop i ekwiwalent urlopowy powinny zostać ustalone następująco:

Krok 1. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe za listopad ze stałych składników:

• 2000 zł : 84 godz. = 23,81 zł/godz.,
• 23,81 zł x 20 godz. = 476,20 zł.

Krok 2. Ustalamy podstawę wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników:

• łączna kwota premii z okresu od sierpnia do października 2012 r. wyliczona od zmienionej płacy zasadniczej: (2000 zł x 10%) x 2 m-ce + (2000 zł x 5%) = 500 zł,
• dodatek za godziny nocne: 16,30 zł,
• łącznie: 500 + 16,30 zł = 516,30 zł.

Krok 3. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe za listopad ze zmiennych składników:

• 516,30 zł : 460 godz. (176 godz. za sierpień + 160 godz. za wrzesień + 124 godz. za październik – od 11 października 2012 r. Piotr W. pracuje po 4 godziny dziennie) = 1,12 zł,
• 1,12 zł x 20 godz. urlopu = 22,40 zł.

Krok 4. Ustalamy podstawę ekwiwalentu:

• ze stałych składników wynagrodzenia za listopad: 2000 zł,
• ze zmiennych składników z okresu 3 m-cy: 516,30 zł : 3 m-ce = 172,10 zł.

Krok 5. Obliczamy kwotę ekwiwalentu:

• podstawa ustalona ze stałych i zmiennych składników wynagrodzenia: 2172,10 zł,
• współczynnik ekwiwalentowy dla osób zatrudnionych na 1/2 etatu: 21 x 1/2 etatu = 10,5,

2172,10 zł : 10,5 = 206,87 zł,

206,87 zł : 8 godz. = 25,86 zł,

25,86 zł x 12 godzin niewykorzystanego urlopu = 310,32 zł.

Ponieważ za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował, licząc podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć:

• stałe składniki pensji (np. miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, stała miesięczna premia, dodatek funkcyjny) – w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu oraz
• zmienne składniki przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc (np. wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne) – w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadku znacznych wahań ich wysokości – z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu.

Aby ze składników zmiennych obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, należy:

• podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik świadczył pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa,
• pomnożyć obliczoną w powyższy sposób stawkę godzinową przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w podstawie wymiaru należy uwzględniać:

• stałe składniki wynagrodzenia przysługujące w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
• zmienne składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu,
• zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, z którego przyjmuje się miesięczne składniki zmienne albo składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez niego w tym okresie należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Po ustaleniu podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego należy:

• skalkulować stawkę dzienną, dzieląc podstawę wymiaru przez tzw. współczynnik ekwiwalentowy, który ustalamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika obowiązującego w dniu nabycia prawa do ekwiwalentu (w 2012 r. dla zatrudnionego na pełny etat wynosił 21),
• podzielić otrzymaną stawkę przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika,
• pomnożyć obliczoną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Podstawa prawna:

• art. 171–172 Kodeksu pracy,
• § 6–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.).